Приказ об утверждении листа согласования – это распорядительный документ, закрепляющий унифицированную форму и порядок использования бланка согласования документов внутри организации. В рамках настоящего материала мы рассмотрим назначение листа согласования, состав участников процедуры, юридическое значение приказа и нормативную базу данного процесса.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс
Скачать в КонсультантПлюсБесплатный доступ к документуНазначение и применение листа согласования
Лист согласования представляет собой приложение к основному документу, фиксирующее последовательность его рассмотрения и одобрения ответственными сотрудниками. Этот инструмент используется при согласовании договоров, внутренних положений, важных приказов и других значимых документов. Лист содержит графы для подписей, дат согласования и возможных замечаний, что обеспечивает прозрачность процесса.
Особенно важен такой бланк при работе с многостраничными документами, где подпись на последнем листе может не отражать реального участия всех заинтересованных сторон. Унифицированная форма листа согласования предотвращает потерю замечаний и упрощает архивный учет.
Состав участников согласовательной процедуры
В листе согласования предусматриваются подписи представителей всех подразделений, чьи интересы затрагивает документ. Обязательными участниками обычно становятся юрисконсульт (проверка соответствия законодательству), главный бухгалтер (финансовая экспертиза), руководители заинтересованных отделов. Для технической документации требуются визы соответствующих специалистов, для кадровых приказов – представителей HR-службы.
Первым документ визирует исполнитель, последним – уполномоченное должностное лицо, имеющее право окончательного утверждения. В сложных случаях может создаваться специальная рабочая группа для коллективного рассмотрения спорных вопросов.
Административное значение приказа руководителя
Приказ директора об утверждении листа согласования выполняет несколько важных функций: закрепляет единый стандарт оформления, определяет обязательные реквизиты бланка и устанавливает порядок его заполнения. В приложении к приказу приводится образец листа согласования с указанием всех необходимых граф и пояснений по их заполнению.
Документ наделяет юридической силой установленную форму и делает ее обязательной для использования во всех структурных подразделениях. Особое значение приказ имеет при возникновении спорных ситуаций – правильно оформленный лист согласования служит доказательством соблюдения установленной процедуры утверждения документа.
Нормативные основы документооборота
Процедура согласования документов основывается на положениях ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация", а также внутренних стандартах компании. Для отдельных видов документов действуют отраслевые нормативы: например, приказ Минфина России от 29.07.1998 № 34н для бухгалтерских документов.
Локальные нормативные акты предприятия (положение о документообороте, инструкция по делопроизводству) конкретизируют общие требования применительно к специфике деятельности организации. Важно, чтобы утвержденная форма листа согласования соответствовала всем установленным стандартам делопроизводства.
Практические аспекты использования листа согласования
Эффективное применение листа согласования требует назначения ответственного за его заполнение – обычно это сотрудник, подготовивший основной документ. При электронном документообороте используются специализированные системы, автоматически фиксирующие все этапы согласования. Особое внимание уделяется срокам визирования – они должны быть достаточными для качественной проверки, но не затягивать процесс принятия решений.
Все замечания, высказанные в процессе согласования, должны быть либо учтены в окончательной версии документа, либо официально отклонены с указанием причин. Заверенный лист согласования подшивается к основному документу и хранится вместе с ним в течение установленного срока.
Ответственность за соблюдение процедуры согласования
Нарушение утвержденного порядка согласования может повлечь дисциплинарную ответственность для сотрудников, необоснованно задерживающих визирование или подписывающих документы без должной проверки. Особенно строго карается подписание листа согласования за другое лицо без надлежащих полномочий.
В случае возникновения убытков из-за неправильно согласованного документа ответственность распределяется между всеми участниками процедуры в соответствии со степенью их вины. Правильно оформленный лист согласования служит важным доказательством при разрешении внутренних конфликтов и внешних споров, подтверждая соблюдение установленных регламентов утверждения управленческих решений.
Инструкция по оформлению приказа
Структурно приказ директора состоит из следующих структурных элементов: шапки, преамбулы, основной части, подписи директора и ознакомительного листа, в котором все причастные работники расписываются за то, что информация до них доведена в полном объеме. Каждый отдельно взятый элемент оформляется по-своему.
Первым делом нам следует обратить внимание на шапку. Здесь указывается название компании, в которой принимается решение, а также наименование распоряжения, его уникальный номер, дата издания. Подобного набора реквизитов окажется вполне достаточно, чтобы посчитать шапку распоряжения оформленной максимально корректно.
Следом принимаемся за оформление преамбулы. В этой части потребуется оставить ссылку на нормативный акт, который и стал поводом для принятия соответствующего решения.
Следующим шагом руководитель объявляет об утверждении конкретного бланка для листа согласования, который будет участвовать в документообороте. При необходимости делаем ссылку на решение участников общества или совета директоров. Также необходимо решить вопрос о том, кто их работников будет следить за исполнением распоряжения. Чаще всего контроль за исполнением распоряжения директор оставляет за собой.
В завершение работы с документом начальник расписывается, передает приказ кадровику на издание, ознакомление и последующее хранение. Сам распорядительный документ должен храниться в накопителе в течение, как минимум, пяти лет.
Примерный образец
