Приказ о выдаче средств на представительские расходы

Приказ о выдаче средств на представительские расходы – это распорядительный документ, на основании которого руководитель организации сможет утвердить выдачу денежных средств своим сотрудникам на представительские расходы в подотчет. Сегодня мы разберемся, какие траты можно отнести к представительским расходам, что значит термин «подотчет», как правильно составить распоряжение.

Представительские расходы

В представительские расходы принято записывать те денежные средства, которые тратит организация на построение партнерских взаимоотношений с потенциальными или уже существующими контрагентами. В частности, сюда можно записать оплату организованного для сотрудников партнерской компании мероприятия, обеда и так далее. Например, если бизнес-встреча проходит в офисе фирмы, туда нужно будет закупить чай, кофе и различные сладости на закуску. Как показывает практика, деловая беседа за чашкой кофе с выпечкой строится куда лучше.

Деньги на представительские организация выделяет из внутреннего бюджета. Как известно, любой бюджет планируется заблаговременно, на каждую статью заложена своя сумма. Например, фирмы может согласовать десять тысяч рублей в месяц на представительские расходы. Для того чтобы один из сотрудников смог получить эти деньги на руки, ему придется официально обратиться в адрес руководства.

Таким обращением мы сможем получить основание для издания нашего приказа, а во-вторых, соблюсти требование норм федерального закона.

Основание и обоснование

Любое распоряжение начальника, чего бы оно ни касалось, в любом случае должно иметь под собой веские основание и обоснование. Под основанием принято понимать какой-то внутренний документ, который в свою очередь и положит начало всей процедуре по изданию приказа. В нашем случае таким документом станет заявление или же служебная записка от сотрудника, желающего получить деньги на представительские расходы в подотчет.

Что касаемо обоснования, то здесь руководитель должен будет сослаться на нормы действующего законодательства. В частности, в нашем случае потребуется сослаться на положения Федерального закона «О бухучете». Если быть точнее, обратим внимание на 1 часть 19 статьи нормативного акта, обязывающей организации осуществлять внутренний контроль фактов хозяйственной жизни.

При наличии достаточных оснований оспорить законность и легитимность приказа будет невозможно. Это поможет организации, если дело дойдёт до внутренней или внешней проверки на предприятии, будь то налоговая проверка или же аудит.

Форма документа

Говоря о форме приказа о выдаче средств на представительские расходы, следует отметить, что отечественный законодатель и вовсе не предлагает к применению каких-то конкретных бланков или шаблонов. Таким образом получается, что сейчас любой документ подобного характера может быть составлен сотрудником самостоятельно и в произвольном виде. Здесь достаточно будет соблюдать несколько простых правил, актуальных для такого рода документации. Если быть точнее, то обратим внимание на следующие моменты:

• придерживаемся делового стиля языка и нейтрального тона повествования;
• соблюдаем стандартную для таких документов структуры в виде шапки, описательно-мотивировочной и просительной частей;
• знакомим всех причастных с содержанием приказа под роспись;
• расшифровываем все оставленные на бумаге автографы.

Разбираемся, как составить приказ

Процесс формирования приказа о выдаче средств на представительские расходы нам следует начать с заполнения его шапки. В верхней части документа нужно будет указать полное наименование фирмы, внутри которой происходит сие мероприятие, а также её организационно-правовую форму. Далее по тексту пропишем название приказа, присвоим ему уникальный номер согласно утвержденной на предприятии номенклатуре дел. Не забываем оставить дату и место формирования распоряжения. Под местом принято понимать лишь населенный пункт, а не весь адрес целиком.

Ниже по документу начинаем работать с описательно-мотивировочной частью приказа. Здесь мы ссылаемся на поступившее от сотрудника обращение на получение денег на представительские расходы в подотчет, оставляем ссылку на 19 статью ФЗ «О бухучете». Далее мы пишем слово «приказываю», перечисляем распоряжения в столбик по очереди:

• главному бухгалтеру выдать сотруднику такую-то денежную сумму в подотчет;
• сотруднику в такой-то срок отчитаться о потраченных средствах официально;
• кадровику ознакомить всех причастных с содержанием приказа;
• возложить на кого-то из работников обязанность по контролю за исполнением приказа.

В завершение работы с документом директор должен будет расписаться за всё вышеизложенное, проставить дату формирования приказа. Теперь, когда наш приказ уже полностью оформлен, останется только передать его кадровику, чтобы тот начал его исполнение. Приказ вступит в силу с даты его издания.

Примерный образец