Приказ о предоставлении техники удаленным работникам — это распорядительный документ, регламентирующий передачу оборудования сотрудникам для выполнения трудовых обязанностей вне офиса. В рамках настоящего материала мы рассмотрим порядок организации удаленной работы, правила предоставления техники, нормативные требования и распределение ответственности.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс
Скачать в КонсультантПлюсБесплатный доступ к документуОрганизация удаленного режима работы
Удаленная работа регламентируется главой 49.1 ТК РФ, где четко прописаны требования к оформлению трудовых отношений. Работодатель обязан обеспечить сотрудника необходимым оборудованием либо компенсировать использование личной техники. В приказе указывается перечень передаваемого имущества (ноутбук, гарнитура, роутер), сроки использования и порядок возврата. Особое внимание уделяется защите конфиденциальной информации — техника должна быть оборудована специальным ПО и средствами криптозащиты.
Все условия фиксируются в дополнительном соглашении к трудовому договору с указанием степени компенсации износа личного оборудования при его использовании.
Порядок предоставления корпоративной техники
Передача оборудования оформляется актом приема-передачи с указанием инвентарных номеров и технического состояния. Сотрудникам выдаются: ноутбуки с предустановленными корпоративными приложениями, средства связи (гарнитуры, VoIP-аппараты), при необходимости — специализированное оборудование (графические планшеты, биометрические сканеры). Техника комплектуется инструкциями по эксплуатации и списком контактов IT-поддержки. Для дорогостоящего оборудования (стоимостью свыше 100 тыс. руб.) рекомендуется оформление договора о полной материальной ответственности.
Особый порядок установлен для международных сотрудников — учитываются таможенные требования при пересылке оборудования через границу.
Нормативная база дистанционной занятости
Правовое регулирование осуществляется: Трудовым кодексом РФ (ст. 312.1-312.5), Законом №152-ФЗ о персональных данных (требования к защите информации), Постановлением Правительства №1237 о специфике дистанционной работы. Для отдельных отраслей действуют ведомственные приказы (например, Приказ Минцифры №766 о стандартах удаленной работы в IT). Локальные нормативные акты (Положение о дистанционной работе, Регламент использования техники) конкретизируют общие требования.
Особое внимание уделяется нормам о возмещении расходов на интернет и электроэнергию — ст. 188 ТК РФ устанавливает обязательную компенсацию таких затрат.
Административное значение распоряжения руководителя
Приказ выполняет ключевые функции:
1) утверждает перечень сотрудников и выдаваемой техники;
2) устанавливает порядок мониторинга использования оборудования;
3) определяет ответственных за техническую поддержку.
В приложении к приказу включаются: формы актов приема-передачи, графики профилактического обслуживания, правила использования VPN-доступа. Документ служит основанием для списания оборудования во временное пользование и начисления амортизации.
Наличие приказа обязательно при налоговых проверках для подтверждения целевого использования техники. Особое значение имеет раздел о порядке реагирования на поломки — регламентированные действия минимизируют простои в работе.
Ответственность за сохранность корпоративного имущества
Работник несет полную материальную ответственность за утрату или повреждение оборудования по ст. 238 ТК РФ. Размер возмещения определяется рыночной стоимостью техники на момент повреждения с учетом износа. За нарушение правил информационной безопасности (отключение антивируса, использование неавторизованного ПО) применяются дисциплинарные взыскания вплоть до увольнения.
Все случаи повреждений фиксируются комиссионным актом с привлечением IT-специалистов. Особо строго карается разглашение учетных данных доступа — такие действия подпадают под ст. 13.14 КоАП РФ (штраф до 5 тыс. руб.). Приказом вводится обязательная ежеквартальная инвентаризация удаленно используемого оборудования с видеофиксацией его состояния.
Разбираемся, как оформить приказ
Структурно приказ директора состоит из следующих структурных элементов: шапки, преамбулы, основной части, подписи директора и ознакомительного листа, в котором все причастные работники расписываются за то, что информация до них доведена в полном объеме. Каждый отдельно взятый элемент оформляется по-своему.
Первым делом нам следует обратить внимание на шапку. Здесь указывается название компании, в которой принимается решение, а также наименование распоряжения, его уникальный номер, дата издания. Подобного набора реквизитов окажется вполне достаточно, чтобы посчитать шапку распоряжения оформленной максимально корректно.
Следом принимаемся за оформление преамбулы. В этой части потребуется оставить ссылку на нормативный акт, который и стал поводом для принятия соответствующего решения.
Следующим шагом руководитель объявляет о предоставлении рабочей техники сотруднику организации, работающему в удаленном формате. Также необходимо решить вопрос о том, кто их работников будет следить за исполнением распоряжения. Не забудем назначить одного из сотрудников ответственным за ознакомлением с новым регламентом всех коллег. Это может быть руководитель отдела или целого направления, заместитель директора. Чаще всего контроль за исполнением распоряжения директор оставляет за собой.
В завершение работы с документом начальник расписывается, передает приказ кадровику на издание, ознакомление и последующее хранение. Сам распорядительный документ должен храниться в накопителе в течение, как минимум, пяти лет.
Примерный образец
