Приказ о внесении изменений в график отпусков

Приказ о внесении изменений в график отпусков – это официальная бумага, на основании которой руководитель организации может внести правки в уже утвержденный график отпусков. Сегодня мы разберемся, что представляет собой график отпусков как документ, кто и в каких случаях может его корректировать, причем здесь приказ и как правильно его оформить.

График отпусков

График отпусков представляет собой самостоятельный документ, в котором распределяются даты ежегодного оплачиваемого отпуска сотрудника на следующий календарный год. Предполагается, что к началу года график уже должен быть составлен, так что организации занимаются его оформлением где-то в ноябре или декабре.

Отметим, что график носит весьма условный характер, поскольку в теории сотрудники могут в любой момент обратиться в адрес директора с заявлением на перенос отпуска. Обратим внимание, что в 123 статье Трудового кодекса Российской Федерации приводятся правила распределения времени отдыха между работниками. По идее, руководство компании и вовсе не обязано интересоваться мнением сотрудников на счет того, когда они хотели бы отдыхать. Если бы сами работники определяли даты своих отпусков, все хотели бы отдыхать в летний период, чем парализовали работу всей организации в целом. Для того чтобы такого не происходило, распределением дат занимается кадровая служба по согласованию с вышестоящим руководством.

График отпусков после его оформления утверждается приказом директора, а значит, для внесения изменений в него потребуется издать ещё одно такое распоряжение.

Основание и обоснование

Следует понимать, что любое распоряжение начальника должно на чем-то основываться. Речь идёт о наличии соответствующих основания и обоснования. Разберемся, как это работает.

Что касаемо основания, то под ним следует понимать внутреннее обращение от одного из сотрудников. В частности, если кому-то из подчинённых потребовалось перенести отпуск с одних дат на другие, без обращения в адрес директора обойтись не выйдет. Такое обращение может быть оформлено в виде заявления или служебной записки. По сути дела, это один и тот же документ, однако имеющий различные наименования.

Обратим внимание, что руководитель обязан лишь рассматривать все поступающие в его адрес обращения, тем не менее за ним не закреплено обязанности удовлетворять каждое из них. Отсюда мы понимаем, что чисто в теории директор может и не согласовать изменения в график отпусков. Более того, для отказа даже не придется приводить какой-то серьёзной мотивировки.

Говоря об обосновании, здесь мы должны будем сослаться на положения законодательства. Как мы уже осветили выше, в нашем случае придется ссылаться на 123 статью Закона «О труде».

Форма документа

Говоря о форме приказа о внесении изменений в график отпусков, следует отметить, что по состоянию на сегодняшний день госорганы не стремятся каким-то особенным образом регулировать внутренний документооборот частных организаций и муниципальных ведомств. Таким образом получается, что любой внутренний распорядительный документ может быть составлен сотрудниками организации самостоятельно и в свободной форме.

Следует понимать, что нам в любом случае придется соблюдать деловой стиль языка и нейтральный тон повествования, определенную структуру и так далее. В частности, структура приказа должна состоять из шапки, описательно-мотивировочной и распорядительной частей.

Написать текст приказа можно как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Имеем в виду, что мы работаем с распорядительным документом, а значит, печатный вариант будет куда более приоритетным. Традиционным носителем информации в нашем случае станет чистый лист бумаги формата А4.

Разбираемся, как составить приказ

Начинаем составлять приказ о внесении изменений в график отпусков с заполнения его шапки. В верхней части листа бумаги следует указать полное наименование фирмы, внутри которой и происходит всё действие, а также её организационно-правовую форму. Ниже по документу пропишем название текущего распоряжения, присвоим ему уникальный номер согласно утвержденной на предприятии номенклатуры дел. Не забудем также оставить дату и место формирования распоряжения. В частности, под местом принято понимать лишь населенный пункт, в котором работает организация, а не конкретный адрес офиса.

Ниже по документу приступим к описательно-мотивировочной части служебки. Здесь мы должны официально сослаться на 123 статью Закона «О труде», а также на служебную записку или заявление от подчинённого, напишем слово «приказываю», начнем перечислять наши распоряжения в столбик:

• внести изменения в график отпусков в виде перенесения отпуска сотрудника с одних дат на другие;
• кадровику поручить составить измененный проект графика отпусков;
• кадровику поручить ознакомить с содержанием приказа всех сотрудников, к нему причастных;
• возложить на одного из работников контроль за исполнение распоряжения.

Примерный образец