Приказ о закреплении печати за ответственным лицом — это внутренний распорядительный документ, устанавливающий персональную ответственность конкретного сотрудника за хранение и использование печати организации. В рамках настоящего материала мы рассмотрим правовые и организационные аспекты работы с печатью, включая порядок её закрепления, нормативное регулирование и меры ответственности.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс
Скачать в КонсультантПлюсБесплатный доступ к документуЗначение и применение фирменной печати в деятельности организации
Фирменная печать организации является важным реквизитом, придающим юридическую силу документам - договорам, доверенностям, кадровым и финансовым бумагам. Она используется для заверения подписей руководителя, подтверждения подлинности документов и легитимации действий организации.
В современных условиях, несмотря на развитие электронного документооборота, печать сохраняет свою значимость, особенно при взаимодействии с государственными органами, банковскими учреждениями и контрагентами. Её применение регламентируется внутренними положениями компании и требованиями законодательства к отдельным видам документов.
Круг лиц, ответственных за хранение печати
В большинстве организаций печать закрепляется за сотрудниками, регулярно использующими её в работе - секретарями, делопроизводителями, работниками канцелярии или бухгалтерии. В небольших компаниях ответственность часто возлагается на офис-менеджера или помощника руководителя. Критериями выбора ответственного лица являются его должностной уровень, доступ к важным документам и степень доверия со стороны руководства.
Важно, чтобы сотрудник, получивший печать, был ознакомлен с правилами её применения под роспись, что фиксируется в соответствующем журнале учёта.
Роль распорядительного документа в закреплении печати
Приказ руководителя служит юридическим основанием для передачи печати конкретному работнику, фиксируя момент начала его ответственности. В документе указываются ФИО ответственного лица, место хранения печати, порядок её использования и сроки закрепления (если оно временное). Приказ обязательно должен содержать подпись руководителя и ознакомительную визу ответственного сотрудника.
Наличие такого распоряжения позволяет чётко разграничить обязанности и избежать ситуаций, когда печать используется бесконтрольно или передаётся без документального оформления.
Правовая база обращения с печатью организации
Хотя федеральное законодательство не содержит строгих требований к порядку работы с печатями коммерческих организаций, основные принципы закреплены в Гражданском кодексе РФ (статьи 160, 185), где определяется значение печати для сделок. Для отдельных видов деятельности (например, банковской или нотариальной) действуют специальные нормативные акты.
Внутренний порядок регулируется уставом компании, положением о печати и другими локальными актами. Особое внимание уделяется защите от подделки - требования к печатям содержатся в приказе Минфина № 52н и ГОСТ Р 51511-2001.
Последствия ненадлежащего обращения с печатью
Ответственное лицо несёт дисциплинарную, материальную и в некоторых случаях уголовную ответственность за утерю печати или её использование не по назначению. При выявлении нарушений может последовать выговор, увольнение или требование о возмещении ущерба, если неправомерное применение печати причинило убытки компании. В случае подделки документов с использованием утраченной печати возможно возбуждение уголовного дела по статье 327 УК РФ.
Чтобы минимизировать риски, рекомендуется хранить печать в сейфе, вести журнал учёта оттисков, а при утере - немедленно уведомлять руководство и оформлять новый штамп с изменёнными реквизитами.
Практические аспекты работы с закреплённой печатью
Эффективное управление печатью требует разработки чёткого регламента, определяющего перечень документов, требующих заверения, порядок доступа и случаи, когда необходимо дополнительное разрешение руководства. В крупных организациях может быть введена система дублирования, когда несколько сотрудников имеют право пользоваться печатью при соблюдении условий взаимного контроля. Особое внимание уделяется ситуациям временного отсутствия ответственного лица - в этом случае приказом назначается замещающий сотрудник с аналогичными полномочиями и ответственностью. Регулярные проверки наличия и состояния печати должны стать частью внутреннего контроля компании.
Таким образом, закрепление печати за конкретным сотрудником через издание соответствующего приказа — это важный элемент системы корпоративного управления, обеспечивающий безопасность и юридическую чистоту документооборота. Грамотная организация этого процесса позволяет защитить интересы организации, предотвратить злоупотребления и создать прозрачную систему ответственности за использование важного атрибута деловой деятельности.
Объясняем, как оформить приказ «на пальцах»
Структурно приказ директора состоит из следующих структурных элементов: шапки, преамбулы, основной части, подписи директора и ознакомительного листа, в котором все причастные работники расписываются за то, что информация до них доведена в полном объеме. Каждый отдельно взятый элемент оформляется по-своему.
Первым делом нам следует обратить внимание на шапку. Здесь указывается название компании, в которой принимается решение, а также наименование распоряжения, его уникальный номер, дата издания. Подобного набора реквизитов окажется вполне достаточно, чтобы посчитать шапку распоряжения оформленной максимально корректно.
Следом принимаемся за оформление преамбулы. В этой части потребуется оставить ссылку на нормативный акт, который и стал поводом для принятия соответствующего решения.
Следующим шагом руководитель объявляет о закреплении печати за одним из сотрудников как за ответственным лицом. Также необходимо решить вопрос о том, кто их работников будет следить за исполнением распоряжения. Чаще всего контроль за исполнением распоряжения директор оставляет за собой.
В завершение работы с документом начальник расписывается, передает приказ кадровику на издание, ознакомление и последующее хранение. Сам распорядительный документ должен храниться в накопителе в течение, как минимум, пяти лет.
Примерный образец
