Приказ об утверждении графика документооборота — это организационно-распорядительный документ, закрепляющий сроки и порядок движения документов внутри компании. В рамках настоящего материала мы рассмотрим правовые и практические аспекты разработки, утверждения и применения данного регламентирующего документа в деятельности организаций.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс
Скачать в КонсультантПлюсБесплатный доступ к документуОбразец приказа об утверждении графика документооборота
Бланк приказа об утверждении графика документооборота
Сущность и значение системы документооборота
Документооборот организации представляет собой упорядоченный процесс создания, обработки, передачи, исполнения и хранения документов. График документооборота конкретизирует этот процесс, устанавливая четкие сроки выполнения каждой операции: от подготовки проекта документа до его регистрации, согласования, подписания и отправки в архив. Такой регламент особенно важен для крупных предприятий с разветвленной структурой, где без четкой системы возможны потери документов, задержки в принятии решений и дублирование функций.
График позволяет оптимизировать бизнес-процессы, обеспечить контроль исполнения и минимизировать риски нарушений документооборота.
Нарушение утвержденного графика документооборота может повлечь дисциплинарную ответственность сотрудников в соответствии со статьей 192 Трудового кодекса РФ - от замечания до увольнения за систематические нарушения. Для руководителей подразделений дополнительная ответственность устанавливается должностными инструкциями, где обычно прописываются обязанности по контролю документооборота. В случаях, когда нарушение графика привело к материальному ущербу или упущенной выгоде, возможна материальная ответственность в пределах среднемесячного заработка сотрудника.
Особо серьезные последствия наступают при нарушении сроков подачи отчетности в государственные органы - здесь организация рискует получить административные штрафы.
Функции распорядительного документа
Приказ руководителя об утверждении графика документооборота выполняет несколько ключевых задач: придает разработанному графику юридическую силу, определяет дату введения в действие и назначает ответственных за контроль исполнения. В приказе обязательно указываются основания для разработки графика (оптимизация работы, требования контролирующих органов и т.д.) и лица, ответственные за доведение его положений до сотрудников. Особое значение имеет приложение к приказу - собственно график документооборота, который детализирует процедуры работы с каждым типом документов.
Ознакомление сотрудников с приказом под подпись является обязательным условием его действительности.
Правовое регулирование документооборота осуществляется на основании: Федерального закона №125-ФЗ "Об архивном деле в РФ", ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Делопроизводство и архивное дело", Типовой инструкции по делопроизводству. Для отдельных отраслей действуют ведомственные нормативы - например, приказ Минкультуры РФ №526 для государственных органов. Локальными актами, конкретизирующими общие требования, выступают Инструкция по делопроизводству организации, Положение о документообороте и собственно Приказ об утверждении графика.
Особое внимание уделяется соответствию системы документооборота требованиям о защите персональных данных (152-ФЗ) и коммерческой тайны.
Возможности корректировки установленного порядка
Утвержденный график документооборота может быть изменен по мере необходимости - при реорганизации компании, внедрении новых информационных систем, изменении законодательных требований. Для внесения изменений издается соответствующий приказ руководителя, который должен содержать обоснование корректировок и указание на утрату силы предыдущих положений. Временные изменения возможны путем издания распоряжений на период отпусков, командировок или других обстоятельств, затрудняющих соблюдение обычного графика.
Все изменения должны доводиться до сведения сотрудников под подпись, особенно если они касаются сроков подготовки и подачи документов.
Для эффективной работы графика документооборота рекомендуется: проводить обучение сотрудников новым правилам, внедрять системы электронного документооборота с автоматическим контролем сроков, назначать ответственных за документооборот в каждом подразделении. Особое значение имеет регулярный мониторинг соблюдения графика - ежемесячный анализ нарушений позволяет своевременно выявлять проблемные участки и вносить корректировки.
Доказательством соблюдения графика служат регистрационные журналы, резолюции на документах, электронные метки времени - все это может потребоваться при проверках или судебных разбирательствах.
Организации без утвержденного графика документооборота сталкиваются с хаотичным движением документов, потерями важных бумаг, срывами сроков исполнения. При проверках контролирующими органами или судебных спорах отсутствие системы документооборота затрудняет доказательство своевременности подготовки и направления документов.
Финансовые потери могут быть связаны с пропуском сроков исковой давности, начислением пеней за несвоевременную отчетность, необходимостью восстановления утраченных документов. Грамотно разработанный и утвержденный график документооборота служит важным инструментом управления рисками и повышения эффективности работы организации.
Инструкция по оформлению приказа
Структурно приказ директора состоит из следующих структурных элементов: шапки, преамбулы, основной части, подписи директора и ознакомительного листа, в котором все причастные работники расписываются за то, что информация до них доведена в полном объеме. Каждый отдельно взятый элемент оформляется по-своему.
Первым делом нам следует обратить внимание на шапку. Здесь указывается название компании, в которой принимается решение, а также наименование распоряжения, его уникальный номер, дата издания. Подобного набора реквизитов окажется вполне достаточно, чтобы посчитать шапку распоряжения оформленной максимально корректно.
Следом принимаемся за оформление преамбулы. В этой части потребуется оставить ссылку на нормативный акт, который и стал поводом для принятия соответствующего решения.
Следующим шагом руководитель объявляет об утверждении на предприятии графика документооборота, а также назначает человека, который будет осуществлять контроль. Чаще всего контроль за исполнением распоряжения директор оставляет за собой.
В завершение работы с документом начальник расписывается, передает приказ кадровику на издание, ознакомление и последующее хранение. Сам распорядительный документ должен храниться в накопителе в течение, как минимум, пяти лет.
Примерный образец
