Приказ о создании рабочей группы по работе на портале ЕГАИС - это распорядительный документ руководства организации, санкционирующий формирование временного коллектива для обеспечения полного и непрерывного соблюдения требований законодательства РФ в сфере оборота алкогольной продукции посредством Единой Государственной Автоматизированной Информационной Системы (ЕГАИС). В рамках настоящего материала мы рассмотрим назначение группы, суть работы в ЕГАИС, ключевые задачи, роль приказа и правила его оформления.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс
Скачать в КонсультантПлюсБесплатный доступ к документуОбразец приказа о создании рабочей группы по работе на портале ЕГАИС
Бланк приказа о создании рабочей группы по работе на портале ЕГАИС
Рабочая группа
Рабочая группа представляет собой временный проектный орган, созданный для управления процессом интеграции и ежедневной работы организации в ЕГАИС, обеспечения легальности всех операций с алкогольной продукцией. Ее основной целью является предотвращение приостановки или аннулирования лицензии на алкоголь, исключение значительных штрафов за нарушение Федерального закона № 171-ФЗ "О государственном регулировании...", обеспечение беспрепятственного товарооборота и корректного учета.
Члены группы отвечают за регистрацию в системе, настройку оборудования и ПО, подтверждение закупок и отгрузок, формирование деклараций, актуализацию данных в товароучетной системе, взаимодействие с ФСРАР (Росалкогольрегулирование). Они несут ответственность за своевременность операций, достоверность данных и соответствие действий установленным регламентам. Группа прекращает деятельность после стабильной и безошибочной работы всех процессов в ЕГАИС.
Суть работы на портале ЕГАИС
Работа в ЕГАИС – это комплекс обязательных процедур по фиксации каждой операции с маркированной алкогольной продукцией в государственной системе, от момента производства/импорта до розничной продажи. Это требует постоянного взаимодействия с системой через аппаратно-программные средства (УТМ, ККТ с фискальным накопителем, поддерживающим ЕГАИС), использования усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) и интеграции с товароучетной системой (чаще всего 1С).
Успешная работа обеспечивает легальность оборота, прозрачность для контролирующих органов, защиту от фальсификата и исключение административных санкций.
Ключевые задачи
Обеспечение бесперебойного и корректного функционирования в ЕГАИС требует решения комплекса взаимосвязанных задач. Первоочередная задача – проведение аудита текущих процессов оборота алкоголя на соответствие требованиям 171-ФЗ и техническим возможностям ЕГАИС. Организация регистрации организации в ЕГАИС (при необходимости), получение и актуализация УКЭП для ответственных лиц.
Обеспечение полной технологической готовности: приобретение, установка, настройка и поддержка работоспособности УТМ, совместимой ККТ с ФН, обновление товароучетной системы (1С) до версии, интегрированной с ЕГАИС. Разработка и внедрение детальных регламентов по всем операциям: приемка (сканирование марок, подтверждение в ЕГАИС), инвентаризация (ежедневное снятие остатков, сверка с 1С), отгрузка (формирование ТТН в ЕГАИС), розничная продажа (фиксация на ККТ), оформление брака/порчи/хищений, формирование и отправка деклараций в ФСРАР.
Роль приказа
Приказ Генерального директора придает проекту работы в ЕГАИС статус критически важной и обязательной инициативы, подчеркивая его прямую связь с сохранением лицензии и предотвращением крупных штрафов (до 200 000 руб. с конфискацией по КоАП ст. 14.19). Он наделяет рабочую группу необходимыми полномочиями для приоритезации задач, обязательного выделения ресурсов и соблюдения регламентов всеми сотрудниками. Без официального распоряжения обеспечение межфункциональной координации (логистика, ИТ, бухгалтерия, продажи) и выделение бюджета на оборудование/ПО часто невозможно.
Распоряжение обязывает руководителей ВСЕХ структурных подразделений, вовлеченных в оборот алкоголя (логистика/склад, ИТ, продажи, бухгалтерия/кладовые), предоставлять рабочей группе полную информацию, выделять сотрудников для обучения и работы в системе, неукоснительно исполнять утвержденные регламенты ЕГАИС. Оно санкционирует выделение целевого финансирования на закупку УТМ, ККТ, обновление ПО 1С, приобретение УКЭП, обучение. Приказ устанавливает высший приоритет задачам ЕГАИС и является основанием для внесения изменений в должностные инструкции и бизнес-процессы. Документ создает административный ресурс для оперативного решения проблем и обеспечения непрерывности легального оборота.
Оформление приказа
Оформление приказа осуществляется в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 и внутренними стандартами делопроизводства. Шапка содержит полное наименование организации, слово "ПРИКАЗ" прописными буквами, уникальный номер, дату и место издания. Заголовок четко отражает цель: "О создании Рабочей группы по организации работы [Название Организации] в Единой Государственной Автоматизированной Информационной Системе (ЕГАИС) учета алкогольной продукции". Констатирующая часть содержит веское обоснование, ссылаясь на необходимость соблюдения Федерального закона от 22.11.1995 № 171-ФЗ "О государственном регулировании производства и оборота этилового спирта...", предотвращения административной ответственности по ст. 14.19 КоАП РФ (штрафы, конфискация, приостановка лицензии), обеспечения легальности оборота алкогольной продукции и непрерывности деятельности. Указывается ожидаемый результат – "полное и безошибочное выполнение [Название Организации] требований законодательства РФ в части работы в ЕГАИС".
Распорядительная часть ("ПРИКАЗЫВАЮ:") содержит конкретные предписания:
- создать Рабочую группу по работе в ЕГАИС сроком до [Дата стабильной работы всех процессов] или "до выполнения задач по полному внедрению и корректному функционированию системы";
- утвердить персональный состав Рабочей группы (ФИО, должность, подразделение), включая Руководителя (Председателя) группы и членов группы;
- возложить на Рабочую группу ключевые задачи: обеспечение тех. готовности (УТМ, ККТ, 1С, УКЭП), разработка регламентов операций, обучение персонала, организация ежедневной работы (подтверждение, отгрузки, инвентаризация, декларации), контроль и устранение ошибок, взаимодействие с ФСРАР;
- кадровику ознакомить весь состав рабочей группы с содержанием распоряжения.
Приказ подписывается Генеральным директором с указанием должности и расшифровки подписи. Документ регистрируется в Журнале регистрации приказов.
Руководитель Рабочей группы и ВСЕ ее члены, а также руководители ВСЕХ структурных подразделений, чьи сотрудники вовлечены в оборот алкоголя (логистика/склад, ИТ, продажи, бухгалтерия/кладовые, лицензирование) ОБЯЗАНЫ ознакомиться с приказом под личную подпись в течение 3 (трех) рабочих дней. Лист ознакомления является неотъемлемой частью приказа. Копии направляются Руководителю Рабочей группы, Коммерческому директору, Руководителю отдела лицензирования, Руководителю ИТ-подразделения, Главному бухгалтеру. Оригинал хранится в архиве. Срок хранения – не менее 5 лет после завершения работы группы. Ответственный за делопроизводство обеспечивает учет исполнения.
Примерный образец
