Приказ об утверждении регламента использования фирменного стиля

Приказ об утверждении регламента использования фирменного стиля представляет собой основополагающий локальный нормативный акт организации, который официально вводит в действие стандарты визуальной и смысловой идентификации бренда. Данный документ является не просто административным распоряжением, а инструментом стратегического управления нематериальными активами компании, обеспечивающим единообразие коммуникаций на всех уровнях — от внутренней документации до глобальных рекламных кампаний. Утверждение регламента (часто называемого брендбуком или гайдлайном) позволяет закрепить исключительные права организации на элементы идентичности, минимизировать риски искажения имиджа и сформировать у потребителей и партнеров устойчивый, профессиональный образ предприятия.

Введение данного приказа обусловлено необходимостью систематизации всех визуальных констант, которые накопились в процессе развития организации. Документ определяет правовой статус фирменного стиля, устанавливает обязательность его соблюдения для всех сотрудников и внешних подрядчиков, а также регламентирует механизмы контроля за использованием интеллектуальной собственности компании. Применение официального приказа исключает возможность субъективного толкования правил оформления документов или продукции, предотвращает использование устаревших или некорректных версий логотипа и гарантирует, что каждый материальный или цифровой объект, исходящий от имени организации, соответствует её миссии и ценностям.

Документ фиксирует точную дату перехода на новые стандарты, определяет круг ответственных лиц за внедрение регламента и устанавливает порядок внесения изменений в существующие бизнес-процессы. Использование данного акта в управленческой практике позволяет повысить узнаваемость бренда, укрепить корпоративную культуру и обеспечить юридическую защиту в случае неправомерного использования элементов стиля третьими лицами. Приказ выступает фундаментом для формирования целостной визуальной среды, в которой работает коллектив, и является обязательным этапом профессионального позиционирования компании на конкурентном рынке.

Цели и задачи приказа

Основной целью издания приказа является легитимизация правил использования корпоративной символики и установление единого порядка оформления всех носителей фирменного стиля. Документ выполняет комплекс регулятивных и организационных функций, необходимых для эффективного брендинга:

• Обеспечение визуального единства: Приказ обязывает все структурные подразделения придерживаться строгих стандартов, что исключает разрозненность в оформлении презентаций, писем, вывесок и рекламных материалов.
• Защита репутации и активов: Четкая регламентация правил использования логотипа и товарного знака позволяет предотвратить их нецелевое или некорректное использование, которое может нанести ущерб имиджу компании.
• Оптимизация рабочих процессов: Наличие утвержденного регламента сокращает время на подготовку материалов, так как сотрудники получают готовые шаблоны и инструкции, не требующие дополнительного согласования в каждом отдельном случае.

Элементы фирменного стиля и их классификация

В современной корпоративной практике фирменный стиль рассматривается как совокупность графических, цветовых, звуковых и текстовых элементов, обеспечивающих узнаваемость организации. Традиционно выделяют следующие базовые составляющие, которые закрепляются приказом:

1. Логотип и фирменный знак: Являются визуальным центром идентификации. Регламентируется не только их начертание, но и охранные поля, минимально допустимые размеры, а также правила размещения на различных фонах.
2. Корпоративная палитра (цвета): Устанавливаются точные коды цветов для различных систем (CMYK для полиграфии, RGB для цифровых экранов, Pantone для спецпечати). Это исключает «разнобой» в оттенках на разных носителях.
3. Типографика (шрифты): Определяются основные и дополнительные гарнитуры, правила их начертания в заголовках и основном тексте, что обеспечивает читабельность и стилевое соответствие документов.
4. Фирменная документация: Шаблоны деловых писем, приказов, визитных карточек, конвертов и папок, которые делают официальную переписку узнаваемой и престижной.

Помимо базовых элементов, по инициативе директора в регламент могут быть внедрены дополнительные компоненты, специфичные для конкретного бизнеса:

• Tone of Voice (голос бренда): Правила коммуникации с клиентами, стиль написания постов в социальных сетях, допустимый уровень формальности или креативности в текстах.
• Стандарты оформления цифровой среды: Шаблоны подписей в электронной почте, обложки для социальных сетей, стилистика иконок для мобильного приложения или корпоративного портала.
• Дизайн-код пространств: Правила оформления интерьеров офисов, стоек регистрации, навигационных табличек внутри здания, а также требования к внешнему виду корпоративного транспорта.
• Требования к внешнему виду персонала (дресс-код): Внедрение элементов корпоративной символики в одежду сотрудников (значки, галстуки, платки) или утверждение полной униформы.
• Фотостиль и видеографика: Рекомендации по выбору изображений, использованию фильтров, композиции кадров и оформлению титров в видеороликах.

Порядок реализации и внедрения регламента

Процесс реализации приказа начинается с масштабного информирования коллектива о вводе новых стандартов. Руководители всех уровней обязаны обеспечить доступ своих подчиненных к электронным версиям регламента и исходным файлам элементов стиля (векторные логотипы, шрифты, шаблоны).

Служба маркетинга или PR-департамент выступают в роли методологического центра. В их задачи входит:

• Проведение обучающих семинаров или вебинаров для сотрудников, ответственных за создание контента и документов.
• Организация аудита текущих носителей стиля на предмет соответствия новым стандартам.
• Постепенная замена устаревшей продукции (сувениров, бланков, спецодежды) по мере исчерпания запасов или в установленные приказом сроки.

ИТ-отдел обеспечивает техническую поддержку внедрения: установку корпоративных шрифтов на компьютеры сотрудников, настройку автоматических шаблонов в офисных программах и обновление визуальных элементов на сайте и в интранете. Административная служба отвечает за замену вывесок, обновление навигации в офисе и контроль за соблюдением стандартов при закупке рекламной и сувенирной продукции.

Контроль соблюдения и ответственность

Контроль за исполнением приказа о фирменном стиле возлагается на директора по маркетингу или начальника отдела по связям с общественностью. Система мониторинга включает периодические проверки (брендинг-аудиты) маркетинговых материалов, социальных сетей и документооборота.

Ответственность распределяется по функциональным направлениям:

• Начальники отделов: отвечают за то, чтобы их сотрудники использовали актуальные шаблоны документов и презентаций.
• Специалисты по закупкам: несут ответственность за соответствие заказываемой продукции (от канцтоваров до спецодежды) утвержденному регламенту.
• ИТ-директор: отвечает за визуальное соответствие цифровых интерфейсов и корректность отображения шрифтов в ИТ-системах.

Инструкция по оформлению приказа

Приказ об утверждении регламента должен быть оформлен в безупречном соответствии с самими правилами фирменного стиля, которые он вводит, демонстрируя эталон исполнения:

• Документ печатается на утвержденном бланке организации. В шапке обязательно размещается актуальный логотип в правильном цветовом исполнении.
• Заголовок «ПРИКАЗ» и номер документа располагаются согласно ГОСТу и корпоративным стандартам верстки.
• Текст излагается в повествовательной форме, без использования таблиц внутри основного тела. Распорядительная часть должна быть четкой: «Утвердить...», «Ввести в действие...», «Назначить ответственным...».
• К приказу в обязательном порядке прилагается сам Регламент (Брендбук) в печатном или электронном виде.
• Приказ подписывается первым лицом компании. Подпись должна быть заверена печатью (при наличии). Оригинал документа хранится в канцелярии или отделе делопроизводства, а заверенные копии рассылаются во все структурные подразделения.

Примерный образец