Приказ о создании отдела закупок – это документ, который представляет собой фундаментальное распоряжение руководителя организации, направленное на формализацию и легализацию нового структурного подразделения, ответственного за осуществление закупочной деятельности.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс
Скачать в КонсультантПлюсБесплатный доступ к документуНеобходимость централизации закупочных функций
Решение о создании специализированного отдела закупок обычно созревает в ответ на ряд системных проблем, возникающих при децентрализованной модели, когда закупки осуществляют сами подразделения-потребители (так называемая "ведомственная" модель). Централизация же позволяет достичь синергетического эффекта за счет концентрации компетенций, внедрения единых стандартов и регламентов (которые как раз и будут формализованы в последующем Положении о закупках или Положении об отделе), обеспечения прозрачности всех этапов закупочного цикла – от планирования и обоснования до приемки и оплаты, – а также создания системы действенного внутреннего контроля.
Таким образом, приказ о создании отдела знаменует переход на качественно новый уровень управления ресурсами организации.
Установление зон ответственности и подчиненности
Приказ четко определяет, кто несет ответственность за работу нового подразделения. Руководство отделом в обязательном порядке возлагается на конкретное должностное лицо – начальника отдела закупок. Именно он несет персональную ответственность (дисциплинарную, административную, а в исключительных случаях – даже уголовную) за организацию работы отдела, достижение поставленных перед ним целей (экономия средств, соблюдение сроков, минимизация рисков), а главное – за соответствие проводимых отделом закупочных процедур требованиям законодательства РФ и внутренним регламентам организации.
Сотрудники отдела находятся в прямом функциональном и административном подчинении у своего начальника, исполняя его распоряжения в рамках их должностных обязанностей. При этом важно понимать, что организация как юридическое лицо несет солидарную ответственность за все действия (и бездействие) своего работника – начальника отдела закупок – и его подчиненных перед контрагентами и государственными органами.
Нарушения, допущенные отделом, могут повлечь для организации значительные финансовые потери (штрафы, взыскание убытков, отмена закупок), репутационный ущерб и включение в реестры недобросовестных поставщиков (РНП).
Роль приказа
Именно подписанный руководителем организации (Генеральным директором, Директором, Президентом – в зависимости от организационно-правовой формы) приказ является тем единственным юридическим основанием, которое придает законность самому факту существования отдела закупок как части структуры компании. Без этого документа любые попытки сформировать отдел де-юре остаются лишь проектом или инициативой. Приказ – это основание для кадровых приказов (о назначении, переводе), для финансирования отдела (зарплата, оборудование, софт), для наделения его полномочиями и функциями.
Только подпись первого лица компании придает распоряжению необходимую юридическую силу и обязательность исполнения для всех без исключения сотрудников организации. Приказ фиксирует точную, не подлежащую двойному толкованию дату начала операционной деятельности отдела, с которой и начинают течь все связанные с его работой права и обязанности. Издание приказа – это акт принятия на себя руководителем стратегической ответственности за переход на централизованную модель управления закупками.
Инструкция по оформлению приказа
Составление приказа требует скрупулезного подхода и строгого соблюдения правил делопроизводства, так как это документ прямого действия, имеющий долгосрочные последствия.
Формальные реквизиты:
Бланк/Реквизиты: Используйте фирменный бланк организации. Если его нет, обязательно укажите в верхней части полные реквизиты: полное и сокращенное наименование организации (как в Уставе), организационно-правовую форму (ООО, АО, ГУП и т.д.), юридический адрес, ИНН, КПП, ОГРН.
Название документа: "ПРИКАЗ" (пишется прописными буквами по центру).
Регистрационные данные: Дата составления (день подписания руководителем), уникальный регистрационный номер по журналу регистрации приказов по основной деятельности.
Констатирующая (преамбульная) часть: Здесь необходимо обосновать причины и цели создания отдела. Укажите на необходимость:
Оптимизации закупочной деятельности.
- централизации функций закупок для повышения эффективности расходования средств;
- обеспечения строгого соблюдения требований законодательства РФ о контрактной системе (44-ФЗ) или о закупках отдельными видами юридических лиц (223-ФЗ);
- повышения прозрачности и управляемости процессов закупок.
Распорядительная часть: Начинается с ключевого слова "ПРИКАЗЫВАЮ:", написанного прописными буквами с новой строки. Далее следуют конкретные поручения, пронумерованные арабскими цифрами с точкой:
Подпись: после текста приказа ставится подпись руководителя организации (Генерального директора) с обязательной расшифровкой (инициалы, фамилия).
Визы согласования: по подписания руководителем приказ должен быть согласован со всеми заинтересованными лицами и службами:
- юридической службой (проверка на соответствие законодательству и Уставу);
- финансово-экономической службой или бухгалтерией (оценка финансовых последствий, ФОТ);
- отделом кадров (кадровые аспекты, должности);
- руководителями подразделений, которых касается перераспределение функций;
- Куратором (Заместителем Генерального директора).
Лист ознакомления: оформляется как отдельный приложенный лист, где перечислены все сотрудники, упомянутые в пункте 8 приказа, и где они ставят свою подпись и дату ознакомления.
Примерный образец
Скачать документы: