Приказ об утверждении инструкции по делопроизводству

Приказ об утверждении инструкции по делопроизводству – это распорядительный документ, на основании которого руководитель организации имеет возможность сделать обязательными к применению инструкции, используемые в сфере производства по внутренней документации. Сегодня мы разберемся, что представляет собой такое направление деятельности как делопроизводство, кто занимается разработкой соответствующих инструкций и зачем они вообще нужны.

Делопроизводство на предприятии

Говоря о делопроизводстве на предприятии, хотелось бы отметить, что без работы в данном направлении фактически невозможно представить коммуникации, как внутренние, так и внешние. Так, заниматься делопроизводством в той или иной мере должна каждая организация без исключения, чем бы она ни занималась.

Если резюмировать, можно отметить, что делопроизводство – это комплекс мероприятий, направленных на подготовку и оформление внутренней или внешней документации, обращение с ней, хранение. В крупных компаниях, документооборот которых представлен в числе множества различного рода официальных бумаг, даже выделяют отдельную должность в штатном расписании. Предполагается, что именно этот человек и должен следить за соблюдением установленной внутри фирмы номенклатуры дел, хранить дела надлежащим образом и так далее и тому подобное.

На небольших предприятиях, не имеющих столь массивного документооборота для приёма дополнительного человека на работу, обязанности по делопроизводству распределяются между профильными сотрудниками. Например, кадровик отвечает за делопроизводство кадровой документации, а юрист – юридической.

Для того чтобы все внутренние и внешние документы компании имели единообразный внешний вид, наверху может быть принято решение о разработке и утверждении инструкций по делопроизводству. Такая инструкция представляет собой, по сути дела, свод правил и предписаний на тему того, как правильно оформить тот или иной документ:

• отступы от краёв листа;
• размер полей;
• шрифт, кегль;
• размещение информации по структурным блокам;
• сама структура в целом;
• и так далее.

Приказ директора

Приказ директора компании является распорядительным документом, обладающим определенной юридической силой. На основании такого распоряжения руководитель имеет возможность принимать какие-то важные решения, влияющие на всю жизнь предприятия в целом. В нашем случае речь пойдёт о решении, вносящем определенные корректировки в вопрос делопроизводства.

Во-первых, если компания уже имеет какие-то инструкции по делопроизводству, а на повестке дня стоит вопрос об утверждении новых, первым делом нужно отменить действие старых. Это также можно сделать посредством официального распоряжения начальника.

Во-вторых, для того чтобы утвердить новые инструкции, их нужно сначала разработать. Директор поручает эту задачу одному из своих подчинённых, имеющему представление о принципах делопроизводства. Следует понимать, что делопроизводству даже учат в высших учебных заведениях, то есть задача может оказаться не такой простой, как кажется. Взять её на себя может заместитель директора или же начальник одного из отделов, структурных подразделений.

В-третьих, когда директор уже имеет на руках разработанный проект инструкций по делопроизводству, одним документом эти самые инструкции смогут стать обязательным к соблюдению требованием. Здесь, опять же, нам потребуется официальное распоряжение директора об утверждении инструкций. Кадровик, действуя в рамках своих должностных обязанностей, ознакомит всех сотрудников компании с содержанием такого распоряжения, донесет до коллег информацию относительно новых правил работы с деловыми бумагами.

Разбираемся, как составить приказ

Процесс формирования приказа об утверждении инструкции по делопроизводству нам следует начать с заполнения его шапки. В верхней части документа нужно будет прописать полное наименование организации, внутри которой и принимается соответствующее решение, а также её организационно-правовую форму. Далее по тексту, посреди листа бумаги, обозначим название данного приказа, присвоим ему уникальный номер согласно утвержденной на предприятии номенклатуры дел. Не забываем также оставить дату и место формирования документа. Если с датой всё понятно и двух мнений здесь быть не может, то вот с местом всё не так однозначно. Под ним принято понимать не конкретный адрес в населенном пункте, а лишь сам населенный пункт.

Ниже по документу директор приступает к оформлению описательно-мотивировочной части распоряжения. Здесь он ссылается на имеющиеся у него основания для издания подобного приказа. В качестве основания можно оставить ссылку на служебную записку от одного из подчинённых. Далее руководитель пишет слово «приказываю», начинает в столбик перечислять имеющиеся у него распоряжения по теме, а именно:

• с такого-то числа утвердить новые инструкции по делопроизводству;
• кадровику ознакомить с содержанием настоящего приказа всех к нему причастных;
• возложить контроль за исполнением распоряжения на одного из подчинённых.

В завершение работы с официальной бумагой директор компании должен будет только расписаться за всё вышеизложенное и проставить дату формирования документа. Теперь, когда вся работа уже окажется позади, останется только передать распоряжение кадровику на исполнение, дождаться, когда поручение будет исполнено.

Примерный образец