Приказ о внесении изменений в перечень лиц, имеющих доступ к персональным данным – это распорядительный документ, в соответствии с которым руководитель организации имеет возможность внести правки в полномочия некоторых сотрудников по части взаимодействия с персональными данными коллег. Сегодня мы разберемся, кто из представителей организации должен иметь доступ к персональным данным, как внести изменения в уже имеющийся перечень, причем здесь соответствующий приказ директора.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс
Скачать в КонсультантПлюсБесплатный доступ к документуОбразец приказа о внесении изменений в перечень лиц, имеющих доступ к персональным данным
Бланк приказа о внесении изменений в перечень лиц, имеющих доступ к персональным данным
Персональные данные на работе
Отечественный законодатель под персональными данными понимает фактически любую информацию о физическом лице, на основании которой можно будет идентифицировать человека. Сюда, по сути дела, можно отнести любые сведения, начиная от ФИО и заканчивая иными подробностями по человеку, в том числе его паспортные данные, место прописки и так далее.
Трудовой кодекс Российской Федерации говорит нам, что при трудоустройстве гражданин должен предоставить на предприятие определенный перечень документов, в том числе паспорт, трудовую книжку и документ об образовании. Каждый документ из вышеперечисленных содержит в себе персональные данные. Отсюда мы делаем вывод, что у работодателя должен быть доступ к персональным данным сотрудников. Основная загвоздка здесь в том, кто конкретно из представителей организации должен иметь такой доступ. Очевидно, что далеко не каждому сотруднику исходя из его должностных обязанностей нужно право на работу с персональными данными.
По умолчанию в такой список входят представители кадровой службы, поскольку именно отдел кадров будет взаимодействовать с личной документацией сотрудников. В дальнейшем, когда компания начнет разрастаться, перечень должностей с допуском может быть расширен. Например, очень часто компании с расширением принимают решение о введении на предприятии должности кадрового менеджера, которому также потребуется соответствующий допуск.
Приказ директора
Приказ директора в нашем случае как раз и станет тем документом, позволяющим откорректировать внутреннюю документацию. Следует понимать, что любое распоряжение начальника по умолчанию должно иметь под собой соответствующие основание и обоснование, чтобы его законность однозначно не могла быть поставлена под вопрос.
Основание – это какой-то внутренний документ предприятия, ставший поводом для рассмотрения соответствующей инициативы. Например, сюда можно отнести служебную записку от одного из сотрудников, локальных руководителей. Что касаемо обоснования, то здесь потребуется сослаться на законодательную базу по данному вопросу. Конкретно в нашем случае нужно будет оставить ссылку на положения Федерального закона «О защите персональных данных».
Форма документа
Говоря о форме приказа о внесении изменений в перечень лиц, имеющих доступ к персональным данным, следует отметить, что по состоянию на сегодняшний день госорганы не требуют пользоваться какими-то конкретными бланками или шаблонами при разработке документов похожего толка. Отсюда получается, что единственное, на что сотрудникам придется обратить внимание при оформлении, – это общие правила делового документооборота, документацию схожего толка. Придерживаясь ряда относительно несложных правил и требований, на выходе мы получим максимально корректно оформленное распоряжение руководителя.
Структурно приказ начальника должен состоять из шапки, описательно-мотивировочной и распорядительной частей, а также определенного набора реквизитов. Каждый отдельно взятый структурный элемент имеет свои уникальные правила по части оформления, о которых мы поговорим несколько позднее.
Исполнить текст приказа допускается исключительно в машинописном виде, поскольку рукописный способ и вовсе не используется при работе с распорядительной документацией. Носителем информации в нашем случае станет чистый лист бумаги формата А4.
Инструкция по составлению приказа
Приказ о внесении изменений в перечень лиц, имеющих доступ к персональным данным, нам следует начать составлять с заполнения его шапки. В верхней части документа нужно прописать полное наименование компании, внутри которой и происходит всё мероприятие. Затем здесь же руководитель указывает название текущего распоряжения, присваивает ему уникальный номер согласно утвержденной на предприятии номенклатуре дел. Не забудем оставить дату и место формирования приказа. Под местом следует понимать не конкретный адрес, а лишь населенный пункт, в котором располагается головной офис фирмы.
Ниже по документу приступим к оформлению описательно-мотивировочной части нашего приказа. Здесь директор должен сослаться на имеющиеся у него основание и обоснование для издания такого распоряжения. В частности, можно сослаться на служебную записку одного из подчинённых. Далее начальник ссылается на положения Федерального закона «О защите персональных данных», пишет слово «приказываю», начинает в столбик перечислять имеющиеся распоряжения по теме:
- с такого-то числа утвердить изменения в перечень лиц, имеющих доступ к персональным данным;
- кадровику ознакомить сотрудников с содержанием настоящего приказа, довести до информацию о последствиях;
- оставить контроль за исполнением приказа на одного из руководителей.
В завершение работы с документом директор должен будет расписаться за всё вышеизложенное, расшифровать автограф. В таком виде распоряжение уже смело можно отправлять на исполнение. Фактически исполнять приказ будет кадровик, поскольку работа с личной документацией входит в его должностные обязанности.
Примерный образец
