Приказ о передаче кадровой работы сторонней организации — это официальное распоряжение руководства, утверждающее делегирование функций по управлению персоналом внешнему исполнителю (аутсорсеру). В рамках настоящего материала мы рассмотрим правовые, организационные и практические аспекты передачи кадровых процессов, включая выбор подрядчика, риски и нормативное регулирование.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс
Скачать в КонсультантПлюсБесплатный доступ к документуОбразец приказа о передаче кадровой работы сторонней организации
Бланк приказа о передаче кадровой работы сторонней организации
Сущность кадрового аутсорсинга
Передача кадровой работы сторонней организации предполагает заключение договора, по которому аутсорсер берет на себя функции по ведению кадрового делопроизводства, расчету зарплаты, оформлению трудовых отношений или подготовке отчетности. Такой подход позволяет компании сконцентрироваться на ключевых бизнес-процессах, делегируя рутинные задачи профессионалам.
Аутсорсинг особенно востребован в малом и среднем бизнесе, где отсутствие собственного HR-отдела делает нерентабельным содержание штатных специалистов.
Преимущества и риски передачи кадровых функций
Ключевое преимущество аутсорсинга — снижение затрат на содержание штата кадровиков, обучение сотрудников и обновление ПО для документооборота. Профессиональные аутсорсеры обеспечивают соблюдение трудового законодательства, минимизируя риски штрафов за ошибки в документах. Однако передача функций влечет риски утечки персональных данных сотрудников и потери контроля над процессами.
Кроме того, недобросовестный подрядчик может нарушить сроки подготовки документов, что приведет к конфликтам с работниками или проверяющими органами.
Роль приказа директора в процедуре аутсорсинга
Приказ руководителя закрепляет решение о передаче кадровых функций и определяет порядок взаимодействия с аутсорсером. В документе указываются перечень делегируемых процессов (например, ведение трудовых книжек или расчет больничных), сроки передачи и ответственные за координацию сотрудники внутри компании. Приказ также обязывает отделы предоставлять подрядчику необходимую информацию и доступ к системам.
Без этого распоряжения передача полномочий не имеет юридической силы, что ставит под сомнение законность действий аутсорсера.
Нормативная база кадрового аутсорсинга
Делегирование кадровых процессов регулируется Гражданским кодексом РФ (гл. 39 «Возмездное оказание услуг») и Трудовым кодексом, который допускает передачу функций при условии сохранения ответственности работодателя за соблюдение прав сотрудников. Закон № 152-ФЗ «О персональных данных» обязывает компании заключать с аутсорсером соглашение о конфиденциальности и обеспечивать защиту информации. Дополнительные требования содержатся в Постановлении Правительства № 1119 о безопасности персональных данных и отраслевых стандартах (например, для банковской сферы — Указания Банка России № 5346-У).
Договорная основа передачи кадровых процессов
Взаимодействие с аутсорсером оформляется договором возмездного оказания услуг, где прописываются объем работ, сроки, стоимость и ответственность сторон. Отдельным приложением составляется перечень передаваемых функций: от составления трудовых договоров до сдачи отчетности в ПФР или ФСС.
Обязательным условием является включение пункта о соблюдении конфиденциальности и правил обработки персональных данных. Для легитимности передачи отдельных полномочий (например, подписания приказов) аутсорсеру может выдаваться доверенность, заверенная руководителем компании.
Приказ о передаче кадровой работы сторонней организации — это инструмент оптимизации бизнес-процессов, который требует тщательной проработки договорных и нормативных аспектов. Аутсорсинг сокращает издержки и повышает качество кадрового администрирования, но его успех зависит от выбора надежного подрядчика и четкого внутреннего регламента.
Соблюдение требований законодательства, защита данных и регулярный аудит работы аутсорсера позволяют компаниям сохранять баланс между эффективностью и юридической безопасностью.
Разбираемся, как оформить приказ
Структурно приказ директора состоит из следующих структурных элементов: шапки, преамбулы, основной части, подписи директора и ознакомительного листа, в котором все причастные работники расписываются за то, что информация до них доведена в полном объеме. Каждый отдельно взятый элемент оформляется по-своему.
Первым делом нам следует обратить внимание на шапку. Здесь указывается название компании, в которой принимается решение, а также наименование распоряжения, его уникальный номер, дата издания. Подобного набора реквизитов окажется вполне достаточно, чтобы посчитать шапку распоряжения оформленной максимально корректно.
Следом принимаемся за оформление преамбулы. В этой части потребуется оставить ссылку на нормативный акт, который и стал поводом для принятия соответствующего решения.
Следующим шагом руководитель объявляет о передаче кадровой работы в руки сторонней организации на аутсорс. Также необходимо решить вопрос о том, кто их работников будет следить за исполнением распоряжения. Чаще всего контроль за исполнением распоряжения директор оставляет за собой.
В завершение работы с документом начальник расписывается, передает приказ кадровику на издание, ознакомление и последующее хранение. Сам распорядительный документ должен храниться в накопителе в течение, как минимум, пяти лет.
Примерный образец
