Приказ о внесении изменений в фирменную форму личной карточки – это распорядительный документ, в соответствии с которым директор компании имеет возможность согласовать определенные правки в используемый предприятием фирменный шаблон личной карточки сотрудника. Сегодня мы разберемся, что представляет такой документ как личная карточка работника, какая форма может использоваться при его ведении, в каких случаях может потребоваться внесение соответствующих правок.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс
Скачать в КонсультантПлюсБесплатный доступ к документуОбразец приказа о внесении изменений в фирменную форму личной карточки
Бланк приказа о внесении изменений в фирменную форму личной карточки
Личная карточка на предприятии
Устраиваясь на работу, сотрудник передает на предприятие определенный набор личной документации, чтобы работодатель начал располагать сведениями о человеке. На основании полученных данных представитель кадровой службы заводит на вновь принятого коллегу личную карточку. В теории к ней может быть прикреплена фотография, однако это необязательно.
В карточке, помимо очевидных персональных данных по типу ФИО, места жительства и номера телефона, указываются и заслуги по части трудовой деятельности, причем как положительные, так и отрицательные. Сюда относят всевозможные поощрения от работодателя, а также полученные сотрудником дисциплинарные взыскания.
Ответственность за картотеку лежит на одном из работников кадровой службы, будь то её начальник или же рядовой кадровик. В своей работе работники могут воспользоваться унифицированной формой, разработанной Госкмостатом, или же самостоятельно разработать собственный фирменный бланк. Во втором случае придется утверждать бланк соответствующим приказом директора компании.
Отметим, что применение собственных фирменных шаблонов сделает документооборот предприятия более целостным и единообразным. Работать с ним станет куда приятнее и удобнее.
Изменение формы карточки
Итак, если форма карточки утверждена приказом директора, значит, соответствующие правки в неё должны вноситься также на основании распоряжения руководителя. Это весьма важный момент, о котором не стоит забывать. В противном случае правильность ведения внутреннего документооборота и картотеки сотрудников окажется под вопросом.
Причин для внесения изменений в фирменную форму личной карточки работника можно назвать множество. Это может быть связано с изменением сведений об организации в ЕГРЮЛ, реорганизации, желанием модернизировать текущий формат работа со внутренними бумагами и так далее. Как бы то ни было, такая возможность у компании есть, воспользоваться ей может руководитель.
У любого приказа должны быть соответствующие основания для его принятия. В нашем случае таким основанием станет служебная записка от одного из сотрудников, который донесет до директора проблему с текущей формой карточки в официальном формате, укажет на пути её решения. Вполне вероятно, новая форма будет содержать дополнительные графы для заполнения. Например, можно добавить пункт с адресом электронной почты.
Форма документа
Говоря о форме приказа о внесении изменений в фирменную форму личной карточки сотрудника, следует отметить, что по данной теме и вовсе не существует каких-то конкретных унифицированных бланков, которыми мы обязательно должны будем воспользоваться. Таким образом получается, что единственное, на что нам следует ориентироваться в своей работе, – это общие правила делового документооборота. Придерживаясь некоторых несложных требований, на выходе мы сможем добиться максимально корректно оформленного распоряжения начальника.
Структурно приказ директора состоит из шапки, описательно-мотивировочной и распорядительной частей, а также определенного набора реквизитов. Следовательно, каждый отдельно взятый структурный элемент имеет свои уникальные требований по части оформления, с которыми мы познакомимся несколько позднее.
Исполнить текст приказа можно исключительно в печатном варианте, поскольку рукописный способ и вовсе не допускается к применению на практике при работе с распорядительной документацией. Носителем информации для нашего приказа станет чистый лист бумаги формата А4.
Разбираемся, как оформить приказ
Приказ о внесении изменений в фирменную форму личной карточки работника нам следует начать составлять с заполнения его шапки. В верхней части документа нужно прописать полное наименование компании, внутри которой и происходит всё мероприятие. Затем здесь же руководитель указывает название текущего распоряжения, присваивает ему уникальный номер согласно утвержденной на предприятии номенклатуре дел. Не забудем оставить дату и место формирования приказа. Под местом следует понимать не конкретный адрес, а лишь населенный пункт, в котором располагается головной офис фирмы.
Ниже по документу приступим к оформлению описательно-мотивировочной части нашего приказа. Здесь директор должен сослаться на имеющиеся у него основание и обоснование для издания такого распоряжения. В частности, можно сослаться на служебную записку одного из подчинённых. Далее начальник пишет слово «приказываю», начинает в столбик перечислять имеющиеся распоряжения по теме:
- с такого-то числа внести изменения в фирменную форму личной карточки работника;
- кадровику ознакомить сотрудников с содержанием настоящего приказа, довести до информацию о последствиях;
- оставить контроль за исполнением приказа на одного из руководителей.
В завершение работы с документом директор должен будет расписаться за всё вышеизложенное, расшифровать автограф. В таком виде распоряжение уже смело можно отправлять на исполнение. Фактически исполнять приказ будет кадровик, поскольку работа с личной документацией входит в его должностные обязанности.
Примерный образец
