Приказ о распределении обязанностей между руководством – это организационно-распорядительный документ, закрепляющий зоны ответственности и полномочия между топ-менеджерами компании. В рамках настоящего материала мы рассмотрим правовые и управленческие аспекты данного процесса, его значение для эффективного функционирования организации.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс
Скачать в КонсультантПлюсБесплатный доступ к документуОбразец приказа о распределении обязанностей между руководством
Бланк приказа о распределении обязанностей между руководством
Принципы распределения управленческих полномочий
В современных организациях распределение обязанностей между руководителями строится на сочетании функционального и матричного подходов. Основой служат должностные инструкции, положения о структурных подразделениях и внутренние регламенты, определяющие зоны ответственности каждого руководителя. При этом учитываются профессиональная компетентность, опыт работы и управленческий потенциал конкретных руководителей.
Важным принципом является четкое разграничение полномочий при сохранении необходимого уровня взаимодействия между подразделениями.
Необходимость перераспределения обязанностей может возникнуть при организационных изменениях: реструктуризации компании, введении новых направлений деятельности, оптимизации управленческих процессов. Другими причинами становятся кадровые перестановки (назначение новых руководителей, увольнение ключевых менеджеров) или выявленные недостатки в системе управления (дублирование функций, неэффективное распределение нагрузки).
Особое значение имеет адаптация управленческой структуры к изменениям внешней среды - появлению новых технологий, изменению рыночных условий или законодательных требований.
Значение распорядительного документа
Приказ генерального директора служит юридическим основанием для изменения сложившейся системы распределения обязанностей. В документе подробно прописываются новые зоны ответственности каждого руководителя, пределы их полномочий и порядок взаимодействия. Особое внимание уделяется вопросам преемственности - передаче документов, материальных ценностей и информации при изменении зон ответственности.
Приказ обязательно содержит сроки введения новых правил распределения обязанностей и ответственных за контроль исполнения.
Процедура основывается на положениях Трудового кодекса РФ (статьи 57, 60, 72), регулирующих изменение трудовых функций, а также на локальных нормативных актах компании. Для акционерных обществ дополнительное значение имеют нормы Федерального закона "Об акционерных обществах" (№208-ФЗ), определяющие компетенцию исполнительных органов.
Внутренними документами, регламентирующими процесс, обычно выступают Положение об организационной структуре, должностные инструкции руководителей и Положение о порядке распределения обязанностей.
Последствия организационных изменений
Перераспределение управленческих обязанностей влечет комплекс последствий: кадровые перестановки в подчиненных подразделениях, необходимость пересмотра внутренних регламентов и документооборота, адаптационный период для сотрудников. Положительный эффект проявляется в оптимизации управленческих процессов, устранении дублирования функций и повышении ответственности руководителей.
Однако возможны и риски - временное снижение управляемости в период адаптации, сопротивление изменениям со стороны части коллектива, необходимость дополнительного обучения персонала. Грамотное оформление изменений в приказе позволяет минимизировать негативные последствия и обеспечить плавный переход к новой системе управления.
Для успешной реализации приказа о перераспределении обязанностей рекомендуется проводить предварительный анализ существующей системы управления, учитывать мнение ключевых руководителей и поэтапно внедрять изменения. Важное значение имеет информационное сопровождение процесса - разъяснение сотрудникам новых принципов работы, проведение совещаний и инструктажей. Особое внимание следует уделить вопросам документооборота - пересмотру образцов подписей, корректировке внутренних регламентов и положений.
Регулярный мониторинг эффективности новых схем распределения обязанностей позволяет своевременно выявлять и устранять возникающие проблемы.
Инструкция по оформлению распоряжения
Структурно приказ директора состоит из следующих структурных элементов: шапки, преамбулы, основной части, подписи директора и ознакомительного листа, в котором все причастные работники расписываются за то, что информация до них доведена в полном объеме. Каждый отдельно взятый элемент оформляется по-своему.
Первым делом нам следует обратить внимание на шапку. Здесь указывается название компании, в которой принимается решение, а также наименование распоряжения, его уникальный номер, дата издания. Подобного набора реквизитов окажется вполне достаточно, чтобы посчитать шапку распоряжения оформленной максимально корректно.
Следом принимаемся за оформление преамбулы. В этой части потребуется оставить ссылку на нормативный акт, который и стал поводом для принятия соответствующего решения.
Следующим шагом руководитель объявляет о распределении обязанностей между руководством, а также назначает человека, который будет осуществлять контроль. Чаще всего контроль за исполнением распоряжения директор оставляет за собой.
В завершение работы с документом начальник расписывается, передает приказ кадровику на издание, ознакомление и последующее хранение. Сам распорядительный документ должен храниться в накопителе в течение, как минимум, пяти лет.
Примерный образец
