Приказ о создании комиссии по поступлению и выбытию нефинансовых активов – это ключевой распорядительный документ руководителя организации (бюджетной, казенной, автономной, коммерческой), который санкционирует формирование постоянной рабочей группы для законного оформления операций с основными средствами, нематериальными активами, непроизведенными активами, материальными запасами. В рамках настоящего материала мы рассмотрим назначение такой комиссии, ее обязательный состав, универсальный порядок работы на всех этапах жизненного цикла активов, юридическую значимость приказа и правила его корректного оформления.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс
Скачать в КонсультантПлюсБесплатный доступ к документуОбразец приказа о создании комиссии по поступлению и выбытию нефинансовых активов
Бланк приказа о создании комиссии по поступлению и выбытию нефинансовых активов
Назначение и важность комиссии
Создание постоянной комиссии по поступлению и выбытию нефинансовых активов (НФА) является обязательным требованием для обеспечения законности операций приема, внутреннего перемещения, реконструкции, модернизации и списания имущества. Эта комиссия выступает основным инструментом внутреннего финансового контроля, предотвращающим хищения, бесхозяйственность и искажение данных бухгалтерского учета. Она гарантирует документальное подтверждение фактического состояния, количества и стоимости активов на всех этапах.
Основные задачи комиссии включают приемку вновь поступивших активов (оборудования, техники, мебели, зданий, лицензий), их оприходование на баланс с составлением акта формы ОС-1 (для ОС) или М-4 (для МПЗ). Не менее важна функция контроля за выбытием активов: комиссия устанавливает непригодность к дальнейшему использованию, определяет причины списания (физический/моральный износ, порча, авария), оценивает возможность продажи или утилизации, оформляет акты списания по формам ОС-4, МБ-8 или М-29. Без актов комиссии бухгалтерия не вправе отразить операции в учете.
Постоянный состав и полномочия
Состав комиссии утверждается приказом на длительный срок (обычно один год) и должен включать представителей ключевых подразделений для обеспечения объективности. Обязательными членами являются представитель бухгалтерии (главный бухгалтер или его заместитель) для контроля соответствия первичных документов и учета. Включаются технические специалисты (главный инженер, начальник ИТ-отдела, главный механик) для профессиональной оценки состояния активов.
Также в комиссию входят материально ответственные лица (МОЛ), в чьем ведении находятся конкретные активы или склады, и представитель административно-хозяйственной службы (начальник АХО, завхоз). Для усиления контрольной функции целесообразно включить представителя службы внутреннего аудита или экономической безопасности. Председателем назначается заместитель руководителя по экономике, административным вопросам или главный инженер. Комиссия имеет право требовать любые документы, организовывать осмотры, привлекать экспертов.
Универсальный порядок работы
Работа комиссии при поступлении НФА начинается с обязательного физического осмотра прибывшего имущества на предмет соответствия сопроводительным документам (накладная ТОРГ-12, счет-фактура, договор) и техническим характеристикам. Комиссия проверяет комплектность, отсутствие дефектов, работоспособность, проводит при необходимости пробный запуск оборудования. На основании осмотра оформляется Акт о приеме-передаче объекта ОС (ОС-1) или Акт о приемке материалов (М-4), где фиксируются выявленные недостатки или соответствие.
При выбытии НФА комиссия проводит детальный осмотр актива для установления причин списания и возможности дальнейшего использования. Она определяет наличие виновных лиц в случае порчи или недостачи, оценивает рыночную стоимость остатков пригодных к продаже комплектующих или материалов, подлежащих оприходованию. Комиссия составляет Акт о списании объекта ОС (ОС-4) или Акт на списание малоценных предметов (МБ-8), где указывает причины, состояние, результат решения (утилизация, продажа, передача). Акт утверждается руководителем и служит основанием для бухгалтерских записей.
Юридическая роль и обязательность приказа
Изданный приказ о создании комиссии является единственным законным основанием для легитимной деятельности группы по приему и списанию НФА. Этот документ придает комиссии официальный статус и властные полномочия в рамках организации. Без надлежаще оформленного и зарегистрированного приказа все составленные комиссией акты приемки и списания будут считаться недействительными.
Приказ четко фиксирует персональный состав комиссии на определенный срок, назначает председателя, определяет зону ответственности (все НФА или определенные виды/подразделения). Он устанавливает порядок работы и взаимодействия с другими службами. Ознакомление всех членов комиссии и материально ответственных лиц с приказом под подпись является обязательной процедурой. Приказ служит основным доказательством соблюдения установленного порядка операций с активами при проверках ФНС, Счетной палаты, аудиторов.
Инструкция по оформлению приказа
Оформление приказа начинается с указания полного наименования организации согласно Уставу, даты и места издания. Заголовок: "О создании постоянно действующей комиссии по поступлению и выбытию нефинансовых активов". В констатирующей части указываются основания: необходимость соблюдения требований Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", Федеральных стандартов бухгалтерского учета (ФСБУ 6/2020 "Основные средства", ФСБУ 26/2020 "Капитальные вложения"), Инструкций №№ 157н, 162н, 174н, 183н (для госсектора) или учетной политики организации.
Распорядительная часть содержит:
1) Создать с [Дата] по [Дата] постоянно действующую комиссию в составе: Председатель – [Должность, ФИО]; Члены комиссии: [Должность, ФИО] – представитель бухгалтерии; [Должность, ФИО] – главный инженер; [Должность, ФИО] – начальник АХО; [Должность, ФИО] – представитель службы безопасности.
2) Возложить на комиссию следующие задачи: проводить осмотр и приемку поступающих НФА; оформлять акты приемки-передачи (ОС-1, М-4); проводить осмотр и определять непригодность выбывающих НФА; оформлять акты списания (ОС-4, МБ-8, М-29); определять виновных лиц при порче/недостаче; оценивать остаточную стоимость пригодных к реализации частей; представлять акты на утверждение руководителю.
3) Установить, что решения комиссии принимаются большинством голосов и оформляются протоколом.
4) Назначить ответственным за организационное обеспечение работы комиссии [Должность, ФИО].
5) [Должность, ФИО] ознакомить членов комиссии и МОЛ с приказом под подпись.
Приказ подписывается руководителем, регистрируется и хранится постоянно.
Примерный образец
