Приказ о проведении совещания – это распорядительный документ, в соответствии с которым директор компании может принять решение о проведении совещания руководителей различных структурных звеньев и уровней. Сегодня мы разберемся, зачем нужен приказ начальника о проведении совещания, как правильно его оформить, издать.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс
Скачать в КонсультантПлюсБесплатный доступ к документуСовещание на предприятии
Проведение совещаний на предприятии – это неотъемлемая часть работы любой организации без исключения, чем бы она ни занималась. Предполагается, что все важные решения должны приниматься коллегиально.
Во-первых, такой подход позволит выслушать все точки зрения, найти максимально оптимальное и правильное решение с экономической точки зрения. Как показывает практика, коллегиальность в вопросах принятия решений всегда позволяет добиваться самых лучших результатов.
Во-вторых, совещание позволит избежать разногласий в коллективе. Так, если решение принимается коллегиально, то несогласных с его исполнением будет куда меньше.
В общем и целом, если начальник решил провести совещание среди коллег, следует всех уведомить заблаговременно. Участникам собрания придется подготовить доклады, отчеты, чтобы не приходить с пустыми руками. Как правило, руководитель ждёт каких-то предложений из своих подчинённых.
Приказ директора
Распоряжение начальника о проведении совещания уже само по себе является документом, обладающим определенной юридической силой. Сама юридическая сила приобретается по факту подписания руководителем. Приказ директора обязателен для исполнения всеми сотрудниками, которых он затрагивает. В нашем случае исполнением займутся сотрудники, ответственные за организацию совещания.
Как правило, совещание всегда связано с выделением денежных средств на представительские расходы. Речь, как правило, пойдет не о каких-то крупных суммах, поскольку потребуется закупить обыденные продукты по типу чая, печенья, конфет и так далее. Эти деньги необходимо будет провести через бухгалтерию, оформить официально. Таким образом бухгалтерская отчетность компании будет максимально чистой, не вызовет вопросов у проверяющих, будь то представитель налогового органа или же аудитор.
Фактически организацией совещания займется кадровик или же личный помощник руководителя. Ему придется взять в бухгалтерии деньги в подотчет, заняться закупкой необходимых предметов, уведомить всех участников собрания о дате его проведения и так далее. Когда все возложенные обязанности будут выполнены, останется только отчитаться о проделанной работе.
Уже в дальнейшем, если кто-то из приглашенных на собрание сотрудников заявит, что не получал уведомления, может начаться серьезное разбирательство. Если какие-то обязанности были возложены на сотрудника по приказу директора, значит, он обязан их выполнять. Уклонение от исполнения распоряжения может стать причиной для привлечения к дисциплинарной ответственности. 192 статья Трудового кодекса Российской Федерации позволяет работодателю применять в отношении своих сотрудников таких виды наказания как замечание, выговор и увольнение.
Форма документа
Говоря о форме распоряжения о проведении совещания, следует отметить, что отечественный законодатель и вовсе не предлагает нам к применению каких-либо конкретных бланков или шаблонов для составления документов такого толка. Отсюда получается, что сформировать распоряжение сотрудники будут буквально вынуждены самостоятельно и в свободной форме. Так, если до 2014 года Госкомстат и Минтруд еще как-то пытались регулировать внутренний документооборот частных компаний и муниципальных ведомств, то сейчас этот вопрос пущен на самотёк. Теперь единственное, чем придется руководствоваться в работе, – это общие правила делового документооборота.
По структуре приказ должен состоять из шапки, описательно-мотивировочной и распорядительной частей, реквизитов. Далее мы отдельно поговорим о наполнении каждого отдельно взятого структурного элемента.
Что касаемо содержания, оно должен быть выдержано в деловом стиле языка и нейтральном тоне повествования. Написать текст придется в печатном варианте, поскольку только он способен поспособствовать обеспечению делового внешнего вида. Традиционным носителем информации станет чистый лист бумаги формата А4.
Разбираемся, как составить приказ
Приказ о проведении совещания следует начать составлять с заполнения его шапки. В верхней части документа потребуется прописать полное наименование организации, её организационно-правовую форму. Ниже по документу посреди листа бумаги укажем название распоряжения, присвоим ему уникальный номер согласно утвержденной на предприятии номенклатуры дел. Не забудем также оставить дату и место формирования распоряжения. Под местом принято понимать не конкретный адрес, а лишь сам населенный пункт.
Ниже по документу приступаем к формированию описательно-мотивировочной и распорядительной частей нашего распоряжения. Здесь директор должен сослаться на имеющиеся у него основание и обоснование для издания такого приказа, написать слово «приказываю», начать перечислять в столбик имеющиеся распоряжения по теме, а именно:
- организовать совещание руководителей такого-то числа, уведомить всех участников;
- кадровику ознакомить с содержанием приказа всех причастных к его исполнению лиц;
- возложить ответственность за исполнение распоряжения на одного из подчинённых.
В завершение работы с официальной бумагой нужно расписаться за всё вышеизложенное, расшифровать оставленный на бумаге автограф. Теперь, когда распоряжение уже полностью составлено, останется только передать его на исполнение, дождаться результата.
Примерный образец
