Приказ об утверждении образца печати является официальным распорядительным документом, который закрепляет единый вид и параметры печати организации для юридически значимых документов. В рамках настоящего материала мы рассмотрим назначение печати, её роль в документообороте, обязанности участников процесса, порядок контроля, а также рекомендации по оформлению приказа.
Такой приказ обеспечивает законность применения фирменной символики и предотвращает использование несанкционированных вариантов печати. Он фиксирует ответственность лиц, которым предоставляется право работы с клише, и устанавливает порядок учёта и хранения. Документ помогает унифицировать процедуры во всех подразделениях предприятия. Наличие приказа исключает произвольное использование печати и повышает юридическую защищённость компании.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс
Скачать в КонсультантПлюсБесплатный доступ к документуЗначение печати
Печать организации выполняет ключевую функцию идентификации и подтверждения подлинности документов. Её оттиск дополняет подпись уполномоченного лица и делает бумагу юридически значимой. Наличие единого образца повышает доверие контрагентов, регуляторов и банковских учреждений к компании. Использование печати способствует соблюдению стандартов делопроизводства и дисциплине сотрудников.
Кроме того, печать является элементом корпоративного имиджа, который отражает статус и официальный стиль организации. Она обеспечивает узнаваемость и единство оформления документов. Применение печати помогает избегать спорных ситуаций при проверках и аудите. Таким образом, печать выполняет как правовую, так и имиджевую функцию компании.
Цели и задачи
Основная цель приказа — закрепить утверждённый образец печати как обязательный для всех подразделений и сотрудников. Документ фиксирует внешний вид, размеры, надписи и расположение элементов. Он определяет перечень документов, требующих обязательного оттиска, и исключения. Приказ формирует правовую и организационную основу безопасного документооборота.
К задачам приказа относится назначение ответственных за изготовление, учёт и хранение печати. Документ определяет правила замены старых образцов и порядок уничтожения устаревших клише. Он закрепляет контроль применения и процедуры информирования сотрудников. Приказ обеспечивает системное управление печатью во всех подразделениях организации.
Участники и ответственность
Инициатором подготовки приказа выступает юридический отдел, который формирует проект и проверяет соответствие внутренним регламентам. Служба безопасности оценивает риски, связанные с доступом и хранением клише. Бухгалтерия определяет перечень документов, требующих оттиска. Кадровая служба фиксирует должностные обязанности и порядок замещения ответственных лиц.
Также в процесс вовлекаются информационные службы для настройки шаблонов в системах электронного документооборота. Секретариат обеспечивает регистрацию приказа и его доведение до всех сотрудников под подпись. Руководитель организации утверждает окончательный макет и назначает лиц, ответственных за контроль. Такой комплекс участников обеспечивает законность, безопасность и прозрачность процедуры.
Роль приказа
Приказ руководителя придаёт утверждённому образцу печати обязательный характер для всех подразделений. Он формирует единый стандарт и исключает произвольное использование различных макетов. Документ связывает юридические, организационные и контрольные процедуры в единую систему. Наличие приказа упрощает взаимодействие с контрагентами, аудиторами и государственными органами.
Кроме того, приказ определяет рамки ответственности и порядок взаимодействия участников процесса. Он закрепляет право использования печати, регламентирует хранение и учёт клише. Документ позволяет предотвратить злоупотребления и повышает уровень внутренней дисциплины. Таким образом, приказ становится инструментом правовой и организационной защиты компании.
Рассказываем, как составить приказ «на пальцах»
Приказ оформляется на фирменном бланке организации с обязательными реквизитами и регистрационным номером. Во вводной части указываются основания издания, цель утверждения и ссылки на внутренние регламенты. Здесь также фиксируются причины необходимости замены старого образца или внедрения нового. Вводная часть придаёт приказу юридическую силу и определяет сферу его действия.
В распорядительной части закрепляется утверждённый образец печати и общие правила его применения. Определяются ответственные лица за хранение, учёт и контроль. Указывается порядок доведения приказа до сотрудников и организации инструктажей. В приложении приводится графический макет печати и технические параметры клише.
Рекомендовано предусмотреть порядок внесения изменений и замены печати при необходимости. Также желательно закрепить процедуру уничтожения устаревших образцов и ведения журналов учёта. Это позволяет сохранить прозрачность и системность документооборота. Завершается приказ подписью руководителя и отметкой о регистрации в журнале приказов.
Примерный образец
