Приказ о порядке заключения договоров с контрагентами

Приказ о порядке заключения договоров с контрагентами – это распорядительный документ, на основании которого руководитель компании может официально закрепить определенный порядок взаимодействия с деловыми партнерами, которым в работе будут руководствоваться менеджеры. Сегодня мы расскажем, какой порядок действий обычно используется в таком регламенте, зачем он вообще нужен и причем здесь приказ начальника.

Заключение договоров

По сути дела, заключение договоров с контрагентами – это основа деятельности любого предприятия, поскольку добиться успеха на рынке можно только при условии взаимодействия с деловыми партнёрами. Речь может идти о самых разнообразных формах сотрудничества. Если обратить внимание на положения Гражданского кодекса Российской Федерации, мы выясним, что в нашей стране предусмотрен принцип свободы договора. Несмотря на то, что отдельные виды соглашений имеют свои уникальные правила по части заключения и исполнения условий, законодатель позволяет заключать любые сделки, прямо не противоречащие закону. Таким образом у нас на практике возникают смешанные договоры, в которых можно встретить элементы нескольких видов соглашений из Гражданского кодекса, будь то подряд, поставка или возмездное оказание услуг.

Заключать соглашения от лица организации имеет возможность только её официальный представитель. По умолчанию такая законодательная возможность имеется только у единоличного руководителя компании, то есть у её директора, если мы говорим об обществе с ограниченной ответственностью. В дальнейшем, когда фирма будет развиваться, станет очевидно, что в одиночку невозможно уследить за всеми сделками, в связи с чем полномочия придется перераспределить.

Для того чтобы сотрудник смог официально представлять интересы своей компании, на него нужно будет оформить соответствующую доверенность. Доверенность, по сути дела, является документом, наделяющим одно лицо действовать от имени и в интересах другого. Так, доверенности оформляют на главбуха, начальников структурных подразделений, заместителей и юристов.

Порядок заключения сделки

По идее, соглашение между лицами считается заключенным по факту подписания соответствующих документов, однако на предприятиях всё существенно усложняется. В силу того, что директор не имеет физической возможности лично проконтролировать процесс заключения каждой отдельно взятой сделки, он вынужден вводить дополнительные правила по части ограничения действий своих сотрудников.

В частности, в качестве первого этапа рассмотрения вопроса можно указать направление коммерческого предложения и его анализ профильными специалистами. Дальше обычно происходят переговоры с попытками договориться о смещении цены в свою ползу.

В качестве следующего этапа происходит этап согласования итогового варианта соглашения с кем-то из руководителей. Например, это может быть начальник отдела или же начальник структурного подразделения.

Форма документа

Говоря о форме приказа о порядке заключения договоров с контрагентами, следует отметить, что отечественный законодатель и вовсе не предлагает к применению каких-либо образцов и бланков, которыми сотрудникам пришлось бы пользоваться при работе. Если до 2014 года Госкомстат и Минтруд еще как-то пытались регулировать вопросы внутреннего документооборота частных организаций и муниципальных ведомств, то сейчас это всё пущено на самотёк. При составлении распоряжения ответственный сотрудник должен руководствоваться лишь общими правилами делового документооборота и муниципальных ведомств.

По структуре наше распоряжение должно состоять из шапки, описательно-мотивировочной и распорядительной частей, реквизитов. Содержание мы выдерживаем в деловом стиле языка и нейтральном тоне повествования.

Написать текст допускается исключительно в печатном варианте при помощи компьютера и соответствующего ПО. Традиционным носителем информации в нашем случае станет чистый лист бумаги формата А4.

Разбираемся, как составить приказ

Начинаем составлять приказ о порядке заключения договоров с контрагентами с заполнения его шапки. В верхней части документа начальник должен будет указать наименование фирмы, внутри которой и происходит всё мероприятие, а также её организационно-правовую форму. Не забудем обозначить название распоряжения, присвоить ему уникальный номер согласно утвержденной на предприятии номенклатуры дел. Оставим дату и место формирования документа.

Ниже по документу руководитель ссылается на имеющиеся у него обоснования по данной тематике, пишет слово «приказываю», перечисляет в столбик имеющиеся у него распоряжения по теме, а именно:

• закрепить следующий порядок заключения договоров с контрагентами, обязательный для соблюдения всеми сотрудниками с такого-то числа (сам порядок мы прилагаем к приказу, оформляем в качестве приложения);
• кадровику ознакомить всех сотрудников с содержанием приказа;
• возложить на одного из подчинённых ответственность за исполнение приказа.

Примерный образец