Приказ об утверждении правил хранения документов в кадровой службе – это распорядительный документ, в соответствии с которым руководитель предприятия может принять решение о внедрении в работу единых норм по части хранения документации в отделе кадров. Сегодня мы разберемся, с какими конкретно официальными бумагами обычно работает кадровая служба, зачем нужны универсальные правила их хранения, причем здесь приказ директора и как правильно его оформить.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс
Скачать в КонсультантПлюсБесплатный доступ к документуОбразец приказа об утверждении Правил хранения документов в кадровой службе
Бланк приказа об утверждении Правил хранения документов в кадровой службе
Кадровые документы
К кадровой документации относятся все официальные бумаги, так или иначе используемые кадровиком в своей работе. Внутри себя она также делится не некоторые подвиды.
Во-первых, – это личные документы сотрудников. При трудоустройстве человек передает в отдел кадров копию своего паспорта, документа об образовании, СНИЛС и так далее. Также подписывается соглашение на обработку персональных данных. Предполагается, что работодатель будет взаимодействовать с персональными данными соискателя в целях ведения кадровой деятельности: оформление отпуска, начисление заработной платы, взаимодействие с государственными окнами и так далее.
Во-вторых, – обращения от сотрудников в части рабочих моментов. Опять же, вспоминаем об отпусках, материальной помощи, переводах и так далее. Вся документация такого характера подлежит обязательному хранению в течение, как минимум, пяти лет. В дальнейшем официальные бумаги можно направлять в архив.
В-третьих, – распорядительная документация. В ходе деятельности любое предприятие так или иначе генерирует энное количество распорядительной документации. Сюда относят приказы директора по различным направлениям деятельности.
Хранение документов
Итак, как мы уже выяснили, у организации есть множество различного рода кадровой документации, которая должна храниться надлежащим образом. Законодатель устанавливает лишь общие сроки хранения, однако не предъявляет каких-либо правил, требований. По этой части существуют лишь рекомендации, соблюдать или нет которые решает каждое отдельно взятое предприятие самостоятельно.
Для того чтобы создать в компании единую систему хранения кадровой документации, которая работала бы вне зависимости от того, кто конкретно занимается кадровой работой в данный момент, имеет смысл выделить конкретные правила, оформить их в единый документ. Таким документом станет Положение «О правилах хранения документов в кадровой службе». Предполагается, что ответственный сотрудник должен «от и до» изучить предъявляемые требования, придерживаться именно их.
Отклонение от установленных правил будет означать совершение сотрудником дисциплинарного проступка, который в свою очередь повлечет за собой дисциплинарную ответственность. В теории кадровику может грозить взыскание в виде замечания или же выговора. Всё будет зависеть от конкретного нарушения, а также наступивших последствий, степени их тяжести.
Форма документа
Говоря о форме приказа об утверждении правил хранения документов в кадровой службе, следует отметить, что в настоящий момент и вовсе не существует каких-либо конкретных бланков или шаблонов, которыми можно было бы руководствоваться в работе при оформлении официальной бумаги такого толка. Следовательно, единственное, на что мы должны будем обращать внимание в процессе, – это общие правила делового документооборота, а также документацию схожего содержания. Речь идёт об общем подходе к исполнению, соблюдении делового стиля языка и конкретной структуры.
По структуре приказ директора должен будет состоять из шапки, описательно-мотивировочной и распорядительной частей, а также определенного набора обязательных для обозначения реквизитов. Каждый отдельно взятый структурный элемент имеет уникальные правила по части оформления, с которыми мы сейчас и познакомимся.
Разбираемся, как оформить приказ
Приказ об утверждении правил хранения документов в кадровой службе нам следует начать составлять с заполнения его шапки. В верхней части документа нужно прописать полное наименование компании, внутри которой и происходит всё мероприятие. Затем здесь же руководитель указывает название текущего распоряжения, присваивает ему уникальный номер согласно утвержденной на предприятии номенклатуре дел. Не забудем оставить дату и место формирования приказа. Под местом следует понимать не конкретный адрес, а лишь населенный пункт, в котором располагается головной офис фирмы.
Ниже по документу приступим к оформлению описательно-мотивировочной части нашего приказа. Здесь директор должен сослаться на имеющиеся у него основание и обоснование для издания такого распоряжения. В частности, можно сослаться на служебную записку одного из подчинённых. Далее начальник пишет слово «приказываю», начинает в столбик перечислять имеющиеся распоряжения по теме:
- с такого-то числа утвердить на предприятии правила хранения документов в кадровой службе (Приложение № 1);
- кадровику ознакомить сотрудников с содержанием настоящего приказа, довести до них информацию о последствиях;
- оставить контроль за исполнением приказа на одного из руководителей.
В завершение работы с документом директор должен будет расписаться за всё вышеизложенное, расшифровать автограф. В таком виде распоряжение уже смело можно отправлять на исполнение. Фактически исполнять приказ будет кадровик, поскольку работа с личной документацией входит в его должностные обязанности.
Примерный образец
