Приказ о выплате компенсации за проездные билеты на общественный транспорт — это распорядительный документ работодателя, который служит основанием для возмещения сотруднику расходов на проезд в служебных или рабочих целях.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс
Скачать в КонсультантПлюсБесплатный доступ к документуОбразец приказа о выплате компенсации за проездные билеты на общественный транспорт
Бланк приказа о выплате компенсации за проездные билеты на общественный транспорт
Компенсация расходов
Процедура компенсации расходов на проезд в общественном транспорте представляет собой возмещение работодателем затрат сотрудников на транспортное обслуживание, связанное с исполнением трудовых обязанностей или необходимостью добираться до места работы. Такая компенсация может носить как обязательный, так и добровольный характер в зависимости от условий, установленных в организации.
Работник может рассчитывать на компенсацию проезда в нескольких случаях.
Во-первых, если это предусмотрено коллективным договором, трудовым соглашением или локальными нормативными актами компании как часть социального пакета.
Во-вторых, при выполнении служебных обязанностей, требующих постоянных передвижений по городу (например, для курьеров, социальных работников).
В-третьих, в организациях, расположенных в отдаленных районах или особых экономических зонах, где транспортная доступность ограничена. Основанием для выплаты является письменное заявление сотрудника с приложением документов, подтверждающих расходы - проездных билетов, транспортных карт или кассовых чеков.
Процедура компенсации
Для правильного оформления процедуры возмещения необходимо соблюдать установленный в организации порядок. Работник подает заявление на имя руководителя с просьбой о компенсации расходов на проезд, к которому прилагает оригиналы или копии документов, подтверждающих приобретение проездных билетов.
Руководитель подразделения визирует заявление, после чего оно передается в кадровую службу или бухгалтерию для проверки. На основании положительного решения издается приказ руководителя организации о выплате компенсации с указанием конкретной суммы и периода, за который она начисляется.
Нормативная основа
Приказ директора играет ключевую роль в данной процедуре, так как является основным распорядительным документом, подтверждающим правомерность компенсации. В приказе должны быть четко указаны: основания для выплаты (ссылка на заявление работника и подтверждающие документы), размер компенсации, источник финансирования, а также ответственные за исполнение лица.
Приказ регистрируется в установленном порядке и доводится до сведения работника под роспись, что делает его юридически значимым документом для обеих сторон трудовых отношений.
Правовое регулирование процедуры основывается на положениях Трудового кодекса РФ (статья 188 - возмещение расходов, связанных с исполнением трудовых обязанностей), Налогового кодекса РФ (статья 255 - учет компенсаций в составе расходов на оплату труда), а также на локальных нормативных актах предприятия. Особое внимание следует уделять налоговым аспектам: компенсации в пределах установленных норм не облагаются НДФЛ и страховыми взносами, тогда как выплаты сверх норм подлежат налогообложению в общеустановленном порядке.
Отказ в компенсации
Организация может отказать в компенсации расходов на проезд в нескольких случаях.
Во-первых, если такая компенсация не предусмотрена трудовым или коллективным договором, а также локальными нормативными актами предприятия.
Во-вторых, при отсутствии у работника подтверждающих документов или их несоответствии установленным требованиям.
В-третьих, если компенсация не связана с производственной необходимостью, а носит личный характер (например, ежедневный проезд от дома до работы, если это не предусмотрено специальным соглашением).
Однако если обязательство по возмещению было зафиксировано в письменной форме, и работник выполнил все условия, отказ может быть обжалован через комиссию по трудовым спорам или в судебном порядке. Следует отметить, что государственная пошлина за обращение в суд с иском по трудовому спору не платится вовсе, что позволяет не раздумывать о необходимости защиты своих прав.
Инструкция по оформлению приказа
Структурно приказ директора состоит из следующих структурных элементов: шапки, преамбулы, основной части, подписи директора и ознакомительного листа, в котором все причастные работники расписываются за то, что информация до них доведена в полном объеме. Каждый отдельно взятый элемент оформляется по-своему.
Первым делом нам следует обратить внимание на шапку. Здесь указывается название компании, в которой принимается решение, а также наименование распоряжения, его уникальный номер, дата издания. Подобного набора реквизитов окажется вполне достаточно, чтобы посчитать шапку распоряжения оформленной максимально корректно.
Следом принимаемся за оформление преамбулы. В этой части потребуется оставить ссылку на нормативный акт, который и стал поводом для принятия соответствующего решения.
Следующим шагом руководитель объявляет о возмещении расходов, связанных с пользованием личным имуществом работника, раздает подчинённым соответствующе распоряжения, возлагает ответственность за исполнение приказа, а также назначает человека, который будет осуществлять контроль. Чаще всего контроль за исполнением распоряжения директор оставляет за собой.
В завершение работы с документом начальник расписывается, передает приказ кадровику на издание, ознакомление и последующее хранение. Сам распорядительный документ должен храниться в накопителе в течение, как минимум, пяти лет.
Примерный образец
