Приказ о создании комиссии по уничтожению бланков строгой отчётности (БСО) — это организационно-распорядительный документ, регламентирующий порядок вывода из оборота и ликвидации учётных форм. В рамках настоящего материала мы рассмотрим нормативные требования, практические аспекты и правовые последствия процедуры уничтожения БСО.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс
Скачать в КонсультантПлюсБесплатный доступ к документуПонятие и регламентация обращения с БСО
Бланки строгой отчётности представляют собой документированные формы, заменяющие кассовые чеки при расчётах с населением и подлежащие особому контролю. Современные требования предусматривают использование либо защищённых полиграфических бланков с обязательными реквизитами (серия, номер, подпись ответственного лица), либо электронных аналогов, соответствующих стандартам ФНС. Все операции с БСО фиксируются в пронумерованных и прошнурованных журналах учёта, которые хранятся в сейфах или металлических шкафах с ограниченным доступом.
Особое внимание уделяется защите от подделки и регулярным инвентаризациям (не реже 1 раза в квартал) для выявления недостач. Персональная ответственность за сохранность бланков закрепляется приказом руководителя за конкретными сотрудниками.
Основания и методы уничтожения БСО
Основными причинами для ликвидации бланков служат: истечение срока действия (обычно 5 лет), механическое повреждение, изменение реквизитов организации или прекращение вида деятельности. Практикуются два основных способа уничтожения: механическое измельчение с использованием шредеров (для бумажных носителей) и гарантированное удаление данных (для электронных форм). В отдельных случаях допускается сжигание в присутствии комиссии с обязательной фиксацией процесса.
Особые требования предъявляются к уничтожению бланков, содержащих персональные данные — необходимо обеспечить невозможность восстановления информации. Для подтверждения ликвидации составляется акт с указанием способа уничтожения, перечня номеров и подписей всех членов комиссии.
Роль распорядительного документа в процедуре
Приказ руководителя служит правовым основанием для создания комиссии и определяет её полномочия по контролю за уничтожением БСО. В документе конкретизируются: персональный состав комиссии (не менее 3 человек), перечень подлежащих ликвидации бланков, выбранный метод уничтожения и сроки выполнения работ. Приказом утверждаются формы актов и порядок отражения операции в бухгалтерском учёте.
Особое значение имеет указание на необходимость видеофиксации процесса при уничтожении крупных партий бланков или содержащих конфиденциальную информацию. Наличие правильно оформленного приказа обязательно для подтверждения законности процедуры при налоговых проверках и защите интересов организации в спорных ситуациях.
Нормативная база процедуры уничтожения
Правовые основы регулируются Постановлением Правительства РФ №359 "О порядке осуществления наличных денежных расчётов" и Федеральным законом №54-ФЗ "О применении ККТ". Требования к уничтожению документов содержатся в Приказе Минкультуры №558 (Перечень типовых документов). Особое внимание уделяется соблюдению Федерального закона №152-ФЗ "О персональных данных" при ликвидации бланков, содержащих конфиденциальную информацию.
Для отдельных сфер деятельности (медицина, финансы, транспорт) действуют ведомственные нормативы, ужесточающие процедуру уничтожения. Локальные акты организации должны дублировать эти требования, конкретизируя порядок работы с БСО с учётом специфики предприятия.
Практические аспекты работы комиссии
Деятельность комиссии начинается с инвентаризации и подготовки акта на списание, где фиксируются номера всех подлежащих уничтожению бланков. Перед ликвидацией проводится сверка с журналами учёта для исключения возможности уничтожения действующих форм. Особое внимание уделяется подготовке места для уничтожения — оборудованные площадки с соблюдением правил противопожарной безопасности.
Все этапы процесса документируются: от фотографирования целостности бланков перед уничтожением до фиксации полученного шредератома или пепла. В завершении составляется итоговый акт с указанием способа, даты, времени уничтожения и подписями всех членов комиссии, который подшивается к документам строгой отчётности.
Ответственность за нарушения процедуры
Ненадлежащее уничтожение БСО может повлечь административную ответственность по статье 15.1 КоАП РФ с наложением штрафа до 50 тыс. рублей для юридических лиц. Особо строго карается формальное списание без фактического уничтожения, создающее риск повторного использования бланков. В случае утраты конфиденциальных данных возможно привлечение к ответственности по статье 13.11 КоАП РФ (нарушение защиты персональных данных).
Для членов комиссии предусмотрена дисциплинарная и материальная ответственность за нарушения, допущенные в процессе уничтожения. Регулярные проверки исполнения приказа помогают минимизировать риски и поддерживать надлежащий уровень документооборота.
Разбираемся, как составить приказ
Структурно приказ директора состоит из следующих структурных элементов: шапки, преамбулы, основной части, подписи директора и ознакомительного листа, в котором все причастные работники расписываются за то, что информация до них доведена в полном объеме. Каждый отдельно взятый элемент оформляется по-своему.
Первым делом нам следует обратить внимание на шапку. Здесь указывается название компании, в которой принимается решение, а также наименование распоряжения, его уникальный номер, дата издания. Подобного набора реквизитов окажется вполне достаточно, чтобы посчитать шапку распоряжения оформленной максимально корректно.
Следом принимаемся за оформление преамбулы. В этой части потребуется оставить ссылку на нормативный акт, который и стал поводом для принятия соответствующего решения.
Следующим шагом руководитель объявляет о создании комиссии по уничтожению БСО. Ссылка на нормативную базу обязательна. Также необходимо решить вопрос о том, кто их работников будет следить за исполнением распоряжения. Чаще всего контроль за исполнением распоряжения директор оставляет за собой.
В завершение работы с документом начальник расписывается, передает приказ кадровику на издание, ознакомление и последующее хранение. Сам распорядительный документ должен храниться в накопителе в течение, как минимум, пяти лет.
Примерный образец
