Приказ о закреплении служебного ТС за сотрудником

Приказ о закреплении служебного ТС за сотрудником – это распорядительный документ, на основании которого руководитель предприятия сможет возложить ответственность за служебную машину на одного из работников. Сегодня мы разберемся, за какими сотрудниками обычно закрепляются служебные машины, как правильно оформить такое закрепление.

Образец приказа о закреплении служебного ТС за сотрудником

Бланк приказа о закреплении служебного ТС за сотрудником

Служебные машины

Организации, использующие в своей работе служебные транспортные средства, должны правильно их оформлять. Речь, в первую очередь, идёт именно о бухгалтерском учете. В частности, на служебную машину должна начисляться амортизация, регулярно выделяться деньги на ГСМ, проводиться обслуживание и так далее и тому подобное. Служебная машина – это всегда отдельная статья расходов, требующая вливания денег.

Что касаемо оформления с точки зрения кадров, то здесь всё тоже не так просто. В частности, машина в любом случае должна быть закреплена за кем-то из сотрудников. Отметим, что это не прямое требование законодателя, но крайне удобоваримый вариант эксплуатации. Официально закрепив машину за кем-то из подчинённых, мы получим возможность полноценно контролировать все происходящие с ней процессы.

Так, закрепление ТС будет возлагать на человека определенные обязательства, будь то заправка транспорта, его техническое обслуживание, поддержание в чистоте или что-то ещё. В первую очередь закрепление гарантирует возможность эксплуатации в рабочих целях.

Основание для приказа

Любой приказ директора должен на чем-то основываться, то есть иметь под собой соответствующие основания. В частности, под основанием понимается какой-то внутренний документ от сотрудника. В нашем случае таким внутренним обращением станет заявление или же служебная записка от подчинённого. Как правило, речь пойдет о заявлении от самого сотрудника. Таким сотрудником может быть водитель или же механик, отвечающий за техническое состояние транспортного средства.

Отметим, что закрепление машины должно происходить при достижении согласия со стороны представителей обеих стороны трудового договора, то есть работника и работодателя. Добрая воля сотрудника будет выражаться посредством его самостоятельно написанного обращения, а воля директора – посредством приказа.

Обязанности ответственного

Как мы уже сказали выше, закрепленный за машиной сотрудник должен будет нести за неё ответственность. Помимо прочего, речь пойдёт и о материальной ответственности. Конечно, все транспортные средства обязательно застрахованы через систему ОСАГО. Так, если водитель сам будет виноват в ДТП, то и оплачивать ремонт своего автомобиля будет именно он. В нашем случае собственником машины будет являться организация, то есть юридическое лицо. Деньги с водителя придется взыскивать через исполнительное производство, посредством удержания средств из заработной платы.

Форма документа

Говоря о форме приказа о закреплении служебного ТС за сотрудником, следует отметить, что по состоянию на сегодняшний день отечественный законодатель и вовсе не предлагает к применению каких-либо строгих бланков или шаблонов. Таким образом получается, что составлять распоряжение сотруднику в любом случае придется самостоятельно и в свободной форме, руководствуясь при этом одними лишь общими правилами делового документооборота.

Обращаем внимание, что распорядительная документация имеет свои определенные отличительны особенности, на которые авторы также придется обращать внимание. Речь идёт о:

• соблюдении делового стиля языка и нейтрального тона повествования;
• обособление различных структурных элементов приказа, то есть его шапки, описательно-мотивировочной и просительной частей;
• ознакомить с содержанием настоящего приказа всех причастных к нему сотрудников, то есть, как минимум, ответственного за машину человека;
• расшифровать все оставленные на бумаге автографы фамилией и инициалами граждан.

Разбираемся, как составить приказ

Процесс формирования приказа о закреплении служебного ТС за сотрудником нам следует начать с заполнения его шапки. В верхней части листа бумаги укажем название организации, внутри которой и принимается решение, а также её организационно-правовую форму. Далее мы укажем наименование распоряжения, с которым мы работали, а также присвоим ему уникальный номер согласно утвержденной на предприятии номенклатуре дел. Не забудем также оставить дату и место формирования приказа.

Ниже по документу директор ссылается на поступившее в его адрес обращение от одного из сотрудников, пишет слово «приказываю», начинает в столбик перечислять свои распоряжения по теме, а именно:

• закрепить такой-то служебный автомобиль с таким-то госномером за таким-то сотрудником;
• кадровику ознакомить с содержанием настоящего приказа всех причастных к нему работников;
• возложить контроль за исполнением приказа на кого-то из подчинённых.

В завершение работы с документом директор расписывается за всё вышеизложенное, ставит дату формирования документа. Теперь, когда приказ уже полностью составлен, останется только передать его на исполнение, официально издать. Распоряжение вступит в силу с даты, в нём указанной, либо же с даты его издания, если иное ну казано в содержательной части документа. Как бы то ни было, самого водителя или механика мы должны будем в обязательном порядке ознакомить с приказом.

Примерный образец