Приказ об оптимизации процессов – это распорядительный документ, на основании которого руководитель организации может принять решение о проведении внутренней проверки работы сотрудников. Сегодня мы разберемся, зачем нужны подобные проверки, как часто они проводятся, причем здесь распоряжение и как правильно его оформить.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Скачать в КонсультантПлюсПолучите бесплатный доступ к документуФайлы для скачивания:
Рабочие процессы
Любая организация, чем бы она ни занималась, должна стремиться к тому, чтобы как можно лучше оптимизировать все свои внутренние процессы, от документооборота до производства какого-либо продукта. Предполагается, что сотрудники получают время за ту работу, которую они выполняют ну или же, должны выполнять по трудовому договору. Если не держать руку на пульсе и не следить за реальной нагрузкой на подчинённых, можно прийти к ситуации, когда реальная нагрузка не будет соотноситься с запланированной в большую или меньшую сторону.
Чрезмерная нагрузка на работника не сулит совершенно ничего хорошего, и вот почему.
Во-первых, лишняя нагрузка рассеивает внимание сотрудника, делает работу менее эффективной. Как показывает практика, чем дольше длится рабочая смена и чем больше работы человек в течение неё непосредственно работает, тем хуже качество итогового продукта, о чем бы ни шла речь.
Во-вторых, неправильное распределение работы с уклоном в перегрузку сотрудников повлечет за собой необходимость оформлять и дополнительно оплачивать переработки, что лишний раз ударит по зарплатному бюджету организации.
В-третьих, такой объем работы будет отпугивать многих соискателей и уже имеющихся сотрудников, что в свою очередь создаст негативную репутацию работодателя и так далее.
Что касаемо недостаточной нагрузки на сотрудников, это также весьма распространённая практика. Многие граждане ходят на работу с целью, потратить на ней как можно меньше энергии, получить заработную плату, при этом особенно не утруждаясь. Если проанализировать рабочий день сотрудника, можно понять, сколько в действительности он тратит времени на те или иные мероприятия. Когда окажется, что по статистике у работника есть несколько свободных часов в день, нужно будет принимать какое-то решение, будь то перераспределение обязанностей, сокращение или что-то ещё. Фактически получается ситуация, когда работодатель платит деньги за простой.
Оптимизация работы
Для того чтобы руководство компании смогло принято решение об оптимизации рабочих процессов, нужно для начала проверить то, как эти процессы отлажены. В этих целях директор компании создает комиссию, основной задачей которой и станет проведение такой проверки. В частности, сотрудникам придется замерять, сколько их коллеги тратят времени на выполнения тех или иных действий. Получив полную статистику по трудовой деятельности, можно будет сделать вывод о том, сколько в действительности свободного времени остается у работников, хватает ли им рабочего времени для выполнения возложенных должностных обязанностей и так далее.
Руководитель компании самостоятельно определяет список сотрудников, которые будут заниматься проверкой по оптимизации, освобождает их от основной работы своим распоряжением.
Форма документа
Говоря о форме приказа об оптимизации процессов, следует отметить, что отечественный законодатель и вовсе не предполагает применения каких-либо конкретных бланков или шаблонов. Так, если до 2014 года Госкомстат и Минтруд еще как-то пытались вмешиваться в дела внутреннего документа частных организаций и муниципальных ведомств, то сейчас этот вопрос уже пущен на самотёк.
По структуре приказ должен состоять из шапки, описательно-мотивировочной и распорядительной частей, реквизитов. Содержание мы выдерживаем в деловом стиле языка и нейтральном тоне повествования. Исполнить текст нам в любом случае придется в печатном варианте. Традиционным носителем информации станет чистый лист бумаги формата А4.
Разбираемся, как составить приказ
Начинаем составлять приказ об оптимизации процессов с заполнения шапки. В верхней части официальной бумаги нужно будет прописать полное наименование организации, внутри которой происходит всё мероприятие, её организационно-правовую форме. Далее обозначим название текущего распоряжения, присвоим ему уникальный номер согласно утвержденной на предприятии номенклатуры дел. Не забудем также оставить дату и место формирования приказа. Под местом принято понимать не конкретный адрес, а лишь населенный пункт, в котором располагается офис фирмы.
Ниже по документу берёт своё начало описательно-мотивировочная часть приказа. Здесь начальник должен будет сослаться на имеющиеся у него основания для издания подобного распоряжения, написать слово приказываю, начать по пунктам перечислять положения:
- создать комиссию для проведения проверки по оптимизации рабочего процесса с таким-то кадровым составом;
- кадровику ознакомить всех причастных к приказу с его содержанием;
- возложить контроль за исполнением приказа на одного из подчинённых.
В завершение работы с официальной бумагой директор расписывается за всё вышеизложенное, расшифровывает свой автограф на бумаге. Теперь, когда приказ уже полностью составлен, останется только отдать его на исполнение. На основании полученных от комиссии результатов уже можно будет принимать решение относительно дальнейших действий по части оптимизации.
Примерный образец
