Приказ о передаче бухгалтерии сторонней организации — это распорядительный документ, официально закрепляющий переход функций бухгалтерского учета и отчетности на аутсорсинг. В рамках настоящего материала мы рассмотрим правовые, организационные и финансовые аспекты такого решения, включая порядок оформления, нормативные требования и распределение ответственности между сторонами.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс
Скачать в КонсультантПлюсБесплатный доступ к документуСовременная практика бухгалтерского аутсорсинга
Передача бухгалтерских функций специализированным компаниям стала распространенной практикой, особенно среди малого и среднего бизнеса. Такой подход позволяет предприятиям сосредоточиться на основной деятельности, не отвлекаясь на сложные учетные процессы. Аутсорсинговая компания берет на себя весь цикл бухгалтерского сопровождения: от первичной документации до сдачи отчетности в контролирующие органы.
В зависимости от потребностей клиента может передаваться как полный бухгалтерский учет, так и отдельные его участки (расчет зарплаты, налоговое планирование). Особенно востребована эта услуга при отсутствии в штате квалифицированных бухгалтерских кадров или для оптимизации затрат на содержание бухгалтерии.
Преимущества и риски передачи бухгалтерских функций
Ключевым преимуществом аутсорсинга является снижение затрат на содержание штатных специалистов и бухгалтерского программного обеспечения. Внешние исполнители обладают узкоспециализированной экспертизой и следят за всеми изменениями законодательства, что минимизирует риски ошибок в учете. Однако существует и обратная сторона — снижение оперативного контроля за финансовыми процессами и потенциальные риски утечки конфиденциальной информации.
Некоторые предприятия сталкиваются с проблемой недостаточной индивидуализации услуг, когда аутсорсер применяет шаблонные решения без учета специфики бизнеса. Важным недостатком может стать географическая или временная недоступность внешних исполнителей в критических ситуациях, требующих срочного вмешательства.
Роль приказа в организации бухгалтерского аутсорсинга
Приказ руководителя предприятия служит юридическим основанием для передачи бухгалтерских функций и определяет порядок взаимодействия со сторонней организацией. В документе фиксируется перечень передаваемых учетных функций, сроки действия договора аутсорсинга и ответственные за координацию работы сотрудники компании-заказчика. Приказом утверждается форма и периодичность предоставления отчетов о выполненных работах, что позволяет сохранить контроль над ключевыми финансовыми процессами. Особое значение имеет указание порядка доступа аутсорсера к информационным системам и базам данных предприятия.
Наличие правильно оформленного приказа обязательно при налоговых проверках для подтверждения правомерности распределения функций учета.
Нормативная база бухгалтерского аутсорсинга
Правовые основы передачи бухгалтерских функций регулируются статьей 7 Федерального закона №402-ФЗ "О бухгалтерском учете", допускающей ведение учета специализированной организацией. Гражданско-правовые отношения сторон оформляются договором возмездного оказания услуг по нормам главы 39 ГК РФ. Налоговый кодекс (статья 24) закрепляет ответственность налогоплательщика за достоверность отчетности независимо от того, кто фактически ведет учет.
Особое внимание уделяется соблюдению требований Федерального закона №152-ФЗ "О персональных данных" при обработке кадровой и зарплатной информации. Для отдельных отраслей (банковской, страховой) могут действовать дополнительные ограничения на передачу учетных функций.
Распределение ответственности при аутсорсинге
Несмотря на передачу функций, полная ответственность за достоверность бухгалтерской и налоговой отчетности остается за руководством компании-заказчика. Аутсорсинговая организация несет ответственность за качество и своевременность выполнения оговоренных договором услуг в рамках гражданского законодательства. В случае налоговых правонарушений основной штраф получает предприятие как налогоплательщик, хотя договор с аутсорсером может предусматривать компенсацию таких потерь.
Особо оговаривается ответственность за разглашение коммерческой тайны и персональных данных сотрудников. Для минимизации рисков рекомендуется включать в договор положения о страховании профессиональной ответственности аутсорсера и проведении регулярного аудита качества его услуг.
Инструкция по оформлению приказа
Структурно приказ директора состоит из следующих структурных элементов: шапки, преамбулы, основной части, подписи директора и ознакомительного листа, в котором все причастные работники расписываются за то, что информация до них доведена в полном объеме. Каждый отдельно взятый элемент оформляется по-своему.
Первым делом нам следует обратить внимание на шапку. Здесь указывается название компании, в которой принимается решение, а также наименование распоряжения, его уникальный номер, дата издания. Подобного набора реквизитов окажется вполне достаточно, чтобы посчитать шапку распоряжения оформленной максимально корректно.
Следом принимаемся за оформление преамбулы. В этой части потребуется оставить ссылку на нормативный акт, который и стал поводом для принятия соответствующего решения.
Следующим шагом руководитель объявляет о передаче бухгалтерии в руки сторонней организации на аутсорс. Также необходимо решить вопрос о том, кто их работников будет следить за исполнением распоряжения. Чаще всего контроль за исполнением распоряжения директор оставляет за собой.
В завершение работы с документом начальник расписывается, передает приказ кадровику на издание, ознакомление и последующее хранение. Сам распорядительный документ должен храниться в накопителе в течение, как минимум, пяти лет.
Примерный образец
