Приказ об утверждении плана командировок

Приказ об утверждении плана командировок – это распорядительный документ, в соответствии с которым руководитель на официальном уровне утвердит предложенный ему проект плана служебных поездок на ближайшее время, будь то месяц, квартал, полугодие или даже год. В рамках настоящего текста мы разберемся, что представляет собой план командировок, какими организациями он используется в работе, как его утвердить и составить соответствующее распоряжение.

План командировок

План командировок, по сути дела, представляет собой самостоятельный документ, в соответствии с которыми сотрудники организации в определенной руководством очередности будут ездить в командировки, работать вдали от дома и так далее. Такой план необходим сразу же по нескольким причинам.

Во-первых, с планом работникам будет проще понимать, как организовать рабочий процесс, до какого числа лучше выполнить ту или иную задачу, подготовить соответствующий отчет. Как показывает практика, основательный подход к работе – это первый шаг на пути к повышению продуктивности.

Во-вторых, имеющийся план позволит согласовать служебные поездки и отпуска сотрудников таким образом, чтобы они не пересекались. Так, если у сотрудника возникнет необходимость в назначенные даты служебной поездки взять отпуск без содержания, этот момент придется обсуждать с руководителем.

В-третьих, имеющийся план позволит организации спланировать свой бюджет и без лишних трудностей отразить его в финансовой отчетности. Согласованием командировочного бюджета должны совместно заниматься главный бухгалтер и директор компании.

Как можно заметить, план командировок является весьма важным документом, наличие которого весьма позитивно отражается на работе всего предприятия в целом. Осталось только разобраться, как его разработать и утвердить.

Разработка и утверждение плана

Перед тем как утверждать план командировок, его потребуется сначала разработать. Взять на себя эту задачу должен один из локальных руководителей. Ему придется проделать весьма серьезную работу, поскольку речь идёт о:

• согласовании дат с контрагентами;
• уточнении мнения сотрудников на счет запланированных дат;
• распределении годового бюджета по кварталам в соответствии с планом;
• и так далее.

Поручить такую задачу директор может своему заместителю или же одного из начальников отделов. На столе руководителя должен оказаться уже итоговый вариант приказа, который останется только согласовать, утвердить.

Директор должен будет самостоятельно просмотреть предложенный подчинёнными график, изучить его содержание и при необходимости внести определенные корректировки. Если начальник почитал, что в исправлениях нет нужды, утверждается тот экземпляр, что и был предоставлен.

Форма документа

Говоря о форме приказа об утверждении плана командировок, следует отметить, что по состоянию на сегодняшний день и вовсе не существует каких-либо конкретных бланков или шаблонов, которыми исполнитель мог бы воспользоваться для составления распоряжения. Таким образом получается, что единственное, чем может руководствоваться исполнитель, – это общие правила делового документооборота. Обращаем внимание, на следующие моменты:

• структурное разделение документа на несколько составных элементов, то есть на шапку, описательно-мотивировочную и просительную части;
• текст должен быть выдержан в деловом стиле языка и нейтральном тоне повествования;
• знакомим всех причастных к приказу с его содержанием под роспись;
• расшифровываем все оставленные на бумаге автографы надлежащим образом.

Исполнить текст мы должны будем в любом случае в печатном варианте. В силу того, что мы имеем дело с распорядительным документом, речи о рукописном способе даже не идет. Носителем информации станет чистый лист бумаги формата А4.

Разбираемся, как составить приказ

Начинаем составлять приказ об утверждении плана командировок с заполнения его шапки. В верхней части документа нужно будет прописать название нашей организации, в которой мы трудимся, а также её организационно-правовую форму юридического лица. Далее мы должны будем обозначить название нашего приказа, присвоить ему уникальный номер согласно номенклатуре дел. Не забываем оставить дату и место формирования распоряжения. Под местом принято понимать не конкретный адрес целиком, но населенный пункт расположения фирмы.

Ниже по документу приступаем к оформлению основного содержательного блока нашего приказа. Здесь руководитель ссылается на статьи 8 и 166 Трудового кодекса РФ. Именно этими статьями законодатель позволяет работодателю издавать локальные акты и отправлять своих подчинённых в служебные поездки. Следующим шагом начальник пишет слово «приказываю», начинает перечислять свои распоряжения в столбик:

• с такого-то числа утвердить план командировок сотрудников на такой-то период времени;
• кадровику ознакомить всех причастных к приказу сотрудников с его содержанием под роспись;
• назначить одного из сотрудников ответственным за осуществление контроля исполнения приказа.

Примерный образец