Приказ об установлении лимита расходов на переговоры по мобильному телефону — это распорядительный документ, определяющий предельные суммы компенсации расходов сотрудников на мобильную связь. В рамках настоящего материала мы рассмотрим комплексный подход к регулированию корпоративных мобильных коммуникаций.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс
Скачать в КонсультантПлюсБесплатный доступ к документуОбразец приказа об установлении лимита расходов на переговоры по мобильному телефону
Бланк приказа об установлении лимита расходов на переговоры по мобильному телефону
Ограничение переговоров
Процедура установления лимитов на мобильную связь представляет собой систему контроля за расходами на телефонные переговоры, применяемую преимущественно в коммерческих организациях с большим количеством мобильных сотрудников (торговые представители, курьеры, сервисные инженеры) и бюджетных учреждениях, где требуется строгий учет коммуникационных затрат. Целью введения лимитов является оптимизация расходов на связь и предотвращение нецелевого использования корпоративных средств. Практическая реализация лимитирования включает два основных направления: документальное оформление и техническое ограничение.
На документальном уровне разрабатывается положение о компенсации расходов на мобильную связь, где фиксируются размеры лимитов по должностям или подразделениям, порядок подтверждения служебных звонков (предоставление детализированных отчетов оператора) и механизм возмещения перерасхода.
Техническое ограничение может осуществляться через корпоративные тарифные планы с фиксированным количеством минут, установку специализированного ПО для мониторинга звонков или подключение услуг оператора по автоматическому отключению связи при достижении лимита.
Юридическая сила приказа
Приказ генерального директора является основным нормативным документом, вводящим систему лимитирования. В приказе обязательно указываются: обоснование необходимости введения ограничений; перечень должностей с установленными лимитами; размеры допустимых расходов по каждой категории сотрудников; порядок контроля и отчетности; меры ответственности за нарушение установленных норм.
Документ подписывается после согласования с финансовой службой, IT-отделом и кадровой службой, и служит основанием для внесения изменений в трудовые договоры, заключения соглашений с операторами связи и корректировки системы компенсационных выплат.
Нормативная база
Правовую основу процедуры составляют положения Трудового кодекса РФ (статья 8 - о праве работодателя принимать локальные нормативные акты), Гражданского кодекса РФ (при заключении договоров с операторами связи), а также внутренние регламенты компании по вопросам коммуникационной политики. Ответственность за нарушение установленных лимитов может предусматривать различные меры воздействия: от уменьшения размера компенсации за перерасходованные средства до дисциплинарных взысканий за систематическое превышение лимитов, если такие нарушения носят злоупотребленный характер.
При этом важно учитывать, что применение мер ответственности должно быть пропорциональным и обоснованным, с обязательным предоставлением сотруднику возможности объяснить причины превышения лимитов (например, производственная необходимость или экстренные ситуации).
Эффективность ограничения
Для эффективного функционирования системы лимитирования рекомендуется регулярно (не реже раза в квартал) анализировать фактическое использование мобильной связи, корректировать установленные нормы с учетом изменения производственных потребностей и информировать сотрудников о состоянии их лимитов через автоматизированные системы учета. Особое внимание следует уделять защите персональных данных при мониторинге звонков - такая деятельность должна осуществляться в строгом соответствии с Федеральным законом №152-ФЗ "О персональных данных" и только после получения согласия сотрудников на обработку их персональной информации, связанной с мобильными коммуникациями.
Инструкция по оформлению приказа
Структурно приказ директора состоит из следующих структурных элементов: шапки, преамбулы, основной части, подписи директора и ознакомительного листа, в котором все причастные работники расписываются за то, что информация до них доведена в полном объеме. Каждый отдельно взятый элемент оформляется по-своему.
Первым делом нам следует обратить внимание на шапку. Здесь указывается название компании, в которой принимается решение, а также наименование распоряжения, его уникальный номер, дата издания. Подобного набора реквизитов окажется вполне достаточно, чтобы посчитать шапку распоряжения оформленной максимально корректно.
Следом принимаемся за оформление преамбулы. В этой части потребуется оставить ссылку на нормативный акт, который и стал поводом для принятия соответствующего решения.
Следующим шагом руководитель объявляет об установлении лимита расходов на переговоры по мобильному телефону, возлагает ответственность за исполнение приказа, а также назначает человека, который будет осуществлять контроль. Чаще всего контроль за исполнением распоряжения директор оставляет за собой.
В завершение работы с документом начальник расписывается, передает приказ кадровику на издание, ознакомление и последующее хранение. Сам распорядительный документ должен храниться в накопителе в течение, как минимум, пяти лет.
Примерный образец
