Приказ об утверждении регламента работы с дебиторской задолженностью – это распорядительный документ, в соответствии с которым директор организации имеет возможность закрепить определенные правила взаимодействия сотрудников с дебиторкой. Сегодня мы разберемся, что такое дебиторская задолженность, как и кто с ней работает, зачем нужен регламент и причем здесь приказ директора.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс
Скачать в КонсультантПлюсБесплатный доступ к документуОбразец приказа об утверждении регламента работы с дебиторской задолженностью
Бланк приказа об утверждении регламента работы с дебиторской задолженностью
Дебиторская задолженность
Дебиторская задолженность организации представляет собой совокупность денежных средств, которые должны быть выплачены компании ее контрагентами - покупателями, заказчиками, подрядчиками и другими деловыми партнерами в соответствии с заключенными договорами. Она возникает при отгрузке товаров, выполнении работ или оказании услуг с отсрочкой платежа и является важной частью оборотных активов предприятия. Грамотное управление дебиторской задолженностью позволяет поддерживать финансовую устойчивость компании, минимизировать риски неплатежей и оптимизировать денежные потоки.
Чрезмерный рост такой задолженности может привести к дефициту ликвидности и необходимости привлечения дорогостоящих заемных средств, тогда как слишком жесткая политика взыскания способна негативно сказаться на объемах продаж и отношениях с клиентами.
Работа с дебиторкой
В работе с дебиторской задолженностью задействованы различные специалисты организации в зависимости от этапа процесса. Менеджеры по продажам отвечают за предварительную оценку платежеспособности контрагентов и согласование условий оплаты в договорах. Бухгалтерия ведет учет задолженности, формирует акты сверок и направляет клиентам напоминания о приближающихся сроках платежа.
Юристы подготавливают претензионные письма и представляют интересы компании в судебных спорах.
Финансовый директор или руководитель отдела контроля дебиторской задолженности анализируют общую структуру долгов, принимают решения о резервировании сомнительных долгов и инициируют процедуры взыскания.
Особую роль играют специалисты по работе с дебиторами, которые осуществляют регулярный мониторинг состояния расчетов, ведут переговоры с должниками и координируют взаимодействие между подразделениями.
Роль приказа директора
Ключевым организационным документом, инициирующим процедуру утверждения регламента работы с дебиторской задолженностью, является приказ генерального директора. В этом распорядительном документе фиксируется решение о разработке или актуализации регламента, назначаются ответственные исполнители и сроки выполнения работ, утверждается состав рабочей группы. Приказ определяет порядок согласования проекта регламента с заинтересованными подразделениями и устанавливает дату введения документа в действие.
Без такого приказа процесс разработки регламента не будет иметь официального статуса, а сам документ не приобретет обязательной силы для сотрудников организации. После утверждения регламента издается дополнительный приказ о его введении в действие, с которым под роспись знакомят всех работников, участвующих в управлении дебиторской задолженностью.
Нормативная база
Правовую основу процедуры утверждения регламента работы с дебиторской задолженностью составляют положения Гражданского кодекса РФ, регулирующие обязательственные отношения и порядок взыскания долгов, Налогового кодекса РФ, определяющего правила создания резервов по сомнительным долгам и отражения убытков от списания безнадежной задолженности, Федерального закона "О бухгалтерском учете", устанавливающего требования к документальному оформлению хозяйственных операций.
Дополнительно учитываются нормы Федерального закона "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля", регламентирующие порядок проведения проверок финансово-хозяйственной деятельности, а также внутренние документы компании - учетная политика, положение о договорной работе, должностные инструкции сотрудников.
Разработка регламента
Разработкой регламента работы с дебиторской задолженностью занимается специально созданная рабочая группа, в состав которой входят представители финансового отдела, бухгалтерии, юридической службы, отдела продаж и службы безопасности. Финансовые специалисты формируют основные положения о порядке контроля и анализа дебиторской задолженности, бухгалтеры разрабатывают правила документооборота и отражения операций в учете, юристы подготавливают типовые формы договоров и претензионных писем, сотрудники отдела продаж вносят предложения по оптимизации условий расчетов с клиентами, а представители службы безопасности участвуют в создании механизмов проверки контрагентов.
Регламент необходим для стандартизации процессов управления дебиторской задолженностью, четкого распределения зон ответственности между подразделениями, минимизации финансовых рисков и обеспечения единого подхода к работе с должниками на всех уровнях организационной структуры компании.
Разбираемся, как оформить приказ
Структурно приказ директора состоит из следующих структурных элементов: шапки, преамбулы, основной части, подписи директора и ознакомительного листа, в котором все причастные работники расписываются за то, что информация до них доведена в полном объеме. Каждый отдельно взятый элемент оформляется по-своему.
Первым делом нам следует обратить внимание на шапку. Здесь указывается название компании, в которой принимается решение, а также наименование распоряжения, его уникальный номер, дата издания.
Следом принимаемся за оформление преамбулы. В этой части потребуется оставить ссылку на нормативный акт, который и стал поводом для принятия соответствующего решения.
Следующим шагом руководитель объявляет об утверждении на предприятии определенного регламента работы с дебиторской задолженностью, раздает подчинённым соответствующие распоряжения, возлагает ответственность за исполнение приказа, а также назначает человека, который будет осуществлять контроль. Чаще всего контроль за исполнением распоряжения директор оставляет за собой.
В завершение работы с документом начальник расписывается, передает приказ кадровику на издание, ознакомление и последующее хранение. Сам распорядительный документ должен храниться в накопителе в течение, как минимум, пяти лет.
Примерный образец
