Приказ о создании комиссии по уничтожению печати – это распорядительный документ, в соответствии с которым руководитель организации может принять решение о формировании рабочей группы для уничтожения фирменного штампа. Сегодня мы разберемся в роли печати в деятельности компании, расскажем, зачем и в каких случаях заходит речь об уничтожении, как оформить распоряжение.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс
Скачать в КонсультантПлюсБесплатный доступ к документуПечать на предприятии
Печать организации — это официальный реквизит, подтверждающий подлинность документов (договоров, актов, доверенностей и т.д.). Она выполняет функцию юридического удостоверения воли организации, а её оттиск приравнивается к подписи руководителя.
Печать используется для заверения финансовых, кадровых и иных документов, требующих особой достоверности.
Уничтожение печати
Уничтожение печати требуется в случаях, когда она утратила актуальность: при переименовании или ликвидации организации, изменении её реквизитов, утере, износе или замене на новую. Процедура уничтожения проводится для предотвращения несанкционированного использования печати, которое может привести к мошенничеству или юридическим конфликтам.
Комиссия создается для соблюдения формальностей: она гарантирует прозрачность процесса, фиксирует факт уничтожения и подтверждает, что печать более не существует.
Использование недействительной печати может повлечь гражданско-правовые последствия. Например, если документ, подписанный такой печатью, был использован для заключения договора, сделка может быть признана недействительной по ст. 168 ГК РФ. Это приведёт к возврату сторон в первоначальное положение и возмещению убытков, если они были причинены.
Таким образом, использование недействительной печати — это серьёзное нарушение, которое может повлечь уголовную, административную или гражданскую ответственность. Чтобы избежать проблем, важно своевременно обновлять печати, утилизировать старые и контролировать их использование.
Роль приказа
Роль приказа директора в процедуре является ключевой. Руководитель издает распоряжение, в котором утверждается состав комиссии, сроки её работы и порядок уничтожения печати. В приказе указываются лица, ответственные за физическое уничтожение (например, измельчение, оплавление), и документирование процесса.
Без приказа действия комиссии не имеют юридической силы, а уничтожение печати может быть оспорено.
Процедура основывается на следующих нормативных актах:
- Гражданский кодекс РФ (ст. 185) — регулирует использование печати при заверении доверенностей;
- Федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» — требует документального оформления операций с активами организации;
- локальные акты организации (например, положение о печатях) — устанавливают внутренние правила их учета и уничтожения.
По итогам работы комиссия составляет отчет (акт) об уничтожении печати. В документе указываются:
- дата и место уничтожения;
- состав комиссии;
- способ уничтожения (например, «путем механического повреждения»);
- подписи всех членов комиссии.
Акт подшивается в номенклатуру дел организации и хранится в архиве как подтверждение законности процедуры.
Бонусы для членов комиссии
Участие в комиссии по уничтожению печати, как правило, не предусматривает специальных бонусов для её членов. Это обязанность, входящая в трудовые функции сотрудников (например, юриста, бухгалтера, руководителя подразделения). Однако организация вправе предусмотреть в локальных актах поощрения за выполнение дополнительных задач, например, премии или благодарности, если это не противоречит трудовому законодательству.
Таким образом, процедура уничтожения печати — это формализованный процесс, направленный на защиту интересов организации. Он требует строгого соблюдения законодательства, четкого документирования и участия уполномоченных лиц. Грамотное проведение процедуры минимизирует риски мошенничества и юридических споров, связанных с использованием устаревших или утраченных печатей.
Разбираемся, как оформить приказ
Структурно приказ директора состоит из следующих структурных элементов: шапки, преамбулы, основной части, подписи директора и ознакомительного листа, в котором все причастные работники расписываются за то, что информация до них доведена в полном объеме. Каждый элемент оформляется по-своему.
Первым делом нам следует обратить внимание на шапку. Здесь указывается название компании, в которой принимается решение, а также наименование распоряжения, его уникальный номер, дата издания.
Следом принимаемся за оформление преамбулы. В этой части потребуется оставить ссылку на нормативный акт, который и стал поводом для принятия соответствующего решения.
Следующим шагом руководитель объявляет о создании комиссии по уничтожению печати организации, раздает подчинённым соответствующие распоряжения, возлагает ответственность за исполнение приказа, а также человека, который будет осуществлять контроль. В частности, начальники отделов должны будут подготовить план развития организации, чтобы наладить её экономическое положение на рынке. Чаще всего контроль директор оставляет за собой.
В завершение работы с документом начальник расписывается, передает приказ кадровику на издание, ознакомление и последующее хранение. Сам распорядительный документ должен храниться в накопителе в течение, как минимум, пяти лет.
Примерный образец
