Расписка материально ответственного лица перед инвентаризацией

Расписка материально ответственного лица перед инвентаризацией – это официальная бумага, согласно которой ответственное за имущество лицо подтверждает, что все поступившие товары были оприходованы, выбывшие – списаны, а учётная документация передана в бухгалтерию. В рамках настоящего текста мы расскажем, как проводится инвентаризация, какова роль расписки, обязательно ли её составлять.

Инвентаризация

Инвентаризация представляет собой процедуру, в рамках которой комиссия, сформированная директором, проводит сверку ТМЦ на складе с учётной документацией. Так, в случае выявления расхождений будет подниматься вопрос о том, откуда образовалась недостача. Одно дело, если проблема носит лишь бумажный характер, а другое, если материальные ценности в действительности отсутствуют. Здесь речь уже пойдёт о возбуждении служебной проверки с целью установления, куда пропало имущество, имеющееся на балансе согласно документам.

Инвентаризация производится на основании распоряжения руководителя организации, согласно которому создаётся инвентаризационная комиссия. Материально ответственное лицо не входит в состав комиссии, однако участвует в мероприятии.

Материальная ответственность

Сотрудники организаций несут материальную ответственность перед предприятием, однако все в разной форме. Так, например, если подписать с работником соглашение о полной материальной ответственности, в случае утраты ТМЦ он будет обязан компенсировать его полную стоимость. Здесь крайне важно доказать причинно-следственную связь между действиями/бездействием лица и убытками, которые несёт компания.

Подписать соглашение о полной материальной ответственности можно только с совершеннолетним лицом, чья профессия попадает в соответствующий перечень. Сюда относят различного рода кассиров, контролёров, кондукторов, кладовщиков и иных работников, непосредственно взаимодействующих с имуществом организации.

Форма расписки

До недавнего времени все организации были вынуждены пользоваться общеобязательными унифицированными бланками для составления внутренних учётных документов. Среди прочего, законодатель предусмотрел и акт об инвентаризации. О том, как правильно его заполнить, мы рассказали в другом нашем тексте, опубликованном на сайте. Стандартный шаблон состоял из нескольких страниц, содержал в себе пункт о расписке ответственного лица перед инвентаризацией. Бланк не включал ответственного в состав комиссии, однако выделял место под его расписку, автограф.

Теперь, когда обязательные бланки отменили, юридические лица вправе формировать учётную документацию в свободной форме. Этой задачей занимаются, как правило, сотрудники отдела кадров. В случае с инвентаризацией вопрос может быть доверен заведующему по АХЧ. В собственноручно составленном бланке может не найтись местах для расписки ответственного лица, а проводить инвентаризацию без данного документа попросту нельзя. В таком случае имеется возможность оформить расписку в качестве отдельного документа, приобщив её к инвентаризационному акту в качестве приложения. Как бы то не было, до того момента, когда весь инвентаризационный пакет документов дойдёт до руководителя, он должен был полностью укомплектован. Результаты всего мероприятия могут быть поставлены под сомнения, если не взять с ответственного сотрудника расписку.

Судебный спор

Инвентаризация нередко становится отправной точкой для возбуждения судебного дела. Причем порой речь заходит и об уголовной ответственности. Если выяснится, что лицо, давшее расписку перед инвентаризацией, присвоило или растратило имущество организации, подаётся сигнал в органы внутренних дел. Отдел полиции возбудит уголовное дело, проведёт собственное расследование, установит факты и передаст дело в суд.

Уголовная ответственность для материально ответственного лица может означать различные виды наказания, самым строгих из которых будет реальное лишение свободы в исправительной колонии.

Инструкция по составлению расписки

Расписка материально ответственного лица перед инвентаризацией пишется от лица сотрудника, несущего ответственность. Так, работник указывает свои ФИО, должность им замещаемую согласно штатному расписанию. Затем он утверждает, что в преддверии предстоящей инвентаризации оприходовал все поступившие товарно-материальные ценности, списал выбывшие, сдал учётную документацию в бухгалтерию под подпись главного бухгалтера. В принципе, на этом моменте расписку можно считать полностью составленной.

Напоминаем, что расписка составляется в одном единственном экземпляре, приобщается к инвентаризационному акту, хранится вместе с ним как бумага из внутреннего документооборота предприятия. В случае, если потребуется привлечь материально ответственного сотрудника к ответственности, расписка сыграет свою роль.

В завершение работы с документом работник ставит дату его составления (не позднее даты проведения инвентаризации), оставляет на бумаге свой автограф с расшифровкой (фамилия и инициалы). В принципе, ни один нормативный правовой акт не обязывает составлять расписку именно в рукописном виде, однако печатными средствами пользоваться мы бы не рекомендовали. Как ни крути, а собственноручно составленный документ внушает больше доверия, ведь точно понятно, чьей руке принадлежит текст, какие эмоции испытывало лицо при его составлении.

Примерный образец