Приказ о перечне работников, которым выдаются билеты в связи с разъездным характером работы — это организационно-распорядительный документ, закрепляющий список должностей, чьи трудовые обязанности требуют постоянных служебных поездок. В рамках настоящего материала мы рассмотрим нормативные, организационные и практические аспекты формирования и применения данного перечня.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс
Скачать в КонсультантПлюсБесплатный доступ к документуОбразец приказа о перечне работников, которым выдаются билеты в связи с разъездным характером работы
Бланк приказа о перечне работников, которым выдаются билеты в связи с разъездным характером работы
Разъездной характер работы
Процедура утверждения перечня работников с разъездным характером работы представляет собой регламентированный процесс определения сотрудников, чья профессиональная деятельность связана с регулярными служебными поездками в пределах населенного пункта или между населенными пунктами. Разъездной характер работы, в отличие от командировок, предполагает систематические перемещения в рамках исполнения постоянных трудовых функций, что закрепляется в трудовом договоре или дополнительном соглашении.
К типичным профессиям с разъездным характером работы относятся: курьеры, торговые представители, мерчендайзеры, сервисные инженеры, почтальоны, инспекторы по контролю качества, страховые агенты, а также другие специалисты, чья работа требует постоянного посещения клиентов, партнеров или объектов компании.
Основанием для включения должности в перечень служат объективные производственные потребности, подтвержденные должностными инструкциями и фактическими условиями труда.
Юридическая сила приказа
Приказ генерального директора является ключевым документом, юридически закрепляющим перечень должностей с разъездным характером работы. В приказе указываются: обоснование производственной необходимости; полный список должностей с указанием подразделений; виды транспортных билетов (проездные на общественный транспорт, такси, междугородний транспорт); лимиты расходов; порядок возмещения транспортных расходов.
Документ подписывается руководителем организации после согласования с кадровой службой, бухгалтерией и руководителями структурных подразделений, и служит основанием для оформления проездных документов, компенсационных выплат и отражения соответствующих расходов в учете.
Нормативная база
Правовую основу процедуры составляют положения Трудового кодекса РФ (статья 168.1 - о компенсациях при разъездном характере работы), Налогового кодекса РФ (статья 255 - об учете расходов на оплату труда), а также Постановление Правительства РФ №1595, определяющее особенности работы в пути или разъездного характера. Сотрудники, не вошедшие в перечень, но нуждающиеся в возмещении транспортных расходов для выполнения служебных задач, могут обратиться с письменным заявлением к непосредственному руководителю, обосновав производственную необходимость.
В случае положительного решения вопрос рассматривается комиссией или руководством организации, после чего может быть издан дополнительный приказ о внесении изменений в существующий перечень или разовом возмещении расходов. Особое внимание следует уделять документальному оформлению разъездного характера работы: условие о нем должно быть включено в трудовой договор, а фактическое выполнение поездок подтверждаться маршрутными листами или иными учетными документами.
Для временных производственных нужд может предусматриваться упрощенная процедура возмещения транспортных расходов на основании служебной записки руководителя подразделения с указанием причин и сроков необходимости таких поездок.
Возмещение расходов сотрудника
Порядок возмещения транспортных расходов для сотрудников с разъездным характером работы может осуществляться несколькими способами. Наиболее распространенными являются: выдача корпоративных проездных билетов, компенсация фактических затрат на основании предоставленных билетов, либо выплата фиксированной суммы в виде надбавки к заработной плате.
Каждый из этих методов имеет свои особенности документального оформления и налогообложения. При выдаче корпоративных проездных билетов организация заключает договор с транспортной компанией, а билеты выдаются сотрудникам под роспись с занесением в учетный журнал. Компенсация фактических расходов требует от работника предоставления оригиналов билетов с приложением отчета о служебных поездках, где указываются дата, маршрут и цель поездки.
Фиксированная надбавка устанавливается приказом руководителя и включается в систему оплаты труда, что упрощает учет, но требует обязательного отражения в трудовом договоре.
Инструкция по оформлению приказа
Структурно приказ директора состоит из следующих структурных элементов: шапки, преамбулы, основной части, подписи директора и ознакомительного листа, в котором все причастные работники расписываются за то, что информация до них доведена в полном объеме. Каждый отдельно взятый элемент оформляется по-своему.
Первым делом нам следует обратить внимание на шапку. Здесь указывается название компании, в которой принимается решение, а также наименование распоряжения, его уникальный номер, дата издания. Подобного набора реквизитов окажется вполне достаточно, чтобы посчитать шапку распоряжения оформленной максимально корректно.
Следом принимаемся за оформление преамбулы. В этой части потребуется оставить ссылку на нормативный акт, который и стал поводом для принятия соответствующего решения.
Следующим шагом руководитель объявляет об утверждении перечня сотрудников, которым выдаются билеты на общественный транспорт в связи с разъездным характером работы, возлагает ответственность за исполнение приказа, а также назначает человека, который будет осуществлять контроль. Чаще всего контроль за исполнением распоряжения директор оставляет за собой.
В завершение работы с документом начальник расписывается, передает приказ кадровику на издание, ознакомление и последующее хранение. Сам распорядительный документ должен храниться в накопителе в течение, как минимум, пяти лет.
Примерный образец
