Приказ о порядке хранения и выдачи ключей – это распорядительный документ, в соответствии с которым руководитель организации сможет официально закрепить на предприятии тот или иной порядок обращения с ключами от определенных помещений. Сегодня мы разберемся, каким образом обычно происходит обращение с ключами на предприятии, зачем нужен соответствующий приказ директора и как правильно его оформить.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Скачать в КонсультантПлюсПолучите бесплатный доступ к документуФайлы для скачивания:
Ключи на предприятии
Организация, чем бы она ни занималась, в любом случае будет иметь в своём распоряжении определенный набор материальных ценностей, будь то мебель, техника, инструмент и так далее. Всё это размещается где-то в офисе и на территории организации, если она вообще имеет обособленную территорию. Предполагается, что имущество, хранящееся на территории и под замком, относится к собственности, не может быть присвоено третьими лицами.
В целях обеспечения безопасности имущества, а также приватности сотрудников на их рабочих местах, организации могут ввести практику закрытия рабочих кабинетов на ключ. На деле же компания едва ли когда-то согласится выдать работнику ключи на постоянной основе, будь то единственный оригинал или же очередной дубликат. Ключи принято брать в начале рабочего дня и сдавать в конце. Таким образом мы минимизируем шанс того, что злоумышленники вскроют офис и конкретный кабинет в то время, когда предприятие и вовсе не будет функционировать.
Ответственность за все ключи и их хранение обычно возлагают на одного конкретного человека. Как правило, им станет заведующий по АХЧ, завхоз или же администратор здания. Конкретный выбор будет делать директор, ориентируясь на множество факторов.
Порядок обращения с ключами
Говоря о порядке обращения с ключами, следует отметить, что он есть далеко не в каждой организации. Так, многие представители рынка считают столь подробную регламентацию внутренних процессов предприятия излишней, отказываются от неё. В принципе, ни один действующий на сегодняшний день закон не обязывает организацию в обязательном ключе иметь порядок хранения и выдачи ключей. 8 статья Трудового кодекса Российской Федерации выделяет разработку локальных актов как возможность, то есть право, но не обязанность работодателя.
Для того чтобы закрепить официальный регламент, его для начала нужно разработать. Фактически заниматься этим будет заместитель директора или же иной локальный руководитель, будь то начальник одного из отделов или кто-то иной. В конечном итоге разработанный порядок должен будет оказаться на столе директора. Как только руководитель утвердит регламент своей заветной визой «согласовано», можно будет говорить об официальном закреплении. Конечно, здесь не обойтись без распоряжения директора.
Форма документа
Приказ о порядке хранения и выдачи ключи относится к той разновидности документов, для которых сейчас и вовсе не существует каких-либо официальных бланков или шаблонов. Так, если до 2014 года Госкомстат и Минтруд еще как-то пытались регулировать вопросы внутреннего документооборота частных организаций и муниципальных ведомств, то уже в наше время всё это осталось позади, общеобязательных унифицированных бланков не существует вовсе. Отсюда получается, что формировать официальную бумагу представителям компании в любом случае придется самостоятельно и в свободной форме, руководствуясь при этом одними лишь общими правилами делового документооборота, ориентируясь на схожие документы.
По структуре распоряжение должно состоять из шапки, описательно-мотивировочной, распорядительной частей и реквизитов. О том, как правильно их наполнить содержанием, мы поговорим несколько позже.
Содержание в любом случае нам придется выдержать в деловом стиле языка и нейтральном тоне повествования. Это обязательный момент, поскольку мы работаем с распорядительной документацией.
Исполнить текст мы должны будем в печатном варианте, поскольку рукописный текст в вопросах распорядительной документации не используется вовсе. Носителем информации станет уже всем привычный чистый лист бумаги формата А4.
Разбираемся, как составить приказ
Процесс формирования приказа о порядке хранения и выдачи ключей на предприятии следует начать с заполнения его шапки. В верхней части документа потребуется прописать полное наименование компании, внутри которой и происходит всё мероприятие, а также её организационно-правовую форму. Далее укажем название нашего распоряжения и присвоим ему уникальный номер согласно утвержденной на предприятии номенклатуре дел. Не забудем также оставить дату и место оформления распоряжения. Под местом мы понимаем не конкретный адрес, но наименование населенного пункта.
Ниже по документу начинаем работу с его описательно-мотивировочной частью. Здесь директор сошлется на имеющиеся у него основания и обоснования, напишет слово «приказываю», начнет в столбик перечислять распоряжения по теме, а именно:
- с такого-то числа утвердить на предприятии правила хранения и выдачи ключей;
- кадровику ознакомить с новыми правилами всех сотрудников без исключения;
- возложить контроль за исполнением распоряжения на одного из подчинённых.
В завершение работы с официальной бумагой нужно будет расписаться за всё вышеизложенное, расшифровать оставленный на бумаге автограф. На этом моменте работу с приказом можно считать выполненной.
Примерный образец
