Приказ о создании рабочей группы по учету в системе обязательного пенсионного страхования (ОПС) — это распоряжение руководителя организации, направленное на формирование временной коллегиальной структуры из ключевых специалистов.
Данный приказ юридически оформляет решение о необходимости централизованного контроля и координации всех процессов, связанных с ОПС. Он определяет состав участников, назначает ответственного руководителя группы, устанавливает конкретные задачи, сроки выполнения работы и порядок взаимодействия между задействованными подразделениями (прежде всего, бухгалтерией, отделом кадров, расчетчиками зарплаты, ИТ-специалистами). Приказ наделяет группу полномочиями для анализа текущей ситуации, выявления проблем, разработки и внедрения корректирующих мер.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс
Скачать в КонсультантПлюсБесплатный доступ к документуОбразец приказа о создании рабочей группы по учету в системе обязательного пенсионного страхования
Бланк приказа о создании рабочей группы по учету в системе обязательного пенсионного страхования
Назначение и острая необходимость
Создание такой рабочей группы критически важно из-за высокой сложности и ответственности учета в системе ОПС. Необходимость диктуется: законодательными требованиями (ФЗ "Об обязательном пенсионном страховании в РФ" № 167-ФЗ, ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования" № 27-ФЗ); высокими финансовыми рисками (штрафы за несвоевременную регистрацию, ошибки в СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, СЗВ-М, неверный расчет взносов – ст. 17 ФЗ № 27-ФЗ, ст. 26.30 ФЗ № 167-ФЗ); постоянными изменениями в законодательстве и формах отчетности; необходимостью четкой координации между кадровой службой (прием/увольнение, отпуска, личные данные), бухгалтерией (начисление выплат, расчет взносов) и ИТ-службой (работа программного обеспечения, электронный документооборот с ПФР).
Основные цели группы:
- обеспечить полноту и достоверность персонифицированного учета застрахованных лиц;
- минимизировать ошибки при регистрации/снятии с учета сотрудников в ПФР (форма СЗВ-ТД);
- контролировать точность и своевременность представления отчетности (СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ, СЗВ-КОРР, ДСВ-3 и др.);
- обеспечить корректный расчет страховых взносов на ОПС;
- организовать эффективное взаимодействие с территориальным органом ПФР;
- разработать/скорректировать внутренние регламенты по учету в системе ОПС;
- проверить и синхронизировать данные между кадровыми, расчетными и бухгалтерскими системами.
Последствия создания группы
Издание приказа означает официальное выделение времени и ресурсов членов группы на решение задач ОПС. Участники группы получают полномочия запрашивать и анализировать информацию из всех связанных подразделений, давать рекомендации и обязательные для исполнения предписания по устранению выявленных недостатков в рамках своей компетенции. Председатель группы получает право созывать совещания, распределять задачи и контролировать их исполнение.
На группу возлагается персональная ответственность за достижение поставленных целей в установленные сроки. Ее решения, оформленные протоколами, становятся руководством к действию для бухгалтерии, отдела кадров и других служб. Группа становится центральным органом, отвечающим за соответствие процессов ОПС законодательству и минимизацию рисков санкций со стороны ПФР.
Ответственность и риски отсутствия группы
Председатель группы несет ответственность за общую организацию работы, соблюдение сроков выполнения задач и представление отчетов руководству. Члены группы ответственны за качественное и своевременное выполнение порученных им предметных задач (анализ данных кадровика, проверка расчетов бухгалтерии, настройка ПО ИТ-специалистом). Ответственность закрепляется приказом.
Отсутствие формально созданной группы грозит организации катастрофическими рисками:
- массовые ошибки в отчетности (неучтенные сотрудники, неверные стажи, ошибки в СНИЛС/ИНН);
- несвоевременная сдача отчетов;
- неверный расчет взносов; несоответствие данных в разных системах (кадры/бухгалтерия);
- штрафы от ПФР (десятки и сотни тысяч рублей), блокировка счетов за неуплату взносов;
- претензии сотрудников по пенсионным правам; репутационный ущерб; повышенное внимание контролирующих органов.
Роль приказа руководителя
Приказ Генерального директора (или Главного бухгалтера, если на него возложены функции по ОПС) — это единственный легитимный документ, придающий рабочей группе официальный статус и административный вес внутри организации. Он обязателен для исполнения всеми упомянутыми сотрудниками и подразделениями. Без приказа группа не имеет формальных полномочий требовать исполнения своих решений.
Приказ делегирует ответственность за сложнейший участок работы (ОПС) с высшего руководства на уровень компетентных специалистов, обеспечивая системный подход. Он служит основанием для включения задач по ОПС в планы работ сотрудников на период деятельности группы.
Инструкция по оформлению приказа
Приказ должен быть составлен предельно конкретно. Стандартная структура: наименование организации, заголовок, дата, номер, место составления. Основная часть включает констатирующую часть (обоснование) и распорядительную часть (пункты-поручения).
В констатирующей части обязательно указываются веские основания:
- ссылка на законодательство (ФЗ № 167-ФЗ, ФЗ № 27-ФЗ);
- необходимость обеспечения точности и своевременности учета застрахованных лиц и представления отчетности в ПФР;
- требование минимизации рисков финансовых санкций (штрафов) и претензий со стороны ПФР и работников;
- необходимость координации действий между бухгалтерией, отделом кадров (расчетом зарплаты) и иными службами;
- возможное указание на выявленные несоответствия или предписания ПФР (если были).
Приказ подписывается Генеральным директором (или иным уполномоченным лицом), регистрируется в журнале регистрации приказов и в обязательном порядке доводится под подпись до сведения Председателя и всех членов Рабочей группы, а также до руководителей бухгалтерии, отдела кадров, ИТ-отдела и других заинтересованных подразделений.
Примерный образец
