Приказ о предоставлении права подписи кадровых документов – это внутренний распорядительный документ, делегирующий конкретным сотрудникам полномочия заверять документацию по персоналу. В рамках настоящего материала мы рассмотрим его назначение, правовые основы, порядок оформления и практическое применение для регламентации кадрового документооборота.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс
Скачать в КонсультантПлюсБесплатный доступ к документуОбразец приказа о предоставлении права подписи кадровых документов
Бланк приказа о предоставлении права подписи кадровых документов
Понятие и виды кадровых документов
Кадровые документы представляют собой официальные бумаги, фиксирующие трудовые отношения между работником и организацией. К ним относятся трудовые договоры, дополнительные соглашения к ним, приказы по личному составу (о приеме, переводе, отпуске, увольнении), штатное расписание, графики отпусков, трудовые книжки и вкладыши к ним.
Также к этой категории относятся личные карточки работников (форма Т-2), должностные инструкции, соглашения об изменении условий труда и документы по дисциплинарным взысканиям. Данные бумаги имеют особое юридическое значение и строго регламентированы законодательством.
Обязательные подписанты кадровых документов
Первичное право подписи кадровых документов принадлежит руководителю организации как единоличному исполнительному органу. Его подпись обязательна на трудовых договорах, приказах о приеме и увольнении, а также на изменениях существенных условий труда.
Главный бухгалтер визирует документы, связанные с начислением заработной платы, компенсаций и иных выплат работникам. Начальник кадровой службы или делопроизводитель подписывает документы оперативного характера под контролем руководства. Полномочия этих лиц установлены законом и уставом компании.
Дополнительные уполномоченные сотрудники
Приказом руководителя право подписи может быть делегировано иным должностным лицам для оптимизации документооборота. Такими сотрудниками обычно становятся заместители директора по направлению, руководители структурных подразделений или старшие специалисты отдела кадров. Делегирование допустимо только для определенных видов документов, не требующих обязательной подписи первого лица.
Например, заместитель может подписывать приказы о внутренних перемещениях или графики отпусков своего отдела. Важно четко определить границы передаваемых полномочий в приказе.
Роль приказа директора в процедуре делегирования
Приказ генерального директора является единственным законным основанием для передачи права подписи кадровых документов. Этот документ официально назначает уполномоченных сотрудников и определяет конкретные виды бумаг, которые они могут заверять.
Приказ устанавливает срок действия делегированных полномочий и порядок их прекращения. Без надлежаще оформленного приказа подписи других лиц не имеют юридической силы. Наличие приказа обеспечивает легитимность действий сотрудников и защищает интересы организации при проверках.
Ответственность за нарушения порядка подписания
Неправомерное подписание кадровых документов влечет серьезные правовые последствия для организации и должностных лиц. Административная ответственность наступает по статье 5.27 КоАП РФ за нарушение трудового законодательства с крупными штрафами. Недействительность документов приводит к трудовым спорам и судебным искам от работников о восстановлении прав.
Финансовые риски включают взыскание невыплаченных сумм заработной платы или компенсаций. Дисциплинарная ответственность предусмотрена для сотрудников, превысивших делегированные полномочия. Руководитель несет персональную ответственность за ненадлежащий контроль.
Инструкция по оформлению приказа
Приказ оформляется на официальном бланке организации с указанием полного наименования и основных реквизитов. Документ содержит уникальный регистрационный номер, дату издания и место составления. В шапке указывается заголовок «ПРИКАЗ» прописными буквами по центру страницы.
Преамбула включает ссылки на статьи 20 и 57 Трудового кодекса РФ как правовые основания. Здесь же указывается цель приказа – оптимизация кадрового документооборота и эффективное распределение обязанностей. Обязательно упоминается необходимость соблюдения норм законодательства о персональных данных.
Содержание распорядительной части приказа
После слова "ПРИКАЗЫВАЮ" следует детализированный перечень конкретных распоряжений:
- предоставить право подписи конкретным сотрудникам (указать должности и ФИО);
- определить точный перечень кадровых документов для каждого уполномоченного лица;
- установить срок действия предоставленных полномочий;
- обязать начальника отдела кадров обеспечить ознакомление сотрудников с приказом под подпись;
- возложить контроль за правильностью использования права подписи на заместителя директора по персоналу;
- запретить делегирование полномочий на подписание трудовых договоров и приказов об увольнении; установить порядок немедленного отзыва права подписи при увольнении сотрудника;
- поручить юридическому отделу подготовить образцы подписей уполномоченных лиц.
Следует отметить, что представленный перечень является условным, а конкретным набор распоряжений будет зависеть от особенностей внутренней деятельности организации.
Процедура введения приказа в действие
Приказ вступает в силу с даты его подписания руководителем организации после обязательной регистрации в журнале приказов по персоналу. Все сотрудники, упомянутые в приказе, должны быть ознакомлены с его текстом под личную подпись в течение трех рабочих дней. Факт ознакомления фиксируется на специальном листе, являющемся неотъемлемой частью приказа.
Образцы подписей уполномоченных лиц заверяются нотариусом или уполномоченным сотрудником и хранятся в отделе кадров. Право подписи прекращается автоматически при увольнении сотрудника или по истечении установленного срока. Приказ хранится постоянно в соответствии с номенклатурой дел.
Примерный образец
