Приказ о создании рабочей группы по подготовке к проверке надзорных органов - это распорядительный документ руководства организации, инициирующий формирование временного коллектива для комплексной организации процесса встречи контролирующих инстанций (Роспотребнадзор, Роструд, Роскомнадзор, ФНС, Пожарный надзор, РПН и др.) с целью минимизации рисков выявления нарушений и применения санкций. В рамках настоящего материала мы рассмотрим назначение группы, суть подготовки, ключевые задачи, роль приказа и правила его оформления.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс
Скачать в КонсультантПлюсБесплатный доступ к документуОбразец приказа о создании рабочей группы по подготовке к проверке надзорных органов
Бланк приказа о создании рабочей группы по подготовке к проверке надзорных органов
Рабочая группа
Рабочая группа представляет собой проектный орган, созданный для управления всеми аспектами подготовки к визиту надзорного органа. Ее основная цель – обеспечить максимальную готовность организации, документов, помещений и персонала к проверке, предупредить выявление грубых нарушений, ведущих к крупным штрафам (до 500 000 руб. и более по КоАП РФ), приостановке деятельности, дисквалификации руководителя или уголовной ответственности. Члены группы координируют сбор и анализ документов, организуют внутренний аудит, взаимодействуют с подразделениями, проводят инструктажи, контролируют устранение выявленных недостатков. Группа действует до завершения проверки и анализа ее результатов.
Состав группы формируется из представителей ключевых направлений. Обязательно включаются юрист/руководитель юридической службы (знание регламента проверок по 294-ФЗ, КоАП, защита прав), руководитель отдела кадров/HR (трудовое законодательство, кадровая документация), главный бухгалтер/финансовый директор (налоговая и бухгалтерская отчетность).
Привлекаются руководители профильных подразделений, чья деятельность будет проверяться (производство, склад, ИТ, охрана труда, экология), ответственный за пожарную безопасность и ГОЧС, специалист по качеству (при проверке Роспотребнадзора), системный администратор (доступ к электронным системам).
Возглавляет группу обычно Первый заместитель генерального директора, Исполнительный директор или сам Генеральный директор. Участники действуют на основании 294-ФЗ "О защите прав юрлиц и ИП при гос. контроле (надзоре)", профильных КоАП статей и внутренних регламентов.
Суть подготовки к проверке
Подготовка к проверке – это комплексный и срочный процесс приведения всех аспектов деятельности организации в соответствие с требованиями законодательства до момента прибытия инспекторов. Это требует мобилизации ресурсов, тщательного аудита и оперативного устранения несоответствий. Успешная подготовка позволяет встретить проверку во всеоружии, минимизировать количество замечаний и их критичность.
Разработка и реализация плана подготовки включают последовательные этапы. Определение вероятного предмета, оснований и сроков проверки на основе анализа уведомлений (если они были), отраслевых рисков, предыдущих проверок и жалоб. Проведение комплексного внутреннего аудита (чек-листы) по всем направлениям, подпадающим под контроль данного надзорного органа: кадровые документы (трудовые договоры, приказы, личные карточки, журналы инструктажей, медосмотры), бухгалтерская и налоговая отчетность (первичка, декларации, ККМ), договоры с контрагентами и потребителями, разрешительная документация (лицензии, СРО, сертификаты), пожарная безопасность (планы эвакуации, журналы, состояние путей, огнетушители), охрана труда (инструкции, СИЗ, обучение, спецоценка), экология, качество продукции (технические условия, маркировка), сайт (требования 152-ФЗ, реклама), земельные вопросы. Документирование всех выявленных в ходе аудита несоответствий и разработка плана мероприятий по их устранению с назначением ответственных и сроков.
Подготовка комплекта документов, который может быть запрошен инспекторами: их копирование, систематизация, заверение. Организация приведения в надлежащее состояние помещений, оборудования, территории (уборка, маркировка, исправность). Проведение обязательных инструктажей с руководителями и ключевыми сотрудниками о порядке взаимодействия с инспекторами, правилах дачи пояснений, требованиях к предоставлению документов, запрете на препятствование законным действиям контролеров.
Назначение сопровождающего лица(лиц) от Рабочей группы на время проверки. Разработка стратегии защиты позиции организации при выявлении нарушений.
Роль приказа
Приказ Генерального директора придает процессу подготовки статус наивысшего приоритета и обязательности для исполнения всеми подразделениями. Он наделяет Рабочую группу необходимыми полномочиями для оперативного решения задач, беспрепятственного доступа ко всей информации и объектам, обязательного исполнения ее требований и "дорожной карты" руководителями всех уровней. Без официального распоряжения обеспечить необходимую скорость и координацию между отделами (кадры, бухгалтерия, юристы, производство, ИТ, охрана труда) в сжатые сроки невозможно.
Распоряжение обязывает руководителей ВСЕХ структурных подразделений предоставлять Рабочей группе любую запрашиваемую информацию и документы в установленные сроки, выделять сотрудников для участия в аудите и инструктажах, неукоснительно исполнять мероприятия "дорожной карты" в установленные сроки. Оно санкционирует выделение необходимых ресурсов (финансовых, временных, человеческих) для устранения выявленных недостатков. Приказ является основанием для временного перераспределения обязанностей и внесения изменений в оперативные планы подразделений. Документ создает административный ресурс для преодоления бюрократических барьеров и обеспечивает личную ответственность руководителей за подготовку своих участков работы.
Оформление приказа
Оформление приказа осуществляется в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 и внутренними стандартами делопроизводства. Шапка содержит полное наименование организации, слово "ПРИКАЗ" прописными буквами, уникальный номер, дату и место издания. Заголовок: "О создании Рабочей группы по подготовке [Название Организации] к проверке надзорных органов".
Констатирующая часть содержит веское обоснование: "В целях обеспечения готовности [Название Организации] к возможным плановым и внеплановым проверкам контролирующих органов (Роструд, Роспотребнадзор, ФНС России, Госпожнадзор и др.), минимизации рисков выявления нарушений обязательных требований законодательства Российской Федерации, предотвращения наложения административных штрафов, приостановки деятельности и иных санкций со стороны надзорных органов".
Распорядительная часть ("ПРИКАЗЫВАЮ:") содержит конкретные предписания. Например, в нашем случае таких приказа будет всего три: о создании рабочей группы, постановке перед ней задач и обязательство по ознакомлению участников с содержанием приказа.
Приказ подписывается Генеральным директором с указанием должности и расшифровки подписи. Документ регистрируется в Журнале регистрации приказов.
Руководитель Рабочей группы, ВСЕ ее члены, а также руководители ВСЕХ структурных подразделений ОБЯЗАНЫ ознакомиться с приказом и его приложениями под личную подпись в течение 1 (одного) рабочего дня с момента издания. Лист ознакомления является неотъемлемой частью приказа. Копии приказа с приложениями направляются Руководителю Рабочей группы, Руководителю юридической службы, Руководителю службы персонала, Главному бухгалтеру. Оригинал хранится в делах Генерального директора. Срок хранения – не менее 5 лет. Ответственный за делопроизводство обеспечивает учет ознакомления и исполнения.
Примерный образец
