Приказ о порядке работы с документами ограниченного доступа – это распорядительный документ, в соответствии с которым руководитель предприятия имеет возможность установить определенные правила по части взаимодействия с официальными бумагами из категории, представляющей коммерческую тайну. Сегодня мы разберемся, что такое коммерческая тайна, какие конкретно документы относятся к разновидности таких официальных бумаг, каков порядок взаимодействия с ними, причем здесь приказ руководителя и как правильно его оформить.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс
Скачать в КонсультантПлюсБесплатный доступ к документуОбразец приказа о порядке работы с документами ограниченного доступа
Бланк приказа о порядке работы с документами ограниченного доступа
Документы ограниченного доступа
Документами ограниченного доступа считаются официальные бумаги, в которых содержатся те или иные сведения секретного характера. Так, в случае с частными предприятиями речь идёт именно о коммерческой тайне. Закон относит сюда такую информацию, распространение которой принесло бы экономические потери для компании или же поставило бы её в экономически невыгодное положение. В том числе, сюда относятся любые разбирательства в части деловой репутации.
Самый хрестоматийный пример коммерческой тайны, которые можно почерпнуть из учебника экономики и права, – это секретный рецепт напитка, известный лишь ограниченному кругу людей. В случае распространения информации об используемых ингредиентах или же технологии приготовления, аналогичный товар на рынок смогли бы поставлять множество различных организаций, что в свою очередь принесло падение продаж организации, данный рецепт придумавшей. Именно поэтому компании стараются не предоставлять без острой необходимости допуск к секретной документации никому.
Как правило, на предприятии существует определенный перечень должностей, имеющих допуск к секретной информации. С каждый из них подписывается соглашении о неразглашении. Часто такая практика предполагает доплату за работу с секретной документацией, чтобы минимизировать соблазн распространить секретные сведения. Обычно допуск имеют представители руководящего состава, экономисты в целях планирования бюджетов и стратегии развития, юристы в целях разработки сопутствующей документации.
Порядок работы с секретными бумагами
Первый и самый главный пункт порядка работы с документами ограниченного доступа – это перечень лиц, имеющих соответствующий уровень допуска. Выше мы уже разъяснили, кому чаще всего предоставляются соответствующие права.
Второй пункт – это способ взаимодействия с секретной документацией. Например, очень часто официальные бумаги такого толка запрещают выносить за пределы территории организации, чтобы не допустить их утраты, случайной утечки. Безусловно, сотрудник должен отдавать себе отчет о своих же действиях и нести ответственность в случае утраты, однако куда лучше не доводить до такой ситуации.
Третий пункт – снятие копий с документов, их фотографирование. Как правило, такая практика строго-настрого запрещена либо же допускается с разрешения директора. Причем такое разрешение необходимо запрашивать официально и в письменном виде. Таким образом у компании будет задокументированный факт предоставления возможности фотографирования. В случае распространения фотоснимков, ответственность можно будет возложить на сотрудника.
Все вышеперечисленные и любые другие пункты по части взаимодействия с секретными документами могут быть прямо приведены в приказе директора либо же найти своё отражение в соответствующем локальном акте. Посредством письменного решения директора локальное положение лишь обретет силу и начнет использоваться сотрудниками в работе.
Разбираемся, как оформить распоряжение
Приказ порядке работы с документами ограниченного доступа нам следует начать составлять с заполнения его шапки. В верхней части документа нужно прописать полное наименование компании, внутри которой и происходит всё мероприятие. Затем здесь же руководитель указывает название текущего распоряжения, присваивает ему уникальный номер согласно утвержденной на предприятии номенклатуре дел. Не забудем оставить дату и место формирования приказа. Под местом следует понимать не конкретный адрес, а лишь населенный пункт, в котором располагается головной офис фирмы.
Ниже по документу приступим к оформлению описательно-мотивировочной части нашего приказа. Здесь директор должен сослаться на имеющиеся у него основание и обоснование для издания такого распоряжения. В частности, можно сослаться на служебную записку одного из подчинённых. Далее начальник пишет слово «приказываю», начинает в столбик перечислять имеющиеся распоряжения по теме:
- с такого-то числа ввести в эксплуатацию правила работы с документами ограниченного доступа;
- кадровику ознакомить сотрудников с содержанием настоящего приказа, довести до информацию о последствиях;
- оставить контроль за исполнением приказа на одного из руководителей.
Не забудем приложить к распоряжению проект положения о порядке работы с документами. Оно будет иметь номер один в списке.
В завершение работы с документом директор должен будет расписаться за всё вышеизложенное, расшифровать автограф. В таком виде распоряжение уже смело можно отправлять на исполнение. Фактически исполнять приказ будет кадровик, поскольку работа с личной документацией входит в его должностные обязанности.
Примерный образец
