Приказ о введении новой штатной единицы – это распорядительный документ, на основании которого руководитель организации может утвердить введение в штатное расписание новой штатной единицы – должности. Сегодня мы разберемся, что представляет собой штатное расписание, в каких случаях может быть поднять вопрос о введении новой штатной единицы, как правильно это сделать.

Штатное расписание

Штатное расписание представляет собой внутренний документ организации, согласно которому устанавливаются должности, количество ставок для них. Предполагается, что принять на работу можно только на те вакантные места, которые есть в штатном расписании. Например, если в компании вовсе нет такой штатной единицы как «менеджер по продажам», сначала нужно будет ввести такую ставку во внутреннюю документацию, а только потом подписывать с человеком трудовой договор.

Более того, для каждой должности в расписании предусмотрено определенное количество ставок, согласно с которыми будет распределяться нагрузка, выделяться зарплатный бюджет. Работа со штатным расписанием – это задача кадровой службы. Именно кадровик должен в точности знать, какие должности есть в компании, сколько ставок на них предусмотрено согласно внутренней документации.

Внесение любых правок в штатное расписание – это целая история, серьезная задача. Заниматься ею будет кадровик, тем не менее решение должно быть принято сверху. В частности, начальник должен будет издать соответствующий приказ на официальном уровне, ознакомить сотрудников с его содержанием.

Основание и обоснование

Любое распоряжение руководителя должно на чем-то основываться. В нашем случае таким документом станет внутреннее обращение одного из подчинённых, согласно которому в последствие и будет принято решение о введении новой штатной единицы в организации. Такое обращение может быть выражено в форме служебной записки или же заявления. По сути дела, какой-то особой разницы между формами для обращений нет и вовсе.

В теории выступить автором такой служебной записки может совершенно любой сотрудник, какую бы должность он ни занимал. В теории это может быть кадровик, начальник одного из отделов или же заместитель директора по одному из направлений.

Отметим, что директор компании должен рассматривать все поступающие в его адрес обращения, тем не менее не обязан удовлетворять каждое из них. Таким образом получается, что решение о введении или об отказе во введении будет принимать директор компании, ориентируясь на свои причины.

Форма документа

Говоря о форме приказа о введении новой штатной единицы, следует отметить, что отечественный законодатель и вовсе не предлагает к применению каких-либо строгих бланков или шаблонов. Таким образом получается, что составить приказ руководитель в теории может самостоятельно и в свободной форме. Для этого ему достаточно будет руководствоваться лишь общими правилами делового документооборота, обращать внимание на прочие нюансы.

В частности, уделяем внимание следующим моментам:

  • разделяем приказ на несколько структурных блоков, то есть на шапку, описательно-мотивировочную и распорядительную части;
  • придерживаемся делового стиля языка и нейтрального тона повествования;
  • ознакомить с содержанием всех причастных к приказу;
  • расписаться за ознакомление с настоящим приказом.

Исполнить приказ о введении новой штатной единицы придется в печатном виде при помощи машинописных средств. В частности, мы будем пользоваться компьютером, набором соответствующего ПО и МФУ. Традиционным носителем информации станет чистый лист бумаги формата А4.

Разбираемся, как составить приказ

Процесс формирования приказа о введении новой штатной единицы нам следует начать с заполнения его шапки. В верхней части листа бумаги обозначим полное наименование организации, внутри которой и происходит всё мероприятие, а также организационно-правовую форму юридического лица. Далее по тексту пишется название текущего приказа, ему присваивается уникальный номер согласно утвержденной на предприятии номенклатуре дел. Не забываем также оставить дату и место формирования такого приказа. Под местом принято понимать не конкретный адрес, а лишь населенный пункт, в котором и происходит всё действие.

Ниже по документу директор приступает к оформлению описательно-мотивировочной части приказа. Здесь он оставляет ссылку на поступившее в его адрес внутреннее обращение, пишет слово «приказываю», начинает отдавать распоряжения в столбик:

  • ввести в штатное расписание такую-то должность с такого-то числа;
  • ознакомить с содержанием настоящего приказа всех причастных к нему лиц;
  • возложить контроль за исполнением на одного из наших подчинённых.

Как правило, работа с штатным расписанием считается кадровой, а значит, возлагать такую работу мы станем именно на работника кадровой службы. После того как кадровик дополнит штатное расписание новыми положениями, он должен будет ознакомить своих коллег с нововведениями. После этого приказ приобретет должную юридическую силу. Несмотря на то, что ознакомление с приказом на первый взгляд кажется лишь формальностью, без соблюдения этой формальности распоряжение не сможет обрести должную юридическую силу.

Примерный образец