Приказ о применении факсимильной подписи руководителем – это распорядительный документ, разрешающий использование механического воспроизведения собственноручной подписи должностного лица. В рамках настоящего материала мы рассмотрим правовые основы, порядок оформления приказа и практические аспекты применения факсимиле в документообороте организации.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс
Скачать в КонсультантПлюсБесплатный доступ к документуОбразец приказа о применении факсимильной подписи руководителем
Бланк приказа о применении факсимильной подписи руководителем
Понятие и особенности факсимильной подписи
Факсимильная подпись представляет собой точное механическое воспроизведение собственноручной подписи лица с использованием клише или цифровых средств. Главное отличие от обычной рукописной подписи заключается в отсутствии личного участия подписанта в момент заверения документа. Факсимиле создается заранее и воспроизводится автоматически на документах.
Такая подпись не содержит уникальных биометрических характеристик динамики нанесения. Ее применение требует строгой регламентации из-за рисков несанкционированного использования. Юридическая сила факсимиле признается только в установленных законом случаях или по соглашению сторон.
Правовые особенности применения факсимиле
Использование факсимильной подписи регулируется статьей 160 Гражданского кодекса РФ и Федеральным законом № 63-ФЗ. Закон допускает применение факсимиле при наличии предварительного соглашения между контрагентами или прямого указания в федеральном законе. Налоговое законодательство ограничивает применение факсимиле на первичных учетных документах и счетах-фактурах.
Для договоров купли-продажи недвижимости или доверенностей факсимильная подпись недопустима в принципе. Отсутствие прямого разрешения в приказе руководителя делает применение факсимиле незаконным. Это влечет риски признания документов недействительными.
Круг лиц, уполномоченных использовать факсимиле
Применять факсимильную подпись могут исключительно сотрудники, прямо указанные в приказе руководителя организации. Обычно это первые лица компании: генеральный директор, финансовый директор или главный бухгалтер. Реже право делегируется руководителям ключевых подразделений при наличии операционной необходимости. Для каждого пользователя изготавливается индивидуальное клише с уникальным оттиском его подписи.
Пользователи обязаны обеспечивать физическую сохранность клише и нести ответственность за его использование. Дублирование клише или передача третьим лицам строго запрещены внутренними регламентами.
Роль приказа директора в регламентации процесса
Приказ генерального директора является обязательным основанием для легального применения факсимильной подписи в организации. Документ устанавливает перечень должностных лиц, которым разрешено пользоваться факсимиле. В приказе определяется конкретный перечень документов, подлежащих заверению факсимильной подписью. Он утверждает порядок изготовления, учета, хранения и уничтожения клише подписей.
Без надлежаще оформленного приказа использование факсимиле считается неправомерным. Приказ служит основным доказательством санкционированного применения при проверках.
Ответственность за нарушения порядка использования
Неправомерное применение факсимильной подписи влечет серьезные юридические последствия для организации. Гражданско-правовая ответственность возникает при оспаривании сделок или признании документов недействительными. Налоговые риски включают отказ в принятии расходов и вычетов по НДС. Административная ответственность возможна по статье 15.11 КоАП РФ за грубое нарушение правил ведения документов. Уголовная ответственность может наступить при доказанном мошенничестве с использованием факсимиле. Материальная ответственность возлагается на сотрудников за умышленное причинение ущерба. Руководитель несет персональную ответственность за ненадлежащий контроль.
Инструкция по оформлению приказа
Приказ оформляется на фирменном бланке организации с указанием полного наименования и юридических реквизитов. Обязательными элементами являются регистрационный номер документа, дата издания и место составления. Вводная часть содержит ссылки на статьи 160 ГК РФ и 2 Федерального закона № 63-ФЗ как правовые основания.
В преамбуле указывается цель приказа – регламентация применения факсимильной подписи. Упоминаются конкретные деловые процессы, требующие использования факсимиле. Указывается ответственный за разработку положения о факсимиле. Приводятся ссылки на утвержденные образцы подписей должностных лиц.
Процедура введения приказа в действие
Приказ генерального директора вступает в силу с даты его подписания и регистрации в журнале приказов. Все указанные в приказе должностные лица должны быть ознакомлены с ним под подпись в трехдневный срок. Факт ознакомления фиксируется в специальном листе, который подшивается к приказу. Изготовленные клише подлежат обязательной регистрации в журнале учета с присвоением инвентарных номеров.
Ответственный за хранение выдает клише под роспись только уполномоченным лицам. При увольнении сотрудника или изменении его полномочий клише подлежит немедленному изъятию и уничтожению по акту. Приказ хранится постоянно в номенклатуре дел организации.
Примерный образец
