Приказ о создании рабочей группы по контролю и координации реализации проекта — это официальный распорядительный документ, издаваемый руководством организации. В рамках настоящего материала мы рассмотрим ключевые аспекты такого приказа, его содержание, значение для успешной реализации проекта и практические рекомендации по его разработке. Понимание природы этого документа критически важно для эффективной организации проектной деятельности внутри компании.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс
Скачать в КонсультантПлюсБесплатный доступ к документуОбразец приказа о создании рабочей группы по контролю и координации реализации проекта
Бланк приказа о создании рабочей группы по контролю и координации реализации проекта
Рабочая группа
Рабочая группа на предприятии представляет собой специально сформированное временное объединение сотрудников из разных подразделений. Она создается исключительно для решения конкретной задачи или достижения определенной цели в рамках проекта, имеющей ограниченный срок реализации.
Чем занимается такая группа? Ее деятельность сосредоточена на практической реализации проекта: планировании этапов, оперативном контроле за ходом работ, выявлении и решении возникающих проблем, обеспечении взаимодействия между участниками. Основная миссия — обеспечить достижение проектных целей в установленные сроки и в рамках выделенных ресурсов.
Задачи группы
Ключевые функции включают непрерывный мониторинг соблюдения графика, расходования бюджетных средств и соответствия результатов требуемым качественным параметрам. Группа проводит анализ потенциальных и возникших рисков, оперативно разрабатывает и реализует меры по их минимизации или устранению.
Она также готовит регулярные аналитические отчеты о текущем состоянии проекта для руководства компании, обеспечивая прозрачность и обоснованность управленческих решений. Работа группы носит прикладной характер и фокусируется на преодолении реальных препятствий для достижения результата.
Координация проекта
Координация реализации проекта — это комплексный процесс управления взаимосвязанными действиями всех участников и используемыми ресурсами. Она направлена на обеспечение слаженности и синхронности усилий различных служб, подразделений и отдельных исполнителей, задействованных в проекте.
Этот процесс включает в себя минимизацию дублирования функций, предотвращение и разрешение конфликтов интересов, обеспечение своевременного обмена актуальной информацией. Координация представляет собой непрерывный цикл согласования сроков выполнения задач, промежуточных и итоговых результатов между всеми вовлеченными сторонами.
Состав группы
Кто должен войти в рабочую группу? Обязательным участником является руководитель проекта — лицо, несущее персональную ответственность за достижение поставленных целей в полном объеме. Он выступает связующим звеном между группой, заказчиком и высшим руководством компании.
В состав также включаются полномочные представители всех ключевых подразделений, чья работа напрямую затрагивается проектом или чьи ресурсы задействованы. Конкретный состав (технологи, инженеры, финансисты, снабженцы, маркетологи, юристы) определяется спецификой задач проекта и требуемым набором компетенций для их решения.
Подбор участников
Выбор конкретных сотрудников основывается на их профессиональной экспертизе, опыте решения схожих задач и наличии необходимых знаний. Крайне важно включить в группу сотрудников, обладающих реальными полномочиями принимать решения в рамках своей зоны ответственности без постоянных дополнительных согласований.
В сложных или высокотехнологичных проектах может быть целесообразно привлечение внешних консультантов или экспертов для восполнения недостающих компетенций внутри компании.
Размер группы должен быть оптимальным — достаточно большим для охвата всех аспектов, но не чрезмерным, чтобы сохранить управляемость и оперативность работы.
Вознаграждение участникам
Полагается ли участникам рабочей группы дополнительное вознаграждение за такую работу? Нет, законодательство не устанавливает автоматической обязанности работодателя выплачивать доплату за участие во временных проектных группах. Этот вопрос полностью регулируется внутренними нормативными актами компании и трудовыми договорами.
Решение о наличии и форме дополнительного материального стимулирования принимается руководством организации исходя из сложности проекта, длительности участия сотрудника, объема дополнительной нагрузки и общей кадровой политики. Доплата является распространенной, но не универсальной практикой.
Инструкция по оформлению приказа
Оформление приказа должно строго соответствовать правилам делопроизводства, действующим в организации, и стандартам для внутренних распорядительных документов. Общая структура приказа включает несколько обязательных смысловых блоков и реквизитов.
Начинается документ с так называемой "шапки": полного официального наименования организации в соответствии с учредительными документами. Сразу под ним, по центру, пишется слово "ПРИКАЗ" заглавными буквами. Далее указываются уникальный регистрационный номер, дата подписания и место (город) составления документа.
Заголовок приказа располагается ниже "шапки" и должен кратко, но информативно отражать суть распоряжения, например: "О создании рабочей группы по контролю и координации реализации проекта "Название проекта"". Заголовок позволяет быстро идентифицировать документ.
Регистрационный номер и дата подписания являются обязательными реквизитами для учета, контроля исполнения и последующего поиска документа в архиве. Место составления (населенный пункт) придает документу юридическую силу и может иметь значение при рассмотрении споров.
Эта часть, часто начинающаяся со слова "В связи...", содержит обоснование необходимости издания приказа. Здесь указываются фактические причины создания группы: стратегические цели компании, решение совета директоров, плановое задание, выявленная проблема или внешние требования.
Формулируются конкретные задачи, возлагаемые на группу, и ожидаемый конечный результат ее деятельности. Четкое и логичное обоснование важно для понимания всеми сотрудниками цели создания группы и важности ее работы для организации.
Распорядительная часть начинается с нового абзаца словом "ПРИКАЗЫВАЮ:", написанного заглавными буквами. Эта часть содержит пронумерованные пункты с конкретными предписаниями и указаниями, обязательными для исполнения.
Приказ завершается подписью руководителя организации — лица, обладающего правом издания таких распоряжений. Подпись должна включать указание должности подписывающего, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилию).
Все сотрудники, упомянутые в приказе (члены группы, ответственные за обеспечение и контроль), обязаны быть с ним ознакомлены под личную подпись. Факт ознакомления фиксируется либо непосредственно на самом документе (если позволяет место), либо на отдельном листе ознакомления, который является неотъемлемой частью приказа.
Примерный образец
