Приказ об организации работы с печатью отдела кадров фирмы – это внутренний распорядительный документ, устанавливающий правила использования, хранения и учета печати кадровой службы. В рамках настоящего материала мы рассмотрим его правовые основы, структуру и практическое значение для обеспечения юридической чистоты документации.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс
Скачать в КонсультантПлюсБесплатный доступ к документуОбразец приказа об организации работы с печатью отдела кадров фирмы
Бланк приказа об организации работы с печатью отдела кадров фирмы
Виды печатей в организации
Предприятие использует несколько категорий печатей в своей деятельности. Основная гербовая печать содержит полное наименование и ОГРН организации. Дополнительные печати воспроизводят реквизиты филиалов или структурных подразделений. Штампы служат для проставления стандартных реквизитов на документах. Факсимиле используется для дублирования подписи первого руководителя.
Печати отделов имеют меньший диаметр и ограниченную сферу применения. Печать отдела кадров относится к этой категории инструментов. Ее применение строго регламентировано внутренними документами.
Печати в отделе кадров и их применение
Сотрудникам кадровой службы доступна специальная печать подразделения. На ней указано "Отдел кадров" и полное название организации. Данная печать используется для заверения копий трудовых книжек и вкладышей. Она ставится на справках о трудоустройстве и страховом стаже. Печать применяется при оформлении доверенностей на получение документов.
Заверение приказов по личному составу требует основной печати компании. Печать отдела кадров имеет строго утилитарное функциональное назначение. Ее нельзя использовать для финансовых или договорных документов.
Необходимость регламента работы с печатью
Конкретный порядок предотвращает несанкционированное использование печати. Регламент минимизирует риски подделки кадровых документов. Правила обеспечивают сохранность печати от утери или хищения. Четкая процедура исключает ошибки при заверении важных бумаг.
Регламент создает доказательную базу при трудовых спорах. Установленный порядок обязателен для прохождения аудиторских проверок. Система контроля предотвращает злоупотребления полномочиями сотрудников.
Роль приказа директора в установлении порядка
Приказ генерального директора придает регламенту обязательную юридическую силу. Документ официально утверждает правила для всего персонала отдела. Приказ закрепляет место хранения и лиц, имеющих доступ. Распоряжение определяет порядок учета каждого случая применения.
Без приказа действия сотрудников не имеют законных оснований. Наличие приказа обязательно при налоговых и трудовых проверках. Документ служит основанием для дисциплинарных взысканий.
Ответственность за нарушения при работе с печатью
Несоблюдение регламента влечет дисциплинарную ответственность сотрудника. Возможно применение замечания, выговора или увольнения. Незаконное использование печати приводит к административным штрафам. Статья 19.23 КоАП РФ предусматривает наказание до 40 000 рублей.
Уголовная ответственность наступает по статье 327 УК РФ. Компания несет репутационные и финансовые риски. Возмещение ущерба взыскивается с виновного сотрудника в полном объеме. Должностные лица могут быть дисквалифицированы на три года.
Инструкция по оформлению приказа
Приказ составляется на фирменном бланке организации с реквизитами. Указываются полные регистрационные данные компании и ИНН. Документу присваивается уникальный номер согласно номенклатуре. В шапке пишется заголовок «ПРИКАЗ» прописными буквами по центру.
Преамбула содержит ссылки на Федеральный закон №125-ФЗ. Указывается цель – обеспечение надлежащего учета и сохранности печати. Обязательно упоминается защита от несанкционированного использования инструмента. Подчеркивается необходимость соблюдения делопроизводственных стандартов.
После слова "ПРИКАЗЫВАЮ" следует детализированный перечень распоряжений:
- утвердить Порядок работы с печатью отдела кадров (Приложение 1);
- назначить ответственным за хранение печати начальника ОК;
- установить место хранения – сейф в кабинете 301 с сигнализацией; определить круг лиц, имеющих право доступа (3 сотрудника);
- обязать вести Журнал учета использования печати (Приложение 2);
- установить правило: печать хранится в опечатанном сейфе отдельно;
- определить перечень документов для обязательного заверения; запретить использование печати на незаполненных бланках; обязать проверять документ перед проставлением оттиска; ввести правило: журнал учета ведется в бумажном пронумерованном виде;
- установить ежеквартальную инвентаризацию печати комиссией; назначить комиссию для ежемесячных проверок соблюдения порядка; ввести электронный дублирующий учет в системе Документооборот;
- установить порядок замены печати при изменении реквизитов.
Следует понимать, что приведенный выше перечень распоряжений директора является не более чем примерным, поскольку у каждой организации существуют уникальные бизнес-процессы. Рекомендуем при оформлении приказа ориентироваться на особенности вашего предприятия.
Приказ вступает в силу с даты его подписания генеральным директором. Начальник отдела кадров знакомится с приказом под личную подпись. Ознакомление ответственных сотрудников проводится в течение суток. Факт ознакомления фиксируется на листе-приложении к приказу. Копия приказа хранится у начальника отдела кадров.
Оригинал подшивается в дело распорядительных документов постоянного хранения. Действие приказа прекращается после издания нового распоряжения. Изменения вносятся отдельным приказом руководителя организации. Контроль исполнения возлагается на службу безопасности фирмы.
Примерный образец
