Приказ о прекращении начислений и выплат арендной платы работнику за аренду его транспортного средства — это распорядительный документ, оформляемый работодателем для завершения финансовых обязательств по договору аренды, связанному с использованием личного транспорта сотрудника в служебных целях. В рамках настоящего материала мы рассмотрим основания для издания такого приказа (окончание срока договора, расторжение соглашения, изменение условий), его обязательные реквизиты, а также порядок уведомления работника и отражения прекращения выплат в бухгалтерском учете.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс
Скачать в КонсультантПлюсБесплатный доступ к документуАренда машины сотрудника
Прекращение арендных отношений по использованию личного автомобиля сотрудника в служебных целях представляет собой юридически оформленный процесс завершения договорных обязательств, требующий соблюдения установленной процедуры и документального оформления. Данная процедура осуществляется в соответствии с условиями заключенного договора аренды и нормами действующего законодательства.
Решение о прекращении аренды транспортного средства может приниматься по различным основаниям, которые условно можно разделить на три категории:
- во-первых, плановое прекращение при истечении срока действия договора аренды;
- во-вторых, досрочное расторжение по соглашению сторон в связи с изменением производственной необходимости или личных обстоятельств работника;
- в-третьих, принудительное прекращение в случае существенного нарушения условий договора одной из сторон (например, использование автомобиля не по назначению, систематическая неуплата арендных платежей, значительное ухудшение технического состояния транспортного средства).
Инициатором прекращения аренды может выступать как работодатель (при сокращении потребности в транспортных услугах или изменении экономических условий), так и сам работник (при желании прекратить эксплуатацию своего автомобиля организацией или в случае изменения личных обстоятельств).
Расторжение договора
Правильное прекращение аренды транспортного средства требует последовательного выполнения ряда обязательных действий. Первоначально сторона, инициирующая расторжение, направляет письменное уведомление с указанием причин и предполагаемой даты прекращения аренды, соблюдая сроки, установленные договором (как правило, не менее чем за 10-30 дней). После получения уведомления проводится совместная проверка технического состояния автомобиля с составлением соответствующего акта, в котором фиксируется наличие/отсутствие повреждений, полученных в период аренды, и степень износа транспортного средства.
Особое внимание уделяется сверке показаний одометра с данными путевых листов для исключения расхождений в пробеге. Одновременно производится окончательный расчет по арендным платежам, включая компенсацию за неиспользованный период (при авансовой оплате) и возмещение расходов на ремонт (если таковые имели место). Завершающим этапом является подписание соглашения о расторжении договора аренды, которое должно содержать отметку об отсутствии взаимных претензий.
Юридическая роль приказа
Приказ директора организации является важнейшим организационно-распорядительным документом, завершающим процедуру прекращения аренды. В приказе указываются: основания для прекращения арендных отношений (со ссылкой на соответствующий пункт договора); дата окончания начислений арендной платы; лица, ответственные за возврат транспортного средства и проведение окончательных расчетов; порядок дальнейшего обеспечения организации транспортными услугами (если таковые требуются). Особое значение имеет указание в приказе реквизитов всех сопроводительных документов (акта приема-передачи, соглашения о расторжении, последнего путевого листа).
Документ подписывается руководителем организации и служит основанием для бухгалтерии для прекращения начислений арендных платежей и отражения соответствующих операций в учете.
Нормативная база
Правовую основу процедуры прекращения аренды транспортного средства составляют: нормы Гражданского кодекса РФ (глава 34, в частности статьи 610, 621, регулирующие порядок и основания прекращения договора аренды); положения Налогового кодекса РФ (статьи 252, 270, определяющие порядок учета последних арендных платежей в составе расходов организации); требования Трудового кодекса РФ (в части особенностей взаимодействия с работником-арендодателем); ведомственные нормативные акты (например, приказ Минтранса России от 18.09.2008 № 152, устанавливающий особенности учета работы транспортных средств).
Локальные нормативные акты предприятия (положение о порядке аренды транспортных средств, должностные инструкции) конкретизируют процедуру применительно к специфике деятельности конкретной организации.
Споры по аренде
При возникновении ситуации, когда одна из сторон не желает прекращать арендные отношения, алгоритм действий зависит от конкретных обстоятельств. Если работник настаивает на продолжении аренды вопреки решению организации, работодатель вправе расторгнуть договор в одностороннем порядке при наличии предусмотренных договором или законом оснований (существенное нарушение условий договора, изменение обстоятельств и др.), направив соответствующее уведомление с соблюдением установленного срока. В случае отказа работника подписать соглашение о расторжении, организация может прекратить платежи после истечения срока договора или срока уведомления о расторжении, сохраняя при этом все доказательства надлежащего уведомления.
Если же работодатель необоснованно отказывается прекращать аренду, работник вправе: во-первых, прекратить фактическое предоставление транспортного средства после истечения срока договора; во-вторых, обратиться в суд с требованием о расторжении договора и взыскании неосновательно полученных арендных платежей; в-третьих, при наличии просрочки платежей - приостановить исполнение своих обязательств до полного расчета.
В любом случае, перед обращением в суд необходимо соблюсти досудебный порядок урегулирования спора путем направления претензии с изложением своих требований.
Инструкция по оформлению приказа
Структурно приказ директора состоит из следующих структурных элементов: шапки, преамбулы, основной части, подписи директора и ознакомительного листа, в котором все причастные работники расписываются за то, что информация до них доведена в полном объеме. Каждый отдельно взятый элемент оформляется по-своему.
Первым делом нам следует обратить внимание на шапку. Здесь указывается название компании, в которой принимается решение, а также наименование распоряжения, его уникальный номер, дата издания. Подобного набора реквизитов окажется вполне достаточно, чтобы посчитать шапку распоряжения оформленной максимально корректно.
Следом принимаемся за оформление преамбулы. В этой части потребуется оставить ссылку на нормативный акт, который и стал поводом для принятия соответствующего решения.
Следующим шагом руководитель объявляет о прекращении заключенного с сотрудником договора аренды транспортного средства, раздает подчинённым соответствующе распоряжения, возлагает ответственность за исполнение приказа, а также назначает человека, который будет осуществлять контроль. Чаще всего контроль за исполнением распоряжения директор оставляет за собой.
В завершение работы с документом начальник расписывается, передает приказ кадровику на издание, ознакомление и последующее хранение. Сам распорядительный документ должен храниться в накопителе в течение, как минимум, пяти лет.
Примерный образец
