Приказ о распределении обязанностей в отделе кадров – это важнейший внутренний распорядительный документ. Он издается исключительно руководителем организации. Его цель – юридическое закрепление функций сотрудников. В рамках настоящего материала мы рассмотрим его сущность, значение и правила оформления подробно.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс
Скачать в КонсультантПлюсБесплатный доступ к документуФункции и штат отдела кадров
Отдел кадров является структурным подразделением компании. Его главная функция – управление трудовыми ресурсами. Сотрудники обеспечивают полный кадровый учет организации. Они оформляют прием новых работников официально. Весь процесс увольнения тоже их обязанность. Ведение кадровой документации требует аккуратности. Количество работников отдела не фиксировано законом.
Небольшая фирма часто имеет одного специалиста. Крупное предприятие содержит несколько инспекторов. Точная численность определяется реальной нагрузкой. Она зависит от общего числа сотрудников. Важна также специфика деятельности компании. Штат всегда утверждается штатным расписанием организации. Его подписывает директор предприятия лично.
Направления деятельности внутри отдела кадров
Деятельность включает множество функциональных направлений обязательно. Работа с трудовыми книжками – ключевая задача. Ведение личных дел сотрудников требует системности. Подготовка приказов по личному составу – ежедневная работа. Подбор персонала часто входит в функции. Кадры оформляют отпуска и командировки сотрудников. Ответственный воинский учет ведется постоянно. Работники готовят отчетность по кадрам регулярно. Хранение кадровых документов архивируется тщательно. Обучение персонала может быть их задачей.
Расчет стажа сотрудников производится точно. Взаимодействие с Пенсионным фондом важно. Каждое направление требует высокой ответственности сотрудника. Контроль исполнения обязанностей ведет руководитель.
Роль приказа директора в процедуре
Приказ директора имеет первостепенное юридическое значение. Он официально закрепляет распределение обязанностей. Документ обязателен для исполнения всеми работниками. Приказ предотвращает дублирование функций эффективно. Он исключает неопределенность в ответственности полностью. Приказ служит главной основой для контроля руководством.
Нарушение его требований влечет дисциплинарные взыскания. Без приказа распределение не имеет законной силы. Он легитимизирует полномочия каждого работника отдела. Документ хранится постоянно в кадровой службе.
Необходимость четкого разделения полномочий
Четкое разделение полномочий критически важно всегда. Оно предотвращает хаос в ежедневной работе отдела. Каждый работник знает свои задачи точно. Ответственность за результат становится понятной всем. Риск дублирования функций значительно снижается. Исключается вероятность «провисания» важных функций. Оперативность решения вопросов возрастает заметно.
Эффективность работы отдела значительно повышается. Конфликты между сотрудниками минимизируются успешно. Клиентский сервис для работников улучшается качественно. Управляемость подразделением становится максимальной и прозрачной. Качество кадрового учета соответствует стандартам.
Инструкция по оформлению приказа
Приказ имеет строгую структуру из нескольких частей. Вводная часть содержит обоснование его издания. Указывается причина распределения обязанностей ясно. Например, оптимизация работы или новые задачи. Возможно изменение штатной структуры отдела.
Распорядительная часть начинается строго словом "ПРИКАЗЫВАЮ". После него следуют конкретные распоряжения директора. Назначить ответственных за направления деятельности немедленно. Утвердить детальное распределение обязанностей сотрудников. Оно прилагается к приказу как раздел один. Обязать сотрудников руководствоваться данным распределением всегда. Возложить контроль исполнения на конкретное должностное лицо.
Например, на начальника отдела кадров лично. Указать приложение с полным описанием функций обязательно. Директор подписывает готовый документ собственноручно. Сотрудники отдела знакомятся с приказом под роспись. Подпись об ознакомлении ставится каждым работником в журнале. Дата ознакомления указывается рядом с фамилией.
Содержание приложения к приказу
Приложение детализирует функции каждого сотрудника максимально. Оно является неотъемлемой частью приказа всегда. Распределение описывается подробно и понятно для всех. Указываются конкретные задачи и сроки их исполнения. Определяются зоны персональной ответственности специалистов четко. Формат часто табличный или структурированный список удобно.
Перечисляются все порученные направления работы подробно. Например: ведение трудовых книжек определенных сотрудников. Подготовка приказов о приеме на работу новых специалистов. Формирование личных дел вновь принятых работников полностью. Составление отчетности по форме Т-2 ежеквартально точно. Ответственность за корректность данных персональная всегда. Ведение базы данных персонала в специальной программе.
Контроль сроков действия медицинских книжек сотрудников. Приложение визируется руководителем отдела кадров обязательно. Оно утверждается директором вместе с основным приказом. Хранится приложение вместе с приказом постоянно.
Контроль исполнения приказа возлагается на руководителя. Он проверяет выполнение распределенных обязанностей регулярно. Фиксируются любые отклонения от установленного порядка. Проводятся оперативные совещания для решения проблем. Неисполнение обязанностей влечет меры воздействия. Об изменениях докладывается директору предприятия своевременно. Система контроля обеспечивает стабильную работу отдела. Эффективность управления персоналом заметно возрастает.
Примерный образец
