Приказ о создании рабочей группы для внедрения единой системы электронного документооборота

Приказ о создании рабочей группы по внедрению единой системы электронного документооборота (СЭД) — это фундаментальный распорядительный документ, издаваемый первым лицом организации (Генеральным директором, Директором). Его цель — юридически оформить создание временного проектного органа, наделенного полномочиями и ответственностью за полный цикл внедрения СЭД.

Состав группы, полномочия и зоны ответственности

Формирование эффективного состава рабочей группы — критический фактор успеха проекта внедрения СЭД.

Ключевые участники:

Руководитель группы: Назначается из числа топ-менеджмента (например, Зам. Генерального директора по ИТ, Директор по развитию, Руководитель проектного офиса). Обладает достаточными полномочиями для принятия стратегических решений и разрешения межфункциональных конфликтов. Несет персональную ответственность за результат проекта в целом.

Представители ИТ-департамента: системные архитекторы, администраторы баз данных, сетевые инженеры. Отвечают за техническую инфраструктуру, установку и настройку СЭД, интеграцию, безопасность, производительность, резервное копирование.

Ключевые бизнес-пользователи: руководители или ведущие специалисты отделов делопроизводства, канцелярии, юридического, кадровой службы, бухгалтерии, договорного отдела, службы ДОУ. Предоставляют требования к функционалу СЭД, участвуют в разработке регламентов и маршрутов согласования, тестируют систему.

Юрист: обеспечивает соответствие регламентов СЭД действующему законодательству (в т.ч. по ЭЦП, срокам хранения, ПДн), проверяет юридическую значимость электронных документов.

Представитель службы безопасности: оценивает риски утечки информации, участвует в настройке разграничения прав доступа, контролирует соответствие системы требованиям ИБ.

Внешние консультанты (при необходимости): эксперты по внедрению конкретной СЭД или методологии управления проектами.

Полномочия группы, делегируемые приказом, должны быть максимально четкими:

• право запрашивать и получать любую информацию, необходимую для проекта, от всех подразделений;
• право принимать решения в рамках утвержденного бюджета и графика проекта по техническим и организационным вопросам внедрения;
• право требовать от руководителей подразделений выделения сотрудников для работы в проекте (участие в интервью, тестировании, обучении);
• право приостанавливать работы на этапе, если выявлены критические риски или несоответствия.

Ответственность: руководитель группы — за достижение целей проекта в срок, в рамках бюджета и с требуемым качеством; члены группы — за выполнение задач в своей зоне экспертизы (ИТ, бизнес-процессы, безопасность, право). Приказ должен подчеркнуть, что участие в группе является приоритетной задачей для ее членов.

Вознаграждение, ресурсы и этапы проекта

Внедрение СЭД — сложный и длительный проект (часто 6-18 месяцев), требующий значительных временных затрат участников группы. Материальное стимулирование: хотя законодательно не обязательно, крайне рекомендуется предусмотреть в приказе форму компенсации за повышенную нагрузку. Это может быть ежемесячная проектная надбавка к окладу на период активного участия (размер зависит от вовлеченности и роли) или значительная разовая премия по факту успешного запуска СЭД в промышленную эксплуатацию.

Немонетарная мотивация: Обязательный учет вклада в KPI, приоритет при рассмотрении на повышение, публичное признание заслуг (благодарности, награды), возможность профессионального роста и получения уникального опыта. Обучение членов группы работе с выбранной СЭД и проектными методиками также является важной формой инвестирования в их компетенции.

Инструкция по оформлению приказа

Оформление должно соответствовать стандартам делопроизводства. Структура и содержание:

Шапка: полное наименование организации. "ПРИКАЗ" (прописными). Рег. номер. Дата подписания. Город.

Заголовок: точно отражает суть: "О создании рабочей группы по внедрению единой системы электронного документооборота (СЭД) в [Название организации]".

Констатирующая часть: обоснование: "В целях повышения эффективности управления документами, снижения транзакционных издержек, обеспечения юридической значимости документооборота и соответствия требованиям законодательства...". Конкретные задачи группы: провести анализ, выбрать СЭД, разработать регламенты, обеспечить интеграцию и миграцию данных, организовать обучение, осуществить внедрение и запуск.

Распорядительная часть ("ПРИКАЗЫВАЮ:"):

Создать группу: "Создать с [Дата] Рабочую группу по внедрению единой системы электронного документооборота (СЭД). Срок окончания деятельности Группы – [Дата/или "до завершения проекта внедрения СЭД и подписания Акта о вводе в промышленную эксплуатацию"]."

Утвердить состав: "Утвердить состав Рабочей группы.

Установить задачи: "Возложить на Рабочую группу следующие задачи: …».

Контроль и отчетность: "Возложить контроль за исполнением настоящего приказа на [Должность, ФИО].

Подпись: Генеральный директор [Наименование организации] / [Личная подпись] / [И.О. Фамилия].

Примерный образец