Приказ об электронном расчетном листе – это распорядительный документ, согласно которому на предприятии будет введена практика применения электронных расчетов, их рассылка по корпоративной почте. Сегодня мы разберемся, что представляет собой расчетка, может ли она быть электронной, как правильно составить соответствующее распоряжение.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Скачать в КонсультантПлюсПолучите бесплатный доступ к документуФайлы для скачивания:
Расчётный лист
Расчетный лист представляет собой самостоятельный документ, в котором бухгалтерия предприятия расписывает, из чего состоит заработная плата каждого отдельно взятого работника. Как показывает практика, разобраться в содержании расчетки может далеко не каждый работник, постараемся разобраться во всём поподробнее.
Заработная плата человека на работе согласно положениям Трудового кодекса Российской Федерации формируется из нескольких составных:
- оклад;
- премиальные;
- различного рода надбавки за вредность, интенсивность труда и так далее;
- переработки;
- районный коэффициент;
- классный чин (для госслужащих);
- и так далее.
Таким образом получается, что бухгалтерии при расчете заработной платы необходимо учесть все вышеперечисленные переменные. В теории это можно сделать при помощи калькулятора, однако на практике сотрудники будут пользоваться специальными бухгалтерскими программами по типу «1С Бухгалтерия» и прочих».
Здесь достаточно лишь заполнить карточку сотрудника, после чего ПО самостоятельно рассчитает размер заработной платы, сформирует расчетку, после чего можно будет её распечатать. Следует иметь в виду, что работник должен получить свой расчетный лист не раньше, чем получит на руки заработную плату.
Электронная расчетка
Сейчас, когда документооборот постепенно перемещается в цифровое пространство, обретает популярность также и электронный расчетный лист. Законодатель не имеет ничего против такого способа уведомления работников о деталях их заработной платы, однако лишь при соблюдении ряда условий, а именно:
- информация о размере заработной платы по умолчанию является конфиденциальной, а значит, расчетный лист также должен быть конфиденциальным. Для этого учетная запись на корпоративной почте должна иметь уникальные логин и пароль;
- издан приказ руководителя об утверждении практики рассылки электронного расчетного листа посредством корпоративной почты.
Подготовкой электронной расчетки, также и как бумажной, будет заниматься бухгалтер по заработной плате. В теории системный администратор может связать корпоративную почту и программу для расчета заработной платы, чем автоматизировать процесс рассылки расчеток. В противном же случае бухгалтеру придется рассылать каждую отдельно взятую расчетку вручную, самостоятельно. Следует понимать, что сведения о заработной плате считаются конфиденциальными, а значит, нужно будет проявить внимательность при выборе адресата и наполнении тела письма.
Форма документа
Говоря о форме приказа об электронном расчетном листе, следует отметить, что по состоянию на сегодняшний день отечественный законодатель и вовсе не предлагает к применению каких-либо строгих бланков или шаблонов для составления такого рода официальных бумаг. Отсюда мы делаем вывод, что составить документ может совершенно любой сотрудник, притом самостоятельно и в свободной форме. Достаточно будет руководствоваться лишь общими правилами делового документооборота.
По структуре приказ должен состоять из шапки, описательно-мотивировочной и распорядительной частей. Традиционным носителем информации станет чистый лист бумаги формата А4.
Рассказываем, как составить приказ
Процесс составления приказа об электронном расчетном листе нам следует начать с заполнения шапки документа. В верхней части листа бумаги мы обозначим полное наименование компании, внутри которой и принимается решение, а также её организационно-правовую форму юридического лица. Ниже по документу исполнитель пропишет название текущего приказа, присвоит ему уникальный номер согласно утвержденной на предприятии номенклатуре дел. Не забываем также оставить дату и место формирования распоряжения. Отметим, что под местом принято понимать исключительно населенный пункт, а не весь адрес целиком.
Ниже по документу приступаем к основному содержательному блоку нашего приказа, его описательно-мотивировочной части. Здесь мы должны будем сослаться на 136 статью Трудового кодекса Российской Федерации, а также на какой-то документ, ставший обоснованием для издания такого приказа. В теории это может быть служебная записка от одного из подчинённых. Как правило, с такими инициативами обычно выступает бухгалтерия. Далее по тексту пишем слово «приказываю», начинаем в столбик перечислять наши распоряжения:
- утвердить электронную форму расчётного листа;
- утвердить рассылку электронных расчетных листов на корпоративную почту сотрудников;
- кадровику ознакомить с содержанием настоящего приказа всех сотрудников;
- возложить контроль за исполнением поручения на одного из работников.
В завершение работы с документом директор распишется за всё вышеизложенное, проставив дату формирования официальной бумаги. Теперь, когда наш приказ будет уже полностью составлен, останется только передать его кадровику на внесение финальных штрихов, издание.
Примерный образец
