Приказ о выдаче ключей в подотчет – это распорядительный документ, на основании которого руководитель компании может принять решение о возложении на сотрудника ответственности за вверенные ему ключи. Сегодня мы разберемся относительно материальной ответственности сотрудников на предприятии, а также расскажем, как правильно сформировать соответствующее распоряжение, зачем оно вообще нужно.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс
Скачать в КонсультантПлюсБесплатный доступ к документуКлючи на предприятии
Вопрос ключей и их выдачи всегда стоит довольно-таки остро на каждом предприятии, чем бы оно ни занималось. Обычно в конце дня на замок закрываются все помещения, которые только могут быть закрыты. Сюда относят все рабочие кабинеты, складские помещения и даже санузлы по возможности. С утра, когда сотрудники начнут приходить на работу, двери начнут открываться.
Очевидно, что один человек физически не может нести ответственность за абсолютно все ключи от всех дверей на территории предприятия. Во-первых, на такую ответственность никто не согласится, а во-вторых, – это банально неудобно. Конечно, всегда есть запасные ключи, однако даже при таком условии невыход ответственного за ключи сотрудникам на работу вызовет серьезную неразбериху.
Обычно распределением ключей занимается человек, несущий ответственность за материальное направление деятельности организации. Таким сотрудником будет являться директор всей компании лично либо же руководитель хозяйственного направления, будь то завхоз, заведующий по АХЧ, заместитель директора по хозяйственной части. Именно этот работник будет вверять иным сотрудникам ключи в подотчет, брать с них расписки за материальную ответственность.
Принимая ключи в своё распоряжение, сотрудник обязуется не только в случае чего компенсировать их стоимость, а это порядка двух сотен рублей, но также и компенсировать стоимость имущества, которое хранится за закрытой этим самым ключом дверью. Конечно, любой факт хищения имущества потребуется проведения служебной проверки, а возможно даже вызова сотрудников правоохранительных органов.
Приказ директора
Приказ директора о выдаче ключей в подотчет как раз и нужен для того, чтобы официально возложить на сотрудников ответственность. В противном случае говорить о какой-либо ответственности будет просто неправильно и неправомерно. Приказ начальника позволит упорядочить взаимодействие с ключами, ограничить их оборот внутри предприятия.
Любое распоряжение руководителя один из сотрудников должен будет официально исполнить. В нашем случае таких работников будет даже несколько.
Во-первых, исполнением займется ответственный за ключи на данный момент человек. Во-вторых, возложение ответственности за ключи потребует оформления целого вороха документации, включая расписки и дополнительные соглашения.
Работа такого характера согласно должностной инструкции должна осуществляться сотрудниками кадровой службы. Именно кадровик займется также оформлением проекта настоящего приказа, будет знакомить своих коллег с содержанием распоряжения под роспись.
Форма документа
Говоря о форме распоряжения о выдаче ключей в подотчет, следует отметить, что отечественный законодатель и вовсе не предлагает нам к применению каких-либо конкретных бланков или шаблонов, которыми сотрудники вынуждены были бы пользоваться. Так, если до 2014 года Госкомстат и Минтруд еще как-то пытались регулировать внутренний документооборот частных организаций и муниципальных ведомств, то сейчас этот вопрос пущен на самотёк. В частности, при составлении распоряжения сотрудник будет руководствоваться одними лишь общими правилами делового документооборота.
Что касаемо структуры, то наше распоряжение должно состоять из шапки, описательно-мотивировочной, распорядительной частей и реквизитов. Далее мы подробнее поговорим о наполнении каждого отдельно взятого структурного элемента.
Исполнить текст допускается исключительно в печатном варианте, поскольку приказ должен иметь деловой внешний вид. Традиционным носителем информации в нашем случае станет чистый лист бумаги формата А4.
Разбираемся, как оформить распоряжение начальника
Начинаем составлять распоряжение о выдаче ключей в подотчет с заполнения его шапки. В верхней части документа нужно будет прописать полное наименование компании, её организационно-правовую форму. Затем здесь же, немного отступив вниз, укажем название текущего распоряжения, присвоим ему уникальный номер согласно утвержденной на предприятии номенклатуры дел. Не забываем также оставить дату и место формирования распоряжения. Под местом мы понимаем один лишь населенный пункт, а не весь адрес целиком.
Ниже по документу приступаем к описательно-мотивировочной и распорядительной частям. Здесь директор ссылается на поступившую в его адрес записку от подчинённого, пишет слово «приказываю», начинает в столбик перечислять имеющиеся у него распоряжения по теме, а именно:
- назначить такого-то сотрудника ответственным за выдачу ключей на предприятии;
- кадровику ознакомить с содержанием приказа всех причастных к нему сотрудников;
- возложить контроль за исполнение распоряжения на одного из подчинённых.
В завершение работы с официальной бумагой распишемся за всё вышеизложенное, расшифруем автограф. Теперь, когда распоряжение уже полностью составлено, останется только передать его на исполнение.
Примерный образец
