Приказ о создании рабочей группы по внедрению стандартов качества — это распорядительный документ руководства организации, санкционирующий формирование временного коллектива для управления проектом интеграции международных или отраслевых стандартов качества в деятельность компании. В рамках настоящего материала мы рассмотрим назначение группы, суть внедрения стандартов, ключевые задачи, роль приказа и правила его оформления.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс
Скачать в КонсультантПлюсБесплатный доступ к документуОбразец приказа о создании рабочей группы по внедрению стандартов качества
Бланк приказа о создании рабочей группы по внедрению стандартов качества
Рабочая группа
Рабочая группа представляет собой временный проектный орган, созданный для системного управления процессом разработки, внедрения и сертификации системы менеджмента качества (СМК) в соответствии с выбранным стандартом. Ее основной целью является обеспечение создания эффективной СМК, соответствующей требованиям стандарта и бизнес-целям компании, а также подготовка к успешному прохождению сертификационного аудита.
Члены группы разрабатывают документацию СМК, координируют внедрение процессов, организуют обучение и проводят внутренние аудиты. Они несут ответственность за соблюдение сроков проекта, достижение целевых показателей качества и интеграцию принципов СМК в повседневную деятельность. Группа прекращает деятельность после успешной сертификации и передачи СМК на регулярное функционирование и улучшение.
Состав группы формируется из компетентных представителей ключевых подразделений. Обязательно включаются руководитель или специалист по качеству (QMS-менеджер), представители высшего руководства (часто Председатель группы), внутренние аудиторы. Технологи и производственники отвечают за процессы. Сотрудники отдела кадров курируют обучение и компетентность.
Представитель документационной службы обеспечивает управление записями. Возглавляет группу обычно заместитель генерального директора по качеству или технический директор. Участники действуют строго в рамках утвержденного плаграфика проекта и выделенных ресурсов.
Внедрение стандартов качества
Внедрение стандартов качества представляет собой комплексный процесс создания и интеграции системы менеджмента, направленной на постоянное улучшение деятельности, повышение удовлетворенности клиентов и обеспечение стабильности процессов. Успешное внедрение ведет к повышению конкурентоспособности, снижению брака и рекламаций, оптимизации затрат и получению признанного сертификата, открывающего новые рынки.
Процедура внедрения включает несколько обязательных этапов. Принятие решения и выбор стандарта определяют стратегический курс. Анализ разрывов выявляет несоответствия текущих процессов требованиям стандарта. Разработка документации СМК (Политика, Цели, Руководство по качеству, Процедуры, Инструкции) формализует систему. Внедрение процессов на практике требует адаптации рабочих мест и привычек.
Обучение всего персонала, особенно руководителей и внутренних аудиторов, обеспечивает понимание требований. Проведение внутренних аудитов и анализ со стороны руководства оценивают эффективность и готовность к сертификации. Каждый этап требует вовлеченности руководства и ресурсов.
Роль приказа
Приказ генерального директора придает проекту высший приоритет и административный вес в организации. Он официально наделяет рабочую группу необходимыми полномочиями для принятия решений, обязательных к исполнению всеми подразделениями. Документ четко закрепляет ответственность группы за результат и выделяет требуемые ресурсы. Без официального распоряжения проект может столкнуться с саботажем, игнорированием или нехваткой времени у ключевых участников. Приказ подтверждает обязательства руководства перед стандартом.
Распоряжение устанавливает безусловный приоритет задач внедрения СМК над текущей операционной деятельностью для участников группы. Оно обязывает все без исключения подразделения предоставлять запрашиваемую информацию, выделять сотрудников для участия в аудитах, обучении и тестировании процессов, а также исполнять решения группы в установленные сроки. Приказ регламентирует порядок отчетности группы перед высшим руководством и взаимодействия с внешними консультантами или органами по сертификации.
Документ служит основанием для временного перераспределения функциональных обязанностей сотрудников. Он устраняет бюрократические препоны и обеспечивает концентрацию усилий. Приказ создает легитимную основу для трансформации.
Оформление приказа
Оформление приказа осуществляется согласно внутренним стандартам делопроизводства организации. Шапка содержит полное наименование компании, слово "ПРИКАЗ" прописными буквами, номер, дату и место издания. Заголовок точно отражает цель: "О создании рабочей группы по внедрению стандартов качества [Название стандарта, например, ISO 9001:2015]". Констатирующая часть обосновывает необходимость внедрения, ссылаясь на стратегические цели повышения конкурентоспособности, требования ключевых клиентов, необходимость снижения издержек и рисков, улучшение репутации или выход на новые рынки. Указываются ожидаемые результаты (сертификация, повышение качества продукции/услуг, рост удовлетворенности клиентов).
Распорядительная часть ("ПРИКАЗЫВАЮ:") содержит конкретные предписания. Итоговый список распоряжений будет зависеть от организации внутренних процессов на предприятии. Например, в нашем приказе будет всего три пункта.
Приказ подписывается Генеральным директором с указанием его должности и расшифровки подписи. Подпись придает документу юридическую силу и обязательность исполнения. Документ регистрируется в журнале регистрации приказов в соответствии с внутренними правилами. Регистрационный номер и дата являются ключевыми реквизитами для контроля исполнения и ссылок.
Все сотрудники, назначенные в приказе членами рабочей группы, а также руководители ВСЕХ структурных подразделений организации (поскольку СМК затрагивает все процессы) обязаны ознакомиться с приказом под личную подпись. Ознакомление оформляется на отдельном листе ознакомления, который подшивается к приказу. Копии приказа направляются в подразделения участников группы, в отдел качества/технический отдел, отдел кадров, службу ДОУ (делопроизводства) и бухгалтерию.
Бухгалтерия использует копию для начисления предусмотренных выплат участникам группы. Оригинал приказа хранится в архиве организации. Срок хранения определяется внутренними правилами, но обычно соответствует сроку действия сертификата или является постоянным. Правильное завершение процедуры обеспечивает легитимность проекта и обязательность исполнения решений группы всеми сотрудниками.
Примерный образец
