Приказ о введении новой штатной единицы – это распорядительный документ, на основании которого руководитель организации может утвердить введение в штатное расписание новой штатной единицы – должности. Сегодня мы разберемся, что представляет собой штатное расписание, в каких случаях может быть поднять вопрос о введении новой штатной единицы, как правильно это сделать.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Скачать в КонсультантПлюсПолучите бесплатный доступ к документуФайлы для скачивания:
Штатное расписание
Штатное расписание представляет собой внутренний документ организации, согласно которому устанавливаются должности, количество ставок для них. Предполагается, что принять на работу можно только на те вакантные места, которые есть в штатном расписании. Например, если в компании вовсе нет такой штатной единицы как «менеджер по продажам», сначала нужно будет ввести такую ставку во внутреннюю документацию, а только потом подписывать с человеком трудовой договор.
Более того, для каждой должности в расписании предусмотрено определенное количество ставок, согласно с которыми будет распределяться нагрузка, выделяться зарплатный бюджет. Работа со штатным расписанием – это задача кадровой службы. Именно кадровик должен в точности знать, какие должности есть в компании, сколько ставок на них предусмотрено согласно внутренней документации.
Внесение любых правок в штатное расписание – это целая история, серьезная задача. Заниматься ею будет кадровик, тем не менее решение должно быть принято сверху. В частности, начальник должен будет издать соответствующий приказ на официальном уровне, ознакомить сотрудников с его содержанием.
Основание и обоснование
Любое распоряжение руководителя должно на чем-то основываться. В нашем случае таким документом станет внутреннее обращение одного из подчинённых, согласно которому в последствие и будет принято решение о введении новой штатной единицы в организации. Такое обращение может быть выражено в форме служебной записки или же заявления. По сути дела, какой-то особой разницы между формами для обращений нет и вовсе.
В теории выступить автором такой служебной записки может совершенно любой сотрудник, какую бы должность он ни занимал. В теории это может быть кадровик, начальник одного из отделов или же заместитель директора по одному из направлений.
Отметим, что директор компании должен рассматривать все поступающие в его адрес обращения, тем не менее не обязан удовлетворять каждое из них. Таким образом получается, что решение о введении или об отказе во введении будет принимать директор компании, ориентируясь на свои причины.
Форма документа
Говоря о форме приказа о введении новой штатной единицы, следует отметить, что отечественный законодатель и вовсе не предлагает к применению каких-либо строгих бланков или шаблонов. Таким образом получается, что составить приказ руководитель в теории может самостоятельно и в свободной форме. Для этого ему достаточно будет руководствоваться лишь общими правилами делового документооборота, обращать внимание на прочие нюансы.
В частности, уделяем внимание следующим моментам:
- разделяем приказ на несколько структурных блоков, то есть на шапку, описательно-мотивировочную и распорядительную части;
- придерживаемся делового стиля языка и нейтрального тона повествования;
- ознакомить с содержанием всех причастных к приказу;
- расписаться за ознакомление с настоящим приказом.
Исполнить приказ о введении новой штатной единицы придется в печатном виде при помощи машинописных средств. В частности, мы будем пользоваться компьютером, набором соответствующего ПО и МФУ. Традиционным носителем информации станет чистый лист бумаги формата А4.
Разбираемся, как составить приказ
Процесс формирования приказа о введении новой штатной единицы нам следует начать с заполнения его шапки. В верхней части листа бумаги обозначим полное наименование организации, внутри которой и происходит всё мероприятие, а также организационно-правовую форму юридического лица. Далее по тексту пишется название текущего приказа, ему присваивается уникальный номер согласно утвержденной на предприятии номенклатуре дел. Не забываем также оставить дату и место формирования такого приказа. Под местом принято понимать не конкретный адрес, а лишь населенный пункт, в котором и происходит всё действие.
Ниже по документу директор приступает к оформлению описательно-мотивировочной части приказа. Здесь он оставляет ссылку на поступившее в его адрес внутреннее обращение, пишет слово «приказываю», начинает отдавать распоряжения в столбик:
- ввести в штатное расписание такую-то должность с такого-то числа;
- ознакомить с содержанием настоящего приказа всех причастных к нему лиц;
- возложить контроль за исполнением на одного из наших подчинённых.
Как правило, работа с штатным расписанием считается кадровой, а значит, возлагать такую работу мы станем именно на работника кадровой службы. После того как кадровик дополнит штатное расписание новыми положениями, он должен будет ознакомить своих коллег с нововведениями. После этого приказ приобретет должную юридическую силу. Несмотря на то, что ознакомление с приказом на первый взгляд кажется лишь формальностью, без соблюдения этой формальности распоряжение не сможет обрести должную юридическую силу.
Примерный образец