Приказ о создании комиссии по списанию остатков ГСМ – это официальное распоряжение руководителя организации, санкционирующее формирование группы специалистов для законного оформления снятия с учета остатков горюче-смазочных материалов (бензина, дизельного топлива, масел и пр.). В рамках настоящего материала мы рассмотрим ключевые аспекты работы такой комиссии, ее состав, задачи, юридическую значимость приказа и правила его корректного составления.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс
Скачать в КонсультантПлюсБесплатный доступ к документуНеобходимость комиссии
Создание комиссии по списанию остатков ГСМ является обязательным требованием для обеспечения законности и обоснованности данной хозяйственной операции. Она выступает инструментом внутреннего контроля, предотвращающим необоснованные потери материальных ценностей организации. Комиссия гарантирует объективную оценку фактического наличия остатков и причин их списания.
Основными причинами списания ГСМ обычно выступают естественная убыль при испарении или розливе, технологические потери при перекачке между емкостями. Другими частыми причинами являются порча вследствие нарушения правил хранения или загрязнения, а также истечение установленных сроков годности материалов. Комиссия обязана документально подтвердить эти факты, точно установить списываемые объемы и выявить виновных лиц при наличии ущерба. Это критически важно для целей бухгалтерского и налогового учета, а также сохранности активов.
Оптимальный состав комиссии
Состав комиссии должен быть сбалансированным и включать сотрудников, обладающих необходимой компетенцией и независимостью суждений. Обязательным является включение материально ответственного лица, в ведении которого находятся списываемые ГСМ на конкретном складе или участке. Представитель бухгалтерии необходим для контроля правильности документального оформления всех операций списания.
Кроме того, в комиссию включаются технические специалисты: инженеры, механики, технологи, способные профессионально оценить состояние ГСМ и причины потерь. Для повышения объективности целесообразно привлечь представителя службы внутреннего аудита или экономической безопасности. Председателем комиссии, как правило, назначается руководитель соответствующего структурного подразделения или главный инженер предприятия.
Порядок работы комиссии
Работа комиссии начинается с непосредственного осмотра и точного замера остатков ГСМ, подлежащих списанию. Члены комиссии обязаны лично провести контрольные замеры уровня топлива в резервуарах с помощью метрологически поверенного оборудования. Они должны тщательно взвесить тару со смазочными материалами и сверить фактические остатки с данными складского учета.
Далее комиссия проводит детальный анализ обстоятельств и причин, обусловивших необходимость списания данных материальных ценностей. Запрашиваются письменные объяснения от материально ответственных и иных причастных лиц. Изучаются первичные документы: журналы учета движения ГСМ, акты замера остатков, данные о сроках годности и условиях хранения. На основании проведенного осмотра и анализа комиссия составляет сводный акт списания по унифицированной форме МХ-15 или форме, утвержденной локальным актом организации. В акте четко фиксируются выявленные факты, объемы списания, причины и ответственные лица.
Юридическая роль приказа
Изданный руководителем приказ о создании комиссии служит единственным законным основанием для начала ее деятельности. Этот документ придает комиссии необходимые полномочия и официальный статус внутри организации. Без надлежаще оформленного приказа любые действия комиссии и составленный ею акт списания могут быть признаны недействительными.
Приказ четко определяет персональный состав комиссии, назначает ее председателя и утверждает сроки проведения проверки. Он устанавливает конкретный перечень ГСМ, мест их хранения или подразделений, охватываемых проверкой. Ознакомление всех членов комиссии и материально ответственных лиц с приказом под подпись является обязательной процедурой. Приказ служит основным доказательством соблюдения установленного порядка списания при налоговых и иных проверках.
Инструкция по оформлению приказа
Оформление приказа начинается с указания полного наименования организации согласно учредительным документам и обязательных реквизитов. Обязательно указывается дата издания приказа и место его составления. Заголовок приказа должен максимально точно отражать его содержание, например: "О создании комиссии по списанию остатков ГСМ на складе №1".
В констатирующей части приказа кратко излагаются основания для его издания. Указывается причина списания: естественная убыль, технологические потери, порча, истечение срока годности. Ссылаются на конкретные документы-основания: акт инвентаризации, докладную записку кладовщика, заключение о непригодности. Обязательно упоминаются нормы закона или локальных актов, регламентирующих порядок списания.
Распорядительная часть приказа содержит несколько ключевых пунктов.
Первый пункт создает комиссию с указанием ФИО, должностей председателя и всех членов. Второй пункт ставит перед комиссией конкретные задачи: провести осмотр и замер остатков ГСМ; установить причины и точные объемы списания; определить наличие виновных лиц; составить акт списания по форме МХ-15. Здесь же устанавливается строгий срок выполнения этих задач. Третий пункт назначает ответственных за обеспечение работы комиссии и за ознакомление участников процесса с приказом.
Приказ подписывается руководителем организации, регистрируется в журнале учета приказов и хранится в соответствии с номенклатурой дел.
Примерный образец
