Приказ об утверждении Порядка приёма, обработки и распределения поступающих документов – это распорядительный документ, устанавливающий единые правила работы с входящей корреспонденцией на предприятии. В рамках настоящего материала мы рассмотрим полный цикл обработки документов, распределение ответственности между сотрудниками, юридическое значение приказа и нормативные основы документооборота.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс
Скачать в КонсультантПлюсБесплатный доступ к документуОбразец приказа об утверждении Порядка приёма, обработки и распределения поступающих документов
Бланк приказа об утверждении Порядка приёма, обработки и распределения поступающих документов
Процесс обработки входящей документации
Поступающая корреспонденция проходит несколько обязательных этапов обработки: регистрацию с присвоением входящего номера и даты получения, предварительное рассмотрение, распределение по исполнителям. Особое внимание уделяется документам с пометкой "конфиденциально" или "лично" – они вскрываются только уполномоченными лицами. Электронные документы регистрируются в специальной системе с обязательной проверкой на вирусы и спам.
Все входящие документы фиксируются в журнале регистрации или электронной базе данных с указанием краткого содержания, отправителя и сроков исполнения. Завершается процесс передачей документов непосредственным исполнителям под роспись с фиксацией даты вручения.
Ответственные за распределение корреспонденции
Первичную обработку всей входящей документации обычно осуществляет секретарь-делопроизводитель или отдел документооборота. Важные документы (претензии, официальные запросы госорганов) передаются на рассмотрение руководителю организации или уполномоченному заместителю. В крупных компаниях создаются службы входящей корреспонденции с четким разделением функций: операторы сканирования, специалисты по регистрации, курьеры для внутренней рассылки.
Технические документы направляются в профильные подразделения (инженерные, IT-отделы), финансовые – в бухгалтерию или планово-экономический отдел. Особое внимание уделяется документам с ограниченным сроком исполнения – они помечаются специальными отметками и передаются в первую очередь.
Административное значение распорядительного документа
Приказ руководителя о порядке работы с входящими документами выполняет несколько ключевых функций: стандартизирует процесс обработки корреспонденции, закрепляет зоны ответственности и устанавливает сроки выполнения каждого этапа. В приказе указываются лица, имеющие право вскрывать конфиденциальную корреспонденцию, порядок реагирования на срочные документы и правила их архивирования.
Документ обязателен для исполнения всеми структурными подразделениями и служит основой для разработки должностных инструкций сотрудников, работающих с документами. Наличие утвержденного порядка особенно важно при проверках и расследовании случаев утери или несвоевременного исполнения входящих документов.
Нормативная база организации документооборота
Процедура работы с входящими документами регламентируется ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело", Федеральным законом "О порядке рассмотрения обращений граждан" (для соответствующей категории документов), а также внутренними стандартами компании. Для отдельных видов корреспонденции (судебные повестки, налоговые требования) действуют специальные нормативные акты, устанавливающие сроки и порядок реагирования.
Локальные нормативные акты предприятия (инструкция по делопроизводству, положение о коммерческой тайне) конкретизируют общие требования с учетом специфики деятельности организации. Особое внимание уделяется соответствию установленного порядка принципам оперативности и конфиденциальности.
Технологические аспекты обработки документов
Современные предприятия все чаще используют системы электронного документооборота (СЭД) для автоматизации процессов работы с входящей корреспонденцией. Такие системы позволяют автоматически регистрировать документы, распределять их по исполнителям и контролировать сроки исполнения. Бумажные документы после сканирования и регистрации могут передаваться на исполнение в электронном виде, что значительно ускоряет процесс.
Особое внимание уделяется защите конфиденциальной информации – используются специальные программные модули разграничения доступа и журналирования всех операций с документами. Независимо от степени автоматизации, обязательным остается ведение журнала учета входящих документов, который может быть запрошен контролирующими органами.
Контроль исполнения входящих документов
Эффективная система документооборота предусматривает обязательный контроль за исполнением входящих документов. Для этого назначаются ответственные сотрудники (обычно из канцелярии или секретариата), которые ведут учет сроков исполнения и напоминают исполнителям о приближающихся датах. Особо важные документы (предписания контролирующих органов, судебные решения) ставятся на особый контроль руководства.
Результаты исполнения фиксируются в регистрационных карточках или электронной системе документооборота. Регулярно (не реже раза в месяц) составляются отчеты о состоянии исполнительской дисциплины, которые анализируются руководством компании. Все эти процессы должны быть четко прописаны в утвержденном Порядке работы с входящими документами.
Разбираемся, как оформить приказ
Структурно приказ директора состоит из следующих структурных элементов: шапки, преамбулы, основной части, подписи директора и ознакомительного листа, в котором все причастные работники расписываются за то, что информация до них доведена в полном объеме. Каждый отдельно взятый элемент оформляется по-своему.
Первым делом нам следует обратить внимание на шапку. Здесь указывается название компании, в которой принимается решение, а также наименование распоряжения, его уникальный номер, дата издания. Подобного набора реквизитов окажется вполне достаточно, чтобы посчитать шапку распоряжения оформленной максимально корректно.
Следом принимаемся за оформление преамбулы. В этой части потребуется оставить ссылку на нормативный акт, который и стал поводом для принятия соответствующего решения.
Следующим шагом руководитель объявляет об утверждении Порядка приема, обработки и утверждения поступающих на предприятие входящих документов. При необходимости делаем ссылку на решение участников общества или совета директоров. Также необходимо решить вопрос о том, кто их работников будет следить за исполнением распоряжения. Чаще всего контроль за исполнением распоряжения директор оставляет за собой.
В завершение работы с документом начальник расписывается, передает приказ кадровику на издание, ознакомление и последующее хранение. Сам распорядительный документ должен храниться в накопителе в течение, как минимум, пяти лет.
Примерный образец
