Приказ об утверждении инструкции по кадровому делопроизводству – это распорядительный документ, в соответствии с которым руководитель организации может принять решение о придании единообразного вида кадровому документообороту. Сегодня мы разберемся, что представляет собой инструкция по кадровому делопроизводству, зачем она вообще нужна, кто должен заниматься её разработкой и причем здесь соответствующее распоряжение начальника.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс
Скачать в КонсультантПлюсБесплатный доступ к документуОбразец приказа об утверждении инструкции по кадровому делопроизводству
Бланк приказа об утверждении инструкции по кадровому делопроизводству
Кадровое делопроизводство
Любая организация, использующая в своей работе наемных работников, должна вести кадровый документооборот, кадровое делопроизводство. Сюда входят всевозможные приказы директора по поводу отпусков, командировок и так далее, а также заявления от самих сотрудников, различного рода служебные записки. Все документы должны храниться соответственно их категории, даты издания, назначения. Такой работой на предприятии обычно занимается кадровик или же начальник кадровой службы, если таковая учреждена официально.
По состоянию на сегодняшний день не существует каких-то конкретных бланков или шаблонов для кадровой документации, следовательно, каждое отдельно взятое предприятие имеет возможность самостоятельно определить, каким конкретно образом будут выглядеть официальные бумаги из её внутреннего документооборота. В этих целях разрабатывается инструкция по кадровому делопроизводству.
У каждого кадровика есть свои бланки и шаблоны на все случаи жизни, которые он накопил за годы работы. Следовательно, пока в компании работает один кадровик, бумаги будут иметь единообразный внешний вид, однако в случае смены сотрудника или расширения штата, вопрос документооборота вновь может встать весьма остро. Чтобы документы оставались единообразными, имеет смысл разработать и официально утвердить инструкцию по кадровому делопроизводству.
Инструкция по делопроизводству
Трудовой кодекс Российской Федерации в седьмой статье говорит нам, что организации имеют возможность самостоятельно разрабатывать и утверждать на локальном уровне те или иные нормативные акты, призванные более подробно урегулировать внутреннюю деятельность предприятия. Одним из таких документов как раз и станет инструкция по кадровому делопроизводству.
Во-первых, инструкция должна содержать в себе порядок действий на каждое принятое решение и ответы на каждое поступившее обращение. Так, например, если работник подал заявление на отпуск, необходимо будет свериться с графиком, завизировать подписью непосредственного начальника, издать приказ директора, передать весь набор документов на хранение.
Во-вторых, инструкция распределяет обязанностями между сотрудниками, если кадровая служба представлена в лице более одного человека. Например, один работник может заниматься оформлением распорядительной документации, а другой – работой с персоналом.
В-третьих, инструкция предъявляет требования к внешнему виду тех или иных официальных бумаг: выбранный шрифт, кегль, отступы, абзацы, колонтитулы и так далее. Придерживаясь таких правил, все документы будут получаться примерно идентичными, чего мы и хотим добиться.
Форма документа
Говоря о форме приказа об утверждении инструкции по кадровому делопроизводству, следует отметить, что в настоящий момент и вовсе не существует серьезных требований ко внутренней документации компаний, а тем более частных. Следовательно, приказ директора мы будем оформлять самостоятельно и в свободной форме, руководствуясь при этом одними лишь общими правилами делового документооборота.
Одним из важнейших элементов распоряжения является его форма. Здесь нам следует обратить внимание на структурные элементы, из которых оно должно состоять. К ним принято относить шапку, описательно-мотивировочную и распорядительную части. Каждый структурный блок имеет свои уникальные правила по части оформления.
Разбираемся, как составить приказ
Приказ об утверждении инструкции по кадровому делопроизводству нам следует начать составлять с заполнения его шапки. В верхней части документа нужно прописать полное наименование компании, внутри которой и происходит всё мероприятие. Затем здесь же руководитель указывает название текущего распоряжения, присваивает ему уникальный номер согласно утвержденной на предприятии номенклатуре дел. Не забудем оставить дату и место формирования приказа. Под местом следует понимать не конкретный адрес, а лишь населенный пункт, в котором располагается головной офис фирмы.
Ниже по документу приступим к оформлению описательно-мотивировочной части нашего приказа. Здесь директор должен сослаться на имеющиеся у него основание и обоснование для издания такого распоряжения. В частности, можно сослаться на служебную записку одного из подчинённых. Далее начальник пишет слово «приказываю», начинает в столбик перечислять имеющиеся распоряжения по теме:
- с такого-то числа утвердить на предприятии инструкцию по кадровому делопроизводству (Приложение № 1).
- кадровику ознакомить сотрудников с содержанием настоящего приказа, довести до них информацию о последствиях;
- оставить контроль за исполнением приказа на одного из руководителей.
В завершение работы с документом директор должен будет расписаться за всё вышеизложенное, расшифровать автограф. В таком виде распоряжение уже смело можно отправлять на исполнение. Фактически исполнять приказ будет кадровик, поскольку работа с личной документацией входит в его должностные обязанности.
Примерный образец
