Приказ о перечне работников, которым необходимо использование мобильной связи — это распорядительный документ, официально закрепляющий список должностей, чьи обязанности требуют постоянного доступа к мобильной связи. В рамках настоящего материала мы рассмотрим порядок формирования, утверждения и практического применения такого перечня в организации.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс
Скачать в КонсультантПлюсБесплатный доступ к документуОбразец приказа о перечне работников, которым необходимо использование мобильной связи
Бланк приказа о перечне работников, которым необходимо использование мобильной связи
Перечень работников
Процедура утверждения перечня работников, нуждающихся в мобильной связи, представляет собой регламентированный процесс определения круга сотрудников, чья трудовая деятельность объективно требует использования сотовой связи для выполнения служебных обязанностей. Данная практика наиболее распространена в коммерческих компаниях с разветвленной филиальной сетью (торговые, логистические, сервисные организации), государственных учреждениях, а также предприятиях с мобильными сотрудниками, где требуется строгий контроль за коммуникационными расходами.
В перечень обычно включаются должности, для которых мобильная связь является производственной необходимостью: руководители подразделений, сотрудники службы безопасности, торговые представители, курьеры, водители-экспедиторы, аварийные бригады, IT-специалисты на удаленном доступе и другие работники, чья деятельность связана с постоянными выездами или оперативным реагированием.
Критериями включения в перечень служат: характер трудовых обязанностей (необходимость постоянного контакта с клиентами/коллегами), территориальная мобильность (разъездной характер работы), а также производственная необходимость в экстренной связи.
Юридическое значение приказа
Приказ генерального директора является основополагающим документом, юридически закрепляющим утвержденный перечень. В приказе указываются: обоснование производственной необходимости; полный список должностей с указанием подразделений; вид предоставляемой связи (корпоративный номер или компенсация за личный); размер компенсации (при использовании личных номеров); порядок пересмотра перечня.
Документ подписывается руководителем после согласования с начальниками структурных подразделений, кадровой и финансовой службами, и служит основанием для заключения договоров с операторами связи, начисления компенсационных выплат и контроля за использованием средств. Следить за исполнением приказа будут локальные руководители, специалист по снабжению и, конечно же, кадровик. Работники, попавшие в список, будут пользоваться привилегиями от работодателя по умолчанию, а всем остальным придется писать отдельные заявления на минуты разговоров по телефону.
Нормативная база
Правовую основу процедуры составляют положения Трудового кодекса РФ (статья 22 - о праве работодателя требовать исполнения трудовых обязанностей), Налогового кодекса РФ (статья 255 - об учете компенсационных выплат), а также локальные нормативные акты организации (положение о мобильной связи, коллективный договор).
Сотрудники, не вошедшие в перечень, но нуждающиеся в мобильной связи для выполнения служебных задач, могут обратиться с письменным заявлением к непосредственному руководителю, обосновав производственную необходимость. В случае положительного решения вопрос рассматривается комиссией или руководством организации, после чего может быть издан дополнительный приказ о внесении изменений в существующий перечень.
Особое внимание следует уделять прозрачности процедуры включения в перечень и наличию объективных критериев отбора, чтобы избежать дискриминационных практик и возможных трудовых споров. Для временных производственных нужд (спецпроекты, командировки) может предусматриваться упрощенная процедура временного включения в перечень на основании служебной записки руководителя подразделения с последующим утверждением первым лицом компании.
Рассказываем, как оформить приказ «на пальцах»
Структурно приказ директора состоит из следующих структурных элементов: шапки, преамбулы, основной части, подписи директора и ознакомительного листа, в котором все причастные работники расписываются за то, что информация до них доведена в полном объеме. Каждый отдельно взятый элемент оформляется по-своему.
Первым делом нам следует обратить внимание на шапку. Здесь указывается название компании, в которой принимается решение, а также наименование распоряжения, его уникальный номер, дата издания. Подобного набора реквизитов окажется вполне достаточно, чтобы посчитать шапку распоряжения оформленной максимально корректно.
Следом принимаемся за оформление преамбулы. В этой части потребуется оставить ссылку на нормативный акт, который и стал поводом для принятия соответствующего решения.
Следующим шагом руководитель объявляет об утверждении перечня сотрудников, которым необходимо использовать сотовую связь для исполнения своих прямых должностных обязанностей, возлагает ответственность за исполнение приказа, а также назначает человека, который будет осуществлять контроль. Чаще всего контроль за исполнением распоряжения директор оставляет за собой.
В завершение работы с документом начальник расписывается, передает приказ кадровику на издание, ознакомление и последующее хранение. Сам распорядительный документ должен храниться в накопителе в течение, как минимум, пяти лет.
Примерный образец
