Приказ о создании рабочей группы по разработке системы KPI - это распорядительный документ руководства организации, санкционирующий формирование временного коллектива для создания системы ключевых показателей эффективности, призванной измерить прогресс в достижении стратегических и операционных целей. В рамках настоящего материала мы рассмотрим назначение группы, суть системы KPI, ключевые задачи, роль приказа и правила его оформления.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс
Скачать в КонсультантПлюсБесплатный доступ к документуОбразец приказа о создании рабочей группы по разработке системы KPI
Бланк приказа о создании рабочей группы по разработке системы KPI
Рабочая группа
Рабочая группа представляет собой временный проектный орган, созданный для разработки методологии, набора конкретных показателей, процедур сбора данных, анализа и отчетности по KPI для различных уровней управления (компания, подразделение, сотрудник). Ее основной целью является создание инструмента объективной оценки эффективности деятельности, усиления ответственности, прозрачности управления и увязки операционных результатов со стратегическими целями компании.
Члены группы несут ответственность за релевантность, измеримость, достижимость показателей и их влияние на мотивацию. Группа прекращает деятельность после успешного внедрения пилотной версии системы и передачи функций на постоянную основу.
Состав формируется из представителей ключевых заинтересованных служб. Обязательно включаются руководитель/специалист по стратегическому развитию или контроллингу (методология, связь со стратегией), руководитель HR-департамента или C&B (связь KPI с мотивацией и оценкой персонала), руководители ключевых производственных, коммерческих и функциональных подразделений (понимание специфики, определение драйверов эффективности).
Суть системы KPI
Система KPI представляет собой набор количественно измеримых показателей, отражающих степень достижения критически важных для успеха организации целей на различных уровнях. Это управленческий инструмент для перевода стратегии в конкретные измеримые задачи, фокусировки ресурсов на приоритетах, объективной оценки вклада подразделений и сотрудников, а также основы для принятия решений и стимулирования.
Эффективная система KPI основана на принципах SMART (конкретность, измеримость, достижимость, релевантность, ограниченность во времени), сбалансированности (финансовые и нефинансовые показатели, лагирующие и опережающие индикаторы) и увязке с мотивацией.
Ключевые задачи
Разработка эффективной и воспринимаемой сотрудниками системы KPI требует решения комплекса ответственных задач. Первоочередная задача – проведение анализа стратегических целей Компании и их декомпозиция на уровень дивизионов, департаментов и ключевых должностей для обеспечения согласованности действий. Выявление критических факторов успеха для каждого уровня управления и определение ограниченного набора ключевых показателей эффективности (KPI), напрямую связанных с этими КФУ и стратегическими целями, формирует ядро системы.
Разработка детальных карт KPI для каждого подразделения/должности с указанием: названия показателя, цели, формулы расчета, единицы измерения, источника данных, периодичности, владельца, целевого и пороговых значений, веса в общей оценке – обеспечивает ясность и измеримость. Установление четкой методологии расчета каждого KPI и определение ответственных за предоставление достоверных исходных данных) минимизирует споры.
Интеграция утвержденных KPI и их весов в Положение об оплате труда и/или Положение о премировании, разработка прозрачных правил расчета вознаграждения на основе достижения KPI связывают результат с мотивацией. Организация процесса регулярного (ежемесячно/квартально) сбора данных, расчета фактических значений, анализа отклонений от плана/норматива, подготовки отчетов и проведения план-факт совещаний обеспечивает управляемость. Разработка регламента периодического пересмотра (например, ежегодно) и актуализации KPI с учетом изменения стратегии и бизнес-среды поддерживает релевантность системы.
Роль приказа
Приказ Генерального директора придает разработке системы KPI статус стратегически важного проекта, подчеркивая его значение для повышения эффективности управления и достижения целей компании. Он наделяет рабочую группу необходимыми полномочиями для запроса любой информации, связанной с целями, процессами, результатами деятельности подразделений, и доступа к системам учета и отчетности. Без официального распоряжения руководители подразделений могут неохотно выделять время своим ключевым сотрудникам для участия в работе группы или предоставлять конфиденциальные данные о производительности.
Распоряжение обязывает руководителей ВСЕХ вовлеченных подразделений предоставлять рабочей группе полную и достоверную информацию, необходимую для анализа деятельности и разработки показателей, активно участвовать в обсуждениях и согласовании проектов KPI. Оно санкционирует выделение ресурсов.
Приказ устанавливает сроки выполнения этапов проекта, создавая рамки для работы, и является правовой основой для последующего внедрения разработанных KPI в систему мотивации через издание отдельных приказов или изменений в локальных нормативных актах. Документ подчеркивает обязательность участия руководителей в проекте.
Оформление приказа
Оформление приказа осуществляется в соответствии с внутренними стандартами делопроизводства. Шапка содержит полное наименование организации, слово "ПРИКАЗ" прописными буквами, номер, дату и место издания. Заголовок четко отражает цель: "О создании рабочей группы по разработке системы ключевых показателей эффективности (KPI) в [Название Компании]". Констатирующая часть содержит веское обоснование, ссылаясь на необходимость повышения управляемости, прозрачности и эффективности деятельности, усиления ориентации на достижение стратегических целей, внедрения объективной основы для оценки результатов и системы мотивации персонала. Указывается ожидаемый результат – "утверждение и внедрение системы KPI, интегрированной со стратегией и системой мотивации Компании".
Распорядительная часть ("ПРИКАЗЫВАЮ:") содержит конкретные предписания. Конкретный перечень пунктов будет зависеть от особенностей бизнес-процессов внутри организации. Так, например, в нашем примере распоряжения всего три.
Приказ подписывается Генеральным директором с указанием его должности и расшифровки подписи. Подпись придает документу обязательную силу для исполнения. Документ регистрируется в Журнале регистрации приказов согласно внутренним правилам делопроизводства.
Примерный образец
